Табличные процессоры: виды, назначение, характеристика. Основные понятия электронных таблиц.

Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно–аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например, при составлении баланса, справок для налоговых органов, финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме, используют электронные таблицы.

Электронные таблицы (ЭТ)– это двумерные массивы (которые обычно называют рабочими листами), состоящие из столбцов и строк. Программные средства для проектирования электронных таблиц называют такжетабличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных.

С помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские, инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.

Возможноститабличных процессоров:

- создание, редактирование, оформление и печать ЭТ;

- создание многотабличных документов, объединенных формулами;

- в ячейках таблицы может быть использованы сложные формулы, содержащие в своем составе встроенные функции различного назначения (математические, финансовые, статистические, инженерные и т.д.);

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

- работа с ЭТ как с базами данных (списки): сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование сценарии – поименованных массивов исходных данных, по которым формируются конечные итоговые значения в одной и той же таблице;

- выполнение автоматизированного поиска ошибок вычислений по формулам.

- применении механизма авто заполнения, при котором в несколько ячеек таблицы может быть быстро введено одно и то же значение или несколько разных значений, заранее подготовленных в виде рядов данных. Каждый член ряда вводится в одну ячейку таблицы. Последовательный ввод данных в ячейки может осуществляться, начиная с любого члена ряда в прямом или обратном направлении;

- решение экономических задач типа «что-если» путем подбора параметров;

- использование таблицы подстановки, которые могут содержать одну или две переменные с произвольным количеством их значений. Эти значения переменных используются при вычислении результатов по одной и той формуле. Результат отображаться в виде массива данных;

- решение оптимизационных задач;

- статистическая обработка данных;

- создание слайд-шоу;

- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Табличные процессоры различаются набором выполняемых функций и удобством интерфейса. Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры:

- Excel (фирма Microsoft),

- Lotus 1-2-3 (фирма Lotus Developnet),

- Quattro Pro (фирма Word Perfekt – Novell Application Group).

Если после появления в 1982 г. пакет Lotus 1-2-3 был практически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции, а ее место занял пакет Excel.

Назначение и основные понятия электронных таблиц

Назначение электронных таблиц Microsoft Excel - один из наиболее популярных пакетов для среды Windows, принадлежащий к классу так называемых табличных процессоров, или электронных таблиц. Но Excel - это и нечто большее, чем просто программа, которую можно использовать для упрощения различных математических операций, сложных расчетов. Она дает возможность строить диаграммы различного типа на основе данных таблицы, создавать базы данных и работать с ними, ставить численный эксперимент и др. Многообразие возможностей позволяет использовать Excelне только в экономической области, но также в учебной, научной, административной и хозяйственной сферах деятельности.

Основные понятия электронных таблиц:

Строки, столбцы, ячейки

В представлении пользователя электронная таблица Excel состоит из 65536 (216) строк и 256 (28)столбцов, размещенных в памяти компьютера. Строки пронумерованы целыми числами от 1 до 65536, а столбцы обозначены буквами латинского алфавита А, В, .... Z, АА, АВ, ..., IV.На пересечении столбца и строки располагается основной структурный элемент таблицы - ячейка.

Для указания на конкретную ячейку таблицы мы используем адрес, составляемый из обозначения столбца и номера строки, на пересечении которых эта ячейка находится (например, Al, F8, С24, АА2 и т. д.).

Буквенные обозначения столбца расположены по Алфавиту, обозначение, как и номер, может «увеличиваться» и «уменьшаться». Поэтому далее для простоты мы называем обозначение столбца номеромУказатель ячейки - темный прямоугольник, определяющий текущую ячейку. Указатель можно перемещать по таблице, как при помощи клавиатуры, так и мышью.

Блок (область) ячеек

Блок представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок может состоять из одной или нескольких ячеек, строк, столбцов.

Адрес блока состоит из координат противоположных углов, разделенных двоеточием. Например: В13:С19, A12:D27. Блок можно задать при выполнении различных команд или вводе формул посредством указания координат или выделения на экране.

Рабочий лист, книга

Электронные таблицы в Excel имеет трехмерную структуру. Таблица состоит из листов, как книга. В книге может размещаться от 1 до 255 электронных таблиц, и каждая из них называется рабочим листом. Количество листов в книге по умолчанию может устанавливать пользователь, выполнив команду Сервис, Параметры, Общие и изменить значение счетчика Листов в новой книге. На экране виден только один лист - верхний. Нижняя часть листа содержит ярлычки других листов. Щелкая кнопкой мыши на ярлычках листов, можно перейти к другому листу.

Документом (т. е. объектом обработки)MS Excel является файл с произвольным именем и расширением .xls. В терминах Excel такой файл называется рабочей книгой.

Адресация ячейки

Обозначение ячейки, составленное из номера столбца и номера строки (А5, В7 и т. д.) называется относительным адресом или просто адресом. При некоторых операциях копирования, удаления, вставки Excel автоматически изменяет этот адрес в формулах. Чтобы отменить автоматическое изменение адреса данной ячейки, вы можете назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо проставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Например, в адресе $А5 не будет меняться номер столбца, в адресе В$7 — номер строки, а в адресе $D$12 — ни тот, ни другой номер.Чтобы сослаться на диапазон ячеек, можно указать через двоеточие адреса начальной (левой верхней) и конечной (правой нижней) ячейки в диапазоне. Например, обозначение А7:Е7, ВЗ:В6

ВExcelпредусмотрен очень удобный способ ссылки на ячейку с помощью присвоения этой ячейке произвольного имени. Чтобы присвоить ячейке имя, выделите ее и щелкните на поле адреса активной ячейки. Наберите произвольное имя и нажмите клавишу Enter. Выделенной ячейке будет присвоено имя. Это имя вы можете использовать в дальнейшем вместо адреса данной ячейки. Именами можно обозначать постоянные величины, коэффициенты, константы, которые используются в вашей таблице.