Які обов’язкові реквізити документів вводять в ПК під час комп’ютеризованої реєстрації документів?

1) назва виду документа;

2) автор (кореспондент);

3) дата документа;

4) індекс документа ( дата та індекс надходження вхідних документів);

5) заголовок документа або його короткий зміст;

6) резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата);

7) відповідальний виконавець;

8) термін виконання;

9) позначка про виконання (короткий запис вирішення питання, дата фактичного виконання та індекс документа-відповіді).

У чому полягають особливості комп’ютеризованої реєстрації документів?

У разі комп’ютеризованої реєстрації формують банк реєстраційних даних, а за наявності мережі – центральний банк реєстрації даних.

Комп’ютеризовані реєстраційні банки даних забезпечують працівників інформацією про всі документи і місце їх перебування за допомогою виведення інформації на дисплей і виготовлення машинограм.

У чому полягає процедура розгляду документів керівниками?

Керівник повинен розглядати документи в день їх отримання і повертати їх секретареві. У закладах 1 і 2 категорії секретар за необхідності підбирає документи, які можуть знадобитися керівникові під час розгляду кореспонденції. Результати розгляду документів керівники відображають у своїх резолюціях.

Які реквізити вихідних документів перевіряє канцелярія, приймаючи їх від виконавців?

Під час приймання від виконавців вихідних документів обов'язково перевіряють:

• правильність оформлення документа і розміщення на ньому всіх реквізитів;

• правильність зазначення адреси;

• наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;

• наявність віз на копії документа, залишеного у справі установи;

• наявність на документі відмітки про додатки;

• відповідність кількості примірників кількості адресатів.

• наявність посилання на вхідний документ;

• відмітки про виконання та скерування у справу;

• наявність прізвища виконавця, номер його телефону.

Який порядок надсилання чи передачі вихідних документів адресатам?

Документи, що надсилаються одночасно одному й тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті в такому разі проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться в ньому, а також вид відправлення (рекомендоване, цінне, авіа), назву установи, адресу, індекс відправлення зв’язку.

Документи, які адресуються постійним кореспондентам, рекомендовано відправляти у конвертах з адресою одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь друкарським способом.

 Основні правила відправки вихідної документації (кореспонденції):

- відправлення або передача працівникам фірми документів без їх реєстрації в канцелярії недопустима;

- у разі відправлення кореспонденції за кордон після прізвища адресата вказується номер будинку, вулиця, місто, графство або штат, країна і поштовий індекс;

- можливе використання конвертів з невеличким пластиковим віконцем. Головне при цьому, щоб місце написання адреси на листі відповідало розмірам віконця;

- у правому верхньому куті конверта поряд з марками іноді вказується порядок надсилання і особливості вкладеної кореспонденції;

- документи, що доставляються кур'єром, необхідно передавати адресатам під розписку у відповідному журналі;

- створені засобами обчислювальної техніки документи відправляються із супровідним листом в упаковці, що відповідають технічним вимогам зберігання носіїв записаної на них інформації;

- копія супровідного листа підшивається до справи на загальних підставах;

- вся вихідна кореспонденція та інші поштові відправлення передаються структурними підрозділами або виконавцями у конкретно визначені для цього години, встановлені інструкцією з діловодства конкретної установи.

Список використаної літератури:

1. Головач А.С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян /А.С.Головач. ‒ К.: Сталкер, 1997.- 349 с.

2. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб./ А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 1998. ‒ 256 с.

3. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. - 2-ге вид., перероб. і допов. / А.Н.Діденко. ‒К.: Либідь, 2000. ‒ 284 с.

4. Зубков М. Сучасне українське ділове мовлення: Навч. посіб. для вищ. і серед. спеціальн. навч. закладів / М.Зубков. ‒ Х.: Торсінг, 2001. ‒ 384 с.

5. Молдаванов М.І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів укр. мовою / М.І.Молдаванов, Г.М.Сидорова. ‒ К.: Техніка, 1992. ‒399 с.

6. Паламар Л.М. Мова ділових паперів /Л.М.Паламар, Г.М.Кацовець. ‒К.: Либідь, 1995.- 207 с.

Висновки:на даній лабораторній роботі я дізналася про організацію робочого місця секретаря-діловода, про функції та права керівника діловодної служби, а також чинники, що визначають умови праці секретаря, технічні, гігієнічні та естетичні чинники умов праці секретаря, набула практичних навиків.