Сроки хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения бухгалтерских документов очень важный фактор в делопроизводстве организации. Содержащаяся в документах информация может обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.

Бухгалтерский учет является документальным и сроки хранения бухгалтерских документов различны. Отражение хозяйственных операций на счетах производится только на основании документации. Документ - это письменное доказательство действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Качество бухгалтерского учета зависит, прежде всего, от правильности и своевременности составления документов.
Роль и значение документов велики. Они служат для предварительного и последующего контроля за сохранностью имущества, за законностью и целесообразностью хозяйственных операций. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов следует соблюдать сроки хранения бухгалтерских документов.

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденному Министерством финансов РФ от 29.07.98г. № 34H (в редакции Приказа Минфина РФ от 24.0З.2000г. № 31H), на главного бухгалтера возложена ответственность за обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу их в архив.
Известно, что к некоторым первичным документам и учетным регистрам приходится обращаться и через несколько лет после их составления (например, при проведении судебно-бухгалтерской экспертизы, проведении документальной налоговой проверки или ревизии).

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательному хранению в соответствии с установленным порядком, обеспечивающим быстроту и удобство поиска необходимого документа. Сроки хранения бухгалтерских документов установлены "Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Главным архивным управлением при Совете Министров СССР 15 августа 1988 года, с учетом изменений, внесенных Государственной налоговой службой РФ и Федеральной архивной службой 27 июня 1996 года.

Сроки хранения бухгалтерских документов дифференцированы в зависимости от их значимости:

Cрок 1 год установлен для хранения переписки о сроках предоставления бухгалтерской и финансовой отчетности;
5 лет хранятся квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний по рассмотрению и утверждению квартальных балансов и отчетов, главная книга, контрольные книги, журналы, ведомости, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы, акты документальных ревизий финансово- хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним, первичные документы к ним, первичные документы, фиксирующие факты совершения;
10 лет хранятся годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационных комиссий по рассмотрению сличительных ведомостей, другие материалы по инвентаризации зданий, сооружений, книги по учету зданий и сооружений;
75 лет хранятся лицевые счета рабочих и служащих. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться тоже в течение 75 лет.
Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса.

Не рекомендуется определять сроки хранения бухгалтерских документов только на основании заголовка на обложке дела.Соответствие заголовка дела действительному составу и содержанию его документов проверяется полистно.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.

АСКИД
Автоматизированная система контроля исполнения документов и поручений

1.Для того чтобы систематизировать документацию, для каждого поступающего на хранение документа необходимо определить срок хранения, по истечении которого документ можно будет уничтожить без риска для организации.

Воспользуйтесь утвержденным переченем документов, по которым срок хранения устанавливается Росархивом. Основным документом, на который следует ориентироваться при систематизации такого рода документации, является «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» (утв. Росархивом 06.10.2000 г.)

2.Изучите также ведомственные перечни, к которым вам необходимо будет прибегнуть, если ваша организация попадает под ведомственную квалификацию (например, существуют перечни для военных ведомств, банковских ведомств и пр.). Для наиболее распространенных типов организаций также сформированы перечни документации (например, для акционерных обществ).                                           3.Ряд документов подлежит хранению согласно своей специфике, например, налоговая документация обязательна к сохранению на срок не менее 4 лет, а бухгалтерская отчетность – не менее 5 лет.

4.Использование перечней - наиболее удобный способ систематизации документов, поскольку для каждого типа документации установлен четкий срок хранения. Однако не все документы можно распределить по перечням. Для части документов срок хранения должен быть установлен самой организацией.

С этой целью организация соответствующим приказом создает экспертную комиссию, которая на регулярной основе проводит экспертизу ценности документов, определяя сроки хранения и уничтожая документы, по которым срок хранения истек или не требуется. Важно, чтобы в состав комиссии входили люди, способные просчитать востребованность документа и вероятные риски от его утраты

Сроки Хранения Документов.

Для четкой организации документационного обеспечения управления документы в период их подготовки и в процессе исполнения должны быть систематизированы, а для повторного использования, подготовки управленческих решений, выдачи справок социального и служебного характера - сохранены.