Загальні вимоги до організації та обладнання робочих місць з ПЕОМ.

Теоретичні відомості

Діловодна служба – система структурних підрозділів, яка забезпечує встановлення єдиного порядку документування і роботи з документами в установі на основі використання сучасної обчислювальної техніки, комп’ютеризованої технології роботи з документами.

Побудова діловодної служби – прийнята в установі форма її організації.

Централізована форма організації діловодства – форма, при якій всі операції опрацювання документів зосереджують в єдиному для всієї установи центрі – загальному відділі, канцелярії або в секретаря.

Децентралізована форма організації діловодства – форма, при якій розподіл діловодних операцій проводять між структурними підрозділами установи, в яких виконують відносно однорідний набір діловодних операцій.

Змішана форма організації діловодства – форма, при якій діловодні операції виконують централізовано (приймання, реєстрація, контроль, розмноження документів) і децентралізовано (довідково-інформаційне обслуговування, зберігання документів, формування справ).

Робоче місце – зона трудової діяльності одного чи кількох виконавців, обладнана необхідними засобами для виконання службових обов’язків.

Організація робочого місця – система заходів для його обладнання засобами і предметами праці та їх функціонального розміщення.

Умови праці – сукупність факторів виробничої сфери, що впливають на здоров’я та працездатність людини в процесі її діяльності.

Оргтехніка – засоби зв’язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів.

Визначити:

– документи, які регламентують роботу діловодної служби;

– основні завдання діловодної служби;

– функції діловодної служби.

– форми організації діловодства в установах;

– особливості централізованої форми організації діловодства;

– особливості децентралізованої форми організації діловодства;

– особливості змішаної форми організації діловодства;

– система структурних підрозділів, на які покладено діловодні функції в установах різних рівнів;

– основні функції канцелярії.

– основні принципи організації праці діловодного персоналу;

– фактори, які впливають на організацію праці діловодного персоналу;

– статус посадових осіб, які здійснюють загальне керування діловодними службами;

– основні обов’язки керівників установ щодо керування діловодними службами.

– кваліфікаційні вимоги до керівника діловодної служби;

– взаємодія керівника діловодної служби з структурними підрозділами і посадовими особами установи;

– функції керівника діловодної служби;

– права має керівник діловодної служби;

– завдання, за виконання яких на керівника діловодної служби покладено персональну відповідальність.

– сутність поняття організація робочого місця;

– нормативи площі службових приміщень з розрахунку на одного працівника;

– заходи для раціональної організації робочого місця секретаря;

– вимоги до розміщення робочого місця секретаря з погляду економії площі приміщення;

– канцелярське приладдя і спеціальне обладнання, яким оснащене робоче місце секретаря;

– вимоги до розпланування та дизайну приймальні;

– чинники, що визначають умови праці секретаря;

– технічні чинники умов праці секретаря;

– гігієнічні чинники умов праці секретаря;

– естетичні чинники умов праці секретаря

– види технічних приладів, якими оснащують робоче місце секретаря;

– види оргтехніки, яку секретар використовує в роботі

Хід роботи:

1.Відкрити Microsoft Word.

2. Створити текстову сторінку

3.Складаю Таблицю 1.

Таблиця 1. Функції канцелярії та діловодної служби

4. Складаю Таблицю 2.

Таблиця 2. Основні принципи організації праці

5. Функції керівника діловодної служби:

– кваліфікаційні вимоги до керівника діловодної служби;

– взаємодія керівника діловодної служби з структурними підрозділами і посадовими особами установи;

– функції керівника діловодної служби;

– керівник діловодної служби має право;

– завдання, за виконання яких на керівника діловодної служби покладено персональну відповідальність.

6. Організація робочого місця секретаря-діловода:

Організація робочого місця – система заходів для його обладнання засобами і предметами праці та їх функціонального розміщення.

Нормативні площі службових приміщень з розрахунку на одного працівника – відповідно до чинних норм площу службових приміщень встановлюють з розрахунку 4 м² на одного працівника.

Вимоги до розміщення робочого місця секретаря з погляду економії площі приміщення:

1.Робоче місце секретаря в приймальні, як правило, розміщують поряд з кабінетом керівника в центрі кімнати, недалеко від дверей в кабінет так, щоб було легко бачити відвідувачів, що заходять до приймальні.

2. У приймальні слід розміщувати тільки ті предмети, які потрібні секретареві та іншим працівникам в процесі роботи.

3. Меблі для відвідувачів необхідно розміщувати в зручній, спеціально відведеній для цього зоні, з врахуванням фактору прямої видимості цієї зони секретарем.

Канцелярське приладдя і спеціальне обладнання, яким оснащене  робоче місце секретаря.

Робоче місце секретаря - це, перш за все зручний і достатньопросторий робочий стіл. Фахівці рекомендують використовувати універсальний стіл, за яким можна працювати з документами, а також вести бесіду з відвідувачами. Для цих цілей краще всього підійде стіл, який безпосередньо перед тим, хто сидів людиною вже, ніж з боків. Така конструкція дозволяє мати достатньо місця на столі для розміщення, що знаходяться в роботі документів і в той же час вести бесіду з відвідувачами.

Його площину подумки ділять на два поля. У лівому крім поточної роботи та пов'язаних з нею документів мають у своєму розпорядженні телефонне обладнання,настільну лампу, канцелярський прилад, лоток з вхідними документами. Направому полі столу розміщують лоток з виконаними документами та письмовіприналежності. Тут же ставлять лоток з документами, які треба підшитиу справу.

Всі знаряддя праці розміщують на площині столу в межах 160 х 160 см, що дозволяє взяти їх рукою, не встаючи. Кожному предмету виділяєтьсяпевне місце, ті чи інші предмети розташовуються комплексно (наприклад, ручки і блокноти для запису телефонних переговорів розміщуютьпоруч з телефонними апаратами). Слід розділяти канцелярськіприналежності, що мають різне призначення.

Крім того робочий стіл, краще використовувати окремий стіл для персонального комп'ютера. Такі робочі столи припускають зручнерозміщення дисплея, клавіатури і процесора, а також сканера, принтера, модему та ін

 При цьому стіл для ПК краще розміщувати таким чином, щоб екран дисплея був розгорнутий у протилежний від відвідувачів бік. Це дозволитьзахистити конфіденційну інформацію, яка може знаходиться на екранідисплея в момент приходу несподіваного відвідувача.

Загальні вимоги до організації та обладнання робочих місць з ПЕОМ.

 - конструкція робочого столу повинна забезпечувати оптимальне розміщення наробочій поверхні використовуваного обладнання з урахуванням його кількості таконструктивних особливостей (розмір ПЕОМ, клавіатури тощо), характерувиконуваної роботи;

 - висота робочої поверхні має регулюватися в межах 680 - 800 мм;за відсутності такої можливості висота робочої поверхні столу повиннастановити 725 мм;

 - робочий стіл повинен мати простір для ніг підставки, якескладає: висоту - не менше 500 мм, глибину на рівні колін - не менше 450 мм, на рівні витягнутої ноги - не менше 650 мм;

 - конструкція робочого стільця (крісла) повинна підтримувати раціональнуробочу позу при роботі з ПЕОМ, дозволяє змінювати позу з метою зниженнястатистичного напруження м'язів шийно-плечової області і спини дляпопередження стомлення;

 - робочий стілець (крісло) повинен бути по'емно-поворотним і регульований повисоті та кутах нахилу сидіння і спинки, а також відстані спинки відпереднього краю сидіння;

 - поверхню сидіння, спинки та інших елементів стільця (крісла) повинна бутинапівм'яке з нековзним, не електризується і повітропроникнимпокриттям, що забезпечує легким очищення від забруднень;

 - клавіатуру комп'ютера краще всього розташовувати на відстані 10 - 15 мм відкрай столу, тоді зап'ястя рук будуть спиратися на стіл. Бажано придбати спеціальну підкладку під зап'ястя, яка, як стверджують медики, допоможе уникнути хвороби кісток.

 - для ефективного використання маніпулятора типу «миша» необхідний спеціальний «килимок» - планшет. Коврик-планшет повинен задовольняти основними критеріями: по-перше, добре триматися на поверхні столу, по -друге, матеріал верхній поверхні планшета повинен забезпечувати гарне зчеплення з кулькою, але не ускладнювати руху миші;

 - центр екрану монітора повинен знаходитися приблизно на рівні очей, авідстань між очима і площиною екрану становити не менше 40 - 50см. Бажано, щоб пряме сонячне світло не потрапляв на екран;

 - по відношенню до сидить за столом, вікно, повинне бути ліворуч або спереду;

 - від яскравого світла слід захиститися щільними шторами на вікнах. Однак дивитися на екран монітора в повній темряві не рекомендується, необхідний додаткове джерело розсіяного світла (можна включити люстру, настільну лампу).

 Робочий стіл секретаря і стіл для ПК краще розташовувати ближче доприродним джерел освітлення, тому що секретарю доводиться за родом своїхобов'язків багато працювати з документами.

 Крісло для роботи секретаря повинно за розмірами відповідати робочомустолу. Краще всього використовувати крутяться крісло на коліщатках, висотуякого можна регулювати. Це дозволить секретарю швидко перемикатися відроботи з технікою до роботи з документами або з відвідувачами, тобто будевідповідати практичних завдань роботи секретаря.

 Тумби для столів, включаючи і викатним, мають комплект взаємозаміннихвисувних скриньок. Секретар повинен уміло використовувати ящики свого робочогостолу, надавши кожному з них визначені функції. Наприклад, виділяютьсяящики для паперу та канцелярського приладдя; робочих документів -довідників, каталогів та ін; папок з поточними документами і завершенимироботами; папок з контрольованими матеріалами; особистих речей.

Вимоги до розпланування та дизайну приймальні.Для обслуговування відвідувачів слід відвести спеціальну зону. Її обладнання безпосередньо залежить від площі приймальні. У невеликій приймальні ставлять 2-3 крісла і невеликий столик. Залежно від площі можна придбати комплект м’яких меблів. На журнальному столі можна розкласти рекламні проспекти, газети, журнали.

Допоміжну зону приймальні оснащують шафами полицями, сейфами, стелажами. Тут розміщують предмети праці та оргтехніку, що використовують рідше.

Окрему закриту полицю можна використати для посуду та побутової техніки, необхідної для приймання відвідувачів та обслуговування керівника.

Художньо-декоративні функції в приймальні можуть використовувати рослини. Для декорування вікон доцільно використати вертикальні або горизониальні жалюзі.

7. Умови праці секретаря-діловода.

– чинники, що визначають умови праці секретаря;

Гігієнічні чинники умов праці секретаря повинні гарантувати безпеку здоров’я, мінімальну втомлюваність і хороше самопочуття працівника в процесі праці. До цих факторів можна зарахувати освітленість робочого місця, оптимальний режим температури та вологості в приміщенні, зручні меблі, що відповідають вимогам ергономіки. Дуже важливе значення має правильне освітлення, воно передбачає рівномірний розподіл світла та його джерел у приміщенні. Для локального освітлення доцільно застосувати настільні та пересувні лампи на спеціальних шарнірах. В установах рекомендовано використовувати люмінесцентні лампи, характеристики яких близькі до природного освітлення. Слід уникнути сліпучого світла, джерело світла повинно бути в полі зору працівника. Нестача світла зумовлює зниження працездатності, в’ялість, пригніченість. У приймальні рекомендовано підтримувати динамічний мікроклімат без таких перепадів температури, проте з певними змінами деяких показників, що тонізують нервову систему; передбачено використовувати кондиціонери. Однією з причин втомлюваності працівників є шум. Зайвий шум погано впливає на психологічний стан людини. Абсолютна тиша теж небажана. Стимулює ділову активність секретаря легка музика, яка створює приємний звуковий фон.

Естетичні чинники умов праці секретарясприяють хорошому настроєві працівника. Меблі, квіти, жалюзі, сучасний інтер’єр, приємна, тиха музика, кольорова гама оформлення впливають на умови праці. Однією з головних вимог до створення інтер’єру і покращення умов праці є правильно підібрана кольорова гама оформлення приймальні. Вона впливає на покращення настрою, підвишення тонусус, робить працю ефективнішою. Існують певні правила вибору кольорової гами примішення: основними кольорами службового приміщення є білий, зеленевато-блакитний, світло-зелений, бежевий, зеленувато-жовтий. У кольоровому оформленні приймальні варто використати 2-3 різних кольори.

8. Комп’ютеризоване робоче місце секретаря-діловода.

Робоче місце секретаря оснащують багатьма технічними приладами – це персональний комп’ютер, різноманітні засоби телефонного зв’язку; телефон, лінії АТС. Можуть бути й інші засоби зв’язку, зокрема множильна техніка, принтер, сканер тощо.

Оргтехніка – це засоби зв’язку та технічні засоби, що використовують в діловодстві для створення, оброблення, зберігання та тиражування документів. Організаційна техніка складає матеріальну базу сучасних систем управління.

Засоби оргтехніки поділяють на:

- засоби зв’язку, до яких належать телефонний, телеграфний, факсимільний зв'язок; ці види адміністративно-управлінського зв’язку широко розповсюджені, оскільки дозволяють оперативно вирішувати організаційні та виробничі питання;

- засоби роботи з документами, за допомогою яких здійснюють діловодні процеси протягом усього життєвого циклу документів від моменту їх створення до знищення, змінюючи форму представлення управлінської інформації, носії, місце розташування. Для цього використовують різноманітні технічні засоби, серед яких за призначенням можна виділити такі групи: засоби підготовки та виготовлення документів (друкарські машинки, комп’ютери, диктофони), засоби тиражування документів (принтери, ксерокси, різографи), засоби зберігання документів (папки, конверти тощо), а також засоби оброблення та доставки документів, шафи,стелажі, канцелярське приладдя.

9. Взаємодія керівника діловодної служби:

10. Функції та права керівника діловодної служби:

Контрольні запитання: