Отбор документов, дел и изданий для хранения и к уничтожению

6.1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов и дел «Для служебного пользования» рассмотрение и утверждение ее результатов производится в соответствии с требованиями и порядком, установленными для несекретных материалов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 3).

6.2. Дела из структурных подразделений в архив организации передаются в обработанном виде. При этом дела, содержащие документы «Для служебного пользования», вносятся в опись (приложение 5) наряду с другими делами, содержащими несекретные документы.

6.3. Дела «Для служебного пользования» постоянного хранения передаются в государственный архив в установленном порядке с обязательной полистной проверкой включенных в них документов (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 13).

6.4. Отобранные к уничтожению дела «Для служебного пользования», не имеющие исторической ценности и утратившие практическое значение, могут оформляться отдельным актом или включаться в общий акт вместе с другими отобранными к уничтожению несекретными делами. При этом в графе «Заголовки дел» после номеров этих дел проставляется отметка «ДСП» (приложение 6). В учетных формах об этом делается соответствующая отметка со ссылкой на соответствующий акт.

Обеспечение сохранности документов, дел и изданий. Проверка их наличия

7.1. Документы, дела и издания «Для служебного пользования» должны храниться в служебных помещениях в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (хранилищах). При этом должны быть созданы надлежащие условия, обеспечивающие их физическую сохранность (Основные правила работы ведомственных архивов, раздел 5).

7.2. Выданные для работы дела «Для служебного пользования» подлежат возврату в службу документационного обеспечения или архив в тот же день.

Отдельные дела «Для служебного пользования» с разрешения руководителя службы документационного обеспечения могут находиться у исполнителя в течение срока, необходимого для выполнения задания, при условии полного обеспечения их сохранности и соблюдения правил хранения.

7.3. Передача документов, дел и изданий «Для служебного пользования» другим сотрудникам, производится только через службу документационного обеспечения организации.

7.4. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом «Для служебного пользования» из одного дела в другое без санкции службы документационного обеспечения или лица, осуществляющего их учет. Обо всех проведенных изъятиях или перемещениях делаются отметки в учетных документах, включая внутренние описи.

Запрещается выносить документы, дела и издания «Для служебного пользования» из служебных помещений для работы с ними на дому.

7.5. При смене в организации специалиста, ответственного за учет документов с грифом «ДСП» составляется акт приема-сдачи этих документов, который утверждается начальником службы документационного обеспечения организации.

7.6. Проверка наличия документов, изданий и дел, содержащих документы с грифом «ДСП» в организации, проводится не реже одного раза в год комиссиями, назначаемыми приказом руководителя организации. В состав комиссий включается специалист, ответственный за учет и хранение этих документов.

В архиве организации проверка наличия документов с грифом «ДСП» в делах проводится не реже одного раза в пять лет. Результаты проверок оформляются актом.

7.7. О фактах утраты документов, изданий с грифом «ДСП» и дел, содержащих эти документы, а также разглашения информации, содержащейся в этих документах, ставится в известность соответствующий (по подчиненности) заместитель руководителя организации и назначается комиссия для расследования обстоятельств утраты или разглашения. Результаты расследования докладываются заместителю руководителя организации, назначившему комиссию.

На утраченные документы, издания и дела, содержащие документы с грифом «ДСП» составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.

Приложение 1

К п. 2.4.

КАРТОЧКА
регистрации документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»

(Лицевая сторона)

(Оборотная сторона)

Формат А5 (148210) или А6 (105148)

Приложение 2

К п. 2.4.

ЖУРНАЛ
учета документов и изданий с грифом «Для служебного пользования»^*

Окончание

^* Допускается раздельное ведение журналов на входящие и исходящие документы и издания с грифом «Для служебного пользования».

Приложение 3

К п. 2.6.

ЖУРНАЛ
учета и распределения изданий «Для служебного пользования»

Приложение 4

К п. 5.4.

КАРТОЧКА УЧЕТА
выдаваемых дел и изданий с грифом «Для служебного пользования»

Понятие о бухгалтерских документах, учетных регистрах, их виды, роль и значение. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам. Формы и реквизиты документов. Основные направления совершенствования документации.

Бухгалтерский учет является документальным. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов. Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций.

Документы являются основанием для последующих записей операций в системе счетов. Они широко используются для анализа хозяйственной деятельности организации, для оперативного руководства и управления хозяйственной деятельностью, так как служат оправданием тех или иных действий оперативных работников. Информация, содержащаяся в первичных и сводных документах, для дальнейшего использования в организации в различных направлениях подлежит обобщению и накоплению в учетных регистрах.

 Регистры – это таблицы различного построения, являющиеся носителями систематизированной информации, сгруппированной по определенным признакам хозяйственных операций. Назначение регистров определено статьей 10 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в соответствии с которой «регистры бухгалтерского учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности».[1]

К регистрам бухгалтерского учета относятся:
- оборотные ведомости по учету товарно-материальных ценностей и основным средствам;
- по учету нематериальных активов;
- материальные отчеты прорабов;
- сличительные ведомости по инвентаризации;
- сводные ведомости;
- журналы ордера и другие документы.

Учетные регистры имеют особенности и различаются по следующим признакам:

1. По внешнему виду – книги, журналы, карточки, ведомости.В книгах и журналах регистрируются сведения об определенных хозяйственных операциях, например, книга учета выданных доверенностей, журнал учета поступивших грузов. Такие регистры имеют графы для отражения порядкового номера операции, даты ее совершения, номера документа, при необходимости вводится графа для отражения количества и суммы (при поступлении грузов), фамилия и подпись лица, ответственного за хозяйственную операцию. Ведомости имеют, как правило, более сложное строение, например, ведомость учета поступления материалов за месяц содержит графы для отражения всех видов поступивших за месяц материалов, в том числе в количественном и денежном измерении, кроме этого могут вводиться графы для отражения единиц измерения каждого вида материалов и их цен. Карточки содержат более детальную информацию и обобщают сведения об одном наименовании материала или одного наименования основных средств.

2. По характеру совершения учетных записей – хронологические, систематические и комбинированные.

В хронологических регистрах записи производятся в календарной последовательности. Например, журнал учета поступающих грузов является регистром хронологического учета. В систематических регистрах записи систематизируются по определенным признакам данного объекта учета. В комбинированных регистрах сочетаются записи хронологического и систематического учета по всем направлениям деятельности организации.

 3. По степени аналитичности учитываемой информации различают аналитические, синтетические и комбинированные регистры. Такое подразделение регистров обусловлено делением счетов на синтетические и аналитические. В регистре аналитического учета обобщается информация одного аналитического счета, в регистре синтетического учета обобщается информация аналитических счетов, открытых в развитие конкретного синтетического счета. В аналитических регистрах бухгалтерского учета информация о хозяйственных операциях отражается более подробно. Нередко в одном регистре сочетаются различные признаки.[2]

Документ должен отвечать следующим требованиям:

· быть составленным по установленной форме, а в ряде случаев соответствовать стандартам;

· издаваться соответствующим компетентным органом или должностным лицом, а равно и лицами, которым такое право предоставляется законом или соответствующим директивным указанием;

· издаваться во исполнение норм права и не противоречить им.

Тексты документов рекомендуется подразделять на две основные части. В первой части указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения, просьбы. Если документ состоит из одной фразы, то в первой части также рекомендуется указать основание или причину создания документа, а во второй - просьбу, решение, распоряжение. В отдельных случаях текст документа может содержать только заключительную часть, например, письмо, просьбу без пояснения. Текст документа должен быть ясным и точным. Составитель должен всегда помнить, что документы должны соответствовать действующему законодательству, поэтому в случае необходимости следует сверять документы с законами и подзаконными актами. Особенно это важно учитывать при подготовке решений, приказов и других распорядительных документов. В документах надо использовать только проверенные, достоверные факты. Документы могут иллюстрироваться таблицами. Во всех случаях таблицы выносятся в приложение. Это можно сделать ссылкой в конце документа или в конце соответствующего раздела, подраздела, пункта, абзаца.[3]

Форма документа определяется совокупностью показателей (реквизитов) и их расположением в документах. Наименование показателей и их количество в документах зависят в основном от содержания отражаемой хозяйственной операции. Документы состоят из отдельных элементов, которые называют реквизитами. Все реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные. В соответствии с требованиями Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Министерства Финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Министерства финансов РФ от 24.0З.2000г. № 31H), первичные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

· личные подписи и расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Обязательные реквизиты определяют содержание отражаемых операций ипридают документу доказательную силу. К таким реквизитам относят наименование документа, дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личные подписи указанных лиц. По мере необходимости в содержание документа могут быть включены дополнительные реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, эмблема организации, наименование вышестоящей организации, индекс предприятия связи, почтовый, телеграфный адрес, номер, ссылка на индекс и дату входящего документа, гриф ограничения доступа к документу, резолюция, отметка о контроле, визы, печать, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка о переносе данных на машинный носитель и другие, по усмотрению организации.

       Своевременное и достоверное создание первичных документов, передача их в установленных порядке и сроки для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации. Унифицированные формы первичных документов должны применяться в организации без изменений. Формы первичных документов, не предусмотренных альбомами унифицированных первичных документов, разрабатываются организацией самостоятельно. При этом они должны содержать все обязательные реквизиты.

       Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. На практике различают три направления совершенствования документооборота:

1.Использование документов с заранее заполненными постоянными реквизитами (фирменные бланки) и широкое применение компьютерных программ с разовым вводом исходных данных и многократным получением выходной информации;

2. Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов. Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается «образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов».

3. Рационализация его путем сокращения количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применение прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.[4]

Понятие учетных регистров

Классификация учетных регистров:

· по форме

· по назначению

· по объему содержания

Регистр бухгалтерского учета – документ, предназначенный для систематизации и накопления учетной информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, в денежном и или количественном выражении.

Учетный регистр – техническое средство учета, предназначенное для регистрации и группировки учетной информации.

Синтетический учет ведется в синтетических регистрах( журналы – ордеры, главная книга, ведомости), а аналитический – в аналитических регистрах ( книги, ведомости, карточки). В некоторых случаях регистры синтетического учета совмещают в себе и аналитический учет.

По внешней форме они делятся на:

· бухгалтерские книги (скрепленные переплетом графленые учетные таблицы, кассовые книги, книги складского учета)

· карточки (отдельные листы, разграфленные для учета, изготовленные из плотной бумаги или неплотного)

· сводные листы (разновидность карточек, которые отличаются от них тем, что изготавливаются из менее плотной бумаги, имеют больший формат и хранятся в папках-регистраторах)

По назначению учетные регистры делятся на:

· хронологические (для регистрации всех хозяйственных операций по мере их осуществления и поступления документов в бухгалтерию)

· систематические (применяются для отражения записей экономически однородных по содержанию хозяйственных операций и объектов учета по синтетическим и аналитическим счетам)

· комбинированные

По объему содержания учетные регистры делятся на:

· синтетические (применяются для ведения хозяйственных операций по синтетическим счетам)

· аналитические

Виды контрактов, оформляющих внешнеэкономическую деятельность. Типовой международный контракт о купле-продаже. Формы приложений к контрактом. Оформление дополнений и спецификация к контрактам.

Контракт является базовым документом внешнеэкономической деятельности, это самый распространенный способ оформления сделки купли – продажи. Контракт регулирует гражданско – правовые отношения в сфере купли – продажи, между сторонами, чьи коммерческие предприятия находятся в различных странах. В зависимости от того, что является предметом купли – продажи, контракты оформляют сделки купли – продажи товаров, сделки купли – продажи услуг и сделки купли – продажи продуктов творческой деятельности. Столь разнообразна содержательная сущность внешнеторговых контрактов неизбежно влечет за собой изменения в структуре и языковом наполнении контрактов различных типов.[5]

Виды контрактов

Как правило торговые контракты делятся на 2 крупных вида:

1) потоварные контракты (обычные),

2) контракты на покупку заводов и комплексного оборудования.

При потоварных контрактах объектом продажи становится широкий спектр товаров от изделий сырьевой и горнодобывающей отрасли до изделий обрабатывающей промышленности. Например, сталь, продукты химической промышленности, текстиль, оборудование. Контракт включает договор о продаже самого товара. При продаже крупного комплексного оборудования, заводов и т. д. контракт о продажи состоит из многих

дополнительных контрактов. Они включают договоры о предоставлении технологии, строительстве производственных корпусов и т. д. Кроме того, к тексту контракта прилагается большое количество дополнительных документов. Они содержат детальное описание спецификаций завода, описание составных частей, чертежи, документы о требуемых параметрах сырья, способах установки оборудования, гарантиях и т. д.

Различают также следующие виды контрактов купли-продажи:

— контракты с разовой поставкой товара (разовая сделка, на сырьевые товары, суда и

т. д.);

— контракты с периодической поставкой товаров на протяжении установленного срока.

Этот срок может быть коротким (годичным) и длительным (5—10 лет) на поставку промышленного сырья — уголь, нефть, газ руда и т. д.

Бывают контракты с оплатой в денежной форме, товарной форме и с оплатой в смешанной форме.

Контракты с оплатой в денежной форме — предусматривают оплату в определенной валюте. В таких контрактах оговаривается способ платежа и форма расчета.

В контрактах с оплатой в товарной форме продажа одного количества товара одновременно увязывается с покупкой другого количества товара, и расчеты в иностранной валюте не производятся.

К таким контрактам относятся товарообменные или бартерные соглашения (на определенную сумму) и компенсационные соглашения.

Компенсационные соглашения в отличие от бартерной сделки предусматривают согласование цен взаимопоставляемых товаров.

В контрактах с оплатой в смешанной форме речь идет о строительстве (на условиях целевого кредитования) предприятия "под ключ" и оплате частично в денежной, а частично в товарной форме. При этом заранее устанавливается доля продукции, которая будет поставляться с построенного предприятия.

Разновидностью контракта является договор аренды.

Договор международной купли-продажи товаров содержит наименование контракта, дату и ме­сто его заключения, наименование сторон и их реквизиты (юридический адрес и банковские реквизи­ты), а также следующие основные условия (содержание):

1. предмет и объект поставки (наименование и количество товара);
2. способы определения качества и количества товара;
3. срок и место поставки;
4. базисные условия поставки;
5. цена и общая стоимость поставки;
6. условия платежа;
7. порядок сдачи-приемки товара;
8. транспортные условия;
9. условия о гарантиях и санкциях;
10. порядок разрешения споров;
11. обстоятельства освобождения от ответственности, форс-мажор;
12. применимое право.

Договор подписывается уполномоченными лицами, их подписи скрепляются печатями. В контракт могут быть также внесены общие положения об обязательствах для продавца и покупателя:

• понятие, порядок исчисления убытков и их возмещение при возможном нарушении обяза­тельств одной из сторон;
• санкции при просрочке платежа;
• транспортный и валютный риски;
• принципы освобождения от ответственности;
• право на приостановление исполнения обязательств; страховка товара;
• порядок расторжения договора.

Договор международной купли-продажи товаров должен так же содержать особые условия, вклю­чаемые в договор в связи с необходимостью применения мер государственного регулирования внешнетор­говой деятельности. Такие условия определяю обязанности сторон по получению экспортно-импортных лицензий, осуществлению таможенных процедур, выполнению мер валютного контроля.

      Особую роль при заключении контракта играют типовые формы договоров, которые различаются по формам торговли, видам товаров, условиям национального законодательства. Типовые формы не являются обязательными, однако позволяют учесть все значимые моменты в зависимости от особенностей сделки.

Все изменения и дополнения к настоящему контракту действительны в том случае, если они совершены в письменной форме и подтверждены обеими сторонами.                                                               

 Спецификация дополненная ценами на позиции и дополнительными условиями (цена, упаковка, условия и сроки поставки, реквизиты сторон) может являться неотъемлемой частью договора поставки, либо выступать в роли коммерческого предложения. Такого рода спецификации формируются в качестве ответа на техническое задание (ТЗ) к договору поставки (изготовления) механизмов, оборудования и пр., либо по опросному листу.[6]