При визначенні чисельного складу кадрового резерву доцільно виходити з таких вимог:

- На кожну штатну посаду, передбачену структурою кадрового резерву, підбирається, як правило, не менше двох працівників;

- Чисельність і посадовий склад кадрового резерву визначаються з урахуванням потреби структурних підрозділів у кадрах як на найближчий період, так і на віддалену перспективу. При цьому враховуються державні службовці, які йтимуть на пенсію, а також потреба в кадрах у зв'язку з їх можливою ротацією, звільненням.

Аналіз показав, що основним, а нерідко і єдиним джерелом формування складу кадрового резерву є внутрішнє джерело, тобто співробітники апарату тієї чи іншої установи, міністерства або відомства, що, звичайно, суперечить конституційному принципу рівного доступу до державної служби без будь-яких обмежень і привілеїв.

На жаль, при комплектуванні кадрового резерву в апараті органів державної влади недостатньо використовуються випускники спеціальних навчальних закладів, що здійснюють підготовку кадрів для державної служби Росії, а також персонал підприємницьких структур, що володіє необхідними якостями.

Доцільно, однак, підкреслити, що при підборі кандидатур до складу кадрового резерву вирішальне значення повинні мати компетентність, професійна підготовка, досвід роботи, організаторські, ділові, моральні якості, можливості подальшого зростання працівника.

У Концепції адміністративної реформи в Україні йдеться про те, що реформування державної служби в Україні покликано забезпечити підбір і розстановку високопрофесійних, чесних і патріотично налаштованих кадрів апарату управління, про формування готовності персоналу до прийняття рішень в умовах зростаючої свободи дій та підвищеної особистої відповідальності з орієнтацією на служіння громадянам.

Головна мета адміністративної реформи - досягнення високого професій ного рівня, а звідси - і підвищення ефективності функціонування всієї державної служби.

Однак одним із базових стандартів системи державної служби і, зокрема, системи роботи з кадрами державної служби є типові професійно-кваліфікаційні характеристики посад державних службовців . Цей документ регламентує вимоги до змісту професійної діяльності та кваліфікації державних службовців і повинен забезпечувати єдність у визначенні посадових обов’язків та кваліфікаційних вимог щодо певних категорій службовців і посад.

Згідно з типовими професійно-кваліфікаційними характеристиками претенденти на посади державних службовців повинні мати: вищу освіту відповідного професійного спрямування за освітньо-кваліфікаційним рівнем магістра, спеціаліста; для отримання керівної посади - стаж роботи за фахом у державній службі від 3 до 5 років (залежно від посади) або стаж роботи за фахом на керівних посадах в інших сферах від 5 до 7 років, або стаж роботи за фахом не менше 10 років.

Обмеження рейтингових критеріїв формалізованими ознаками “стажу” та “вищої освіти” ніяк не відображають вимоги до стану здоров’я, рівня духовного, інтелектуального розвитку та спеціальних управлінських здібностей .

Особистими вимогами до всіх державних службовців є наявність таких рис, як принциповість, рішучість і вимогливість у дотриманні чинного законодавства щодо вирішення питань розбудови незалежної України; ініціативність, особиста ввічливість, тактовність та витримка . Тут ми підійшли до однієї з фундаментальних проблем, з якою зіштовхуються ті, хто намагається розробити певні стабільні та чіткі професійно-кваліфікаційні характеристики на основі посад державних службовців.

Справа в тому, що обов’язки службовців та методи їх реалізації залежать від обов’язків та методів роботи відповідних державних органів, а фактично - від державної політики, яка в сучасних умовах надзвичайно динамічна.

Зрозуміло, що зі зміною урядової політики суттєво змінюються і ті завдання, які вирішують відповідні структурні підрозділи і методи їх вирішення. Це, у свою чергу, суттєво впливає на конкретні посадові обов’язки окремих працівників державного апарату. Особливо швидко змінюється державна політика в країнах, які переживають період глибокої соціально-економічної та соціально-політичної трансформації, до яких належить і Україна.

Тому все це робить неможливим фіксацію якихось вичерпних і стабільних службових обов’язків по кожній посаді, аналогічних, наприклад, професіо грамам на певні робітничі професії. Тут ми маємо справу не стільки з усталеними, однозначними, вичерпними і стабільними обов’язками та методами їх реалізації, скільки з певними загальними орієнтирами та тенденціями, різними напрямами діяльності та різними варіантами імовірних методів діяльності .

Ця проблема ще раз підкреслює необхідність застосування ґрунтовних наукових методів у процесі перегляду та доповнення типових професійно-кваліфікаційних характеристик посад державних службовців. З іншого боку, підвищення і конкретизація вимог до осіб, які претендують на посади державних службовців, разом із складною специфікою роботи на цих посадах мають співвідноситися з рівнем оплати та їх соціальної захищеності. На сьогодні ці питання в Україні є дуже актуальними.

У першу чергу слід реформувати систему оплати праці державних службовців з тим, щоб забезпечити конкурентоспроможність державної служби на ринку праці. Обов’язковим, на нашу думку, є посилення посадової диференціації платні з урахуванням рівня відповідальності, зменшення відомчих та місцевих розбіжностей в оплаті праці.

Для посилення соціальної захищеності доцільно було б створити фонд службового житла, гарантувавши одночасно державним службовцям отримання квартир у власність за умов якісної роботи.

З метою забезпечення приходу на державну службу здібної молоді варто передбачити будівництво у кожній області гуртожитку для таких осіб, що дасть змогу закріпити їх на службі і тимчасово вирішити соціальні питання. Цікаво, що до принципів, які характеризували державну службу Російської імперії ХІХ ст., належало право на платню залежно від чину та посади, яка складалась із окладу, столових та квартирних грошей.

Справа в тому, що в багатьох державних документах окреслені шляхи підвищення соціальної захищеності державних службовців, але фактично залишається явна невідповідність статусу державного службовця, його матеріального забезпечення, соціального захисту рівню покладеної на нього відповідальності.

Тільки після впровадження в життя всіх запланованих заходів щодо підвищення статусу державного службовця, соціальної та матеріальної захищеності, які будуть відповідати покладеній на нього відповідальності, державна служба стане престижною для висококваліфікованих спеціалістів, посяде належне місце на ринку праці та буде користуватися повагою у громадян.

Значна увага в кадровій роботі приділяється на перших етапах залученню кандидатів до роботи на державній службі. Від підбору, добору, розташування, навчання та стилю діяльності кадрів значною мірою залежить ефективність функціонування будь-якої установи, зокрема державної служби. Інформація про конкурс на заміщення вакантної посади та умови конкурсу публікується в пресі та поширюється через інші засоби масової інформації не пізніше як за місяць до проведення конкурсу і доводиться до відома працівників органу, в якому оголошено конкурс.

Конкурсна система дає можливість визначити тільки професійний рівень претендентів, а не їх особистісні, морально-етичні якості, особливості характеру, спроможність брати на себе відповідальність, проявляти ініціативність. Іноді важливіше підібрати співробітників з необхідним ставленням до справи, які здатні сприйняти цілі організації, ніж просто знайти людей з потрібними знаннями та досвідом.

У системі роботи кадрових служб органів державної виконавчої влади процесу відбору кадрів мають передувати такі стадії:

планування - розробка плану задоволення майбутніх якісних та кількісних потреб організації в людських ресурсах;

аналіз змісту роботи (job analysis) - з’ясування та обговорення важливої інформації відносно характеру конкретної роботи;

набір (recruitment) - створення резерву потенційних кандидатів по всіх посадах.

Зосередження уваги на аналітичній і організаторській роботі з кадрового менеджменту, оновленні системи формування кадрового резерву на основі критеріїв, яким має відповідати кандидат на посаду; обов’язковій підготовці, перепідготовці та стажуванні зарахованих до кадрового резерву; підвищенні відповідальності керівників за добір та ефективність кадрового резерву, прогнозуванні розвитку персоналу, плануванні кар’єри державних службовців, забезпеченні їх навчання та моніторингу ефективної роботи.

Наступний етап - специфікація роботи, в якому ясно викладаються вимоги до того типу державних службовців, який потрібний для виконання відповідного виду діяльності.

На основі попереднього аналізу точно з’ясовуються: освіта, навички, досвід, кваліфікація та якості, які знадобляться працівнику в процесі виконання роботи, а також практичний досвід та риси характеру.

“Еталонні” рівні вимог по кожному критерію розробляються виходячи з характеристик вже працюючих службовців, які добре виконують свої обов’язки й які займали раніше вакантну посаду. В цьому аспекті важливим є вирішення питання про формування кадрів, що відповідають зазначеним вище критеріям.