Идентификация проблем и ментальные модели

Сколь бы сложной ни казалась проблема на первый взгляд, она, если правильно к ней подойти, окажется еще более сложной.

Пол Андерсон

Наши взгляды как наши часы: все они показывают разное время, но каждый верит только своим.

Александр Поуп

Наше несистемное мышление часто порождает проблемы преодоления стереотипов, закрепившихся в сознании. В этом смысле мы сами – элементы наших проблем, поскольку не в состоянии решить их, оставаясь на том уровне мышления, который их породил.

Как утверждают специалисты, в долговременной памяти человека хранится фантастический объем информации: возможно, вся его жизнь день за днем. Но доступ к этой информации возможен только при определенных условиях.

Ведущий исследователь проблем развития интеллекта Тони Бьюзен создал модель ментальных карт, суть которой в том, что мозг человека не способен усваивать последовательно логически изложенные знания, а воспринимает мыслеобразы: своего рода мыслительные картинки.

Поэтому иногда говорят, что ментальные модели – это карта местности (жизни), по которой мы идем. Когда-то в прошлом она была составлена нашими предшественниками, и теперь мы ею руководствуемся.

Эти мыслеобразы хранятся в памяти, и каждый из них становится базой для последующих. В результате выстраивается цепочка ассоциаций. Из мыслеобразов (своеобразных информационных узлов, количество которых невозможно подсчитать) мысли разбегаются подобно лучам: каждая новая ассоциация рождает множество новых.

Графическая модель движения мысли напоминает паутину или ветвистое дерево, или реку с множеством притоков.

Из рисунка следует, что бизнес-план имеет комплексный характер и отражает основное содержание плана как сочетание десяти дорог: управленческая команда (дорога номер 1), резюме (основные положения) (номер 2) проекта, характеристика рынка товаров (услуг) (номер 3) по проекту, оценка рынка сбыта продукции (номер 4), конкуренция на рынке сбыта (номер 5), план маркетинга (номер 6), план производства (номер 7), организационный план (номер 8), правовое обеспечение по проекту (номер 9), оценка риска (номер 10), финансовый план (номер 11), система показателей (номер 12).

На пути вероятнее всего предстоит встретиться с отдельными подсистемами, изображенными на карте в виде ключевых слов. Например, на дорожке «Управленческая команда проекта» неминуема встреча с такими элементами (подсистемами), как проектная группа, эмоциональный интеллект, командные роли, типы личностей, сплоченность, синергия.

Ментальные модели представляют собой своеобразные фильтры, через которые мы видим мир. Эти модели формируются под воздействием идей наших воспитателей, тренеров (коучей), социальной культуры и общественных нравов и проявляются через четыре основных принципа восприятия.

Всякий раз, стремясь найти решение неизвестной ранее проблемы, мы пытаемся раскрепостить мышление и тем самым отменить сложившиеся ментальные модели и создать новые.

В качестве помех в поиске решений следует выделить такие факторы ошибочных толкований, как регрессию, пренебрежение временем и субъективную трактовку событий.

Регрессия проявляется в том, что происходящие события тяготеют к средним значениям. И в этом случае, стремясь поддержать наши ментальные модели, мы выдвигаем объяснения, не подкрепленные фактами.

Пренебрегая фактором времени, мы интерпретируем события как подтверждение наших теорий, без учета времени, разделяющего возможную причину и следствие.

Односторонняя трактовка событий обеспечивает подкрепление наших исходных ментальных моделей.

Считается, что помехи устраняются добротно выстроенными причинно-следственными связями между явлениями и возникающими проблемами.

Обычно предполагается, что причина оказывает одностороннее влияние на результат, в то время как относительная значимость каждого фактора, влияющего на систему, остается неизменной. Однако системное мышление свидетельствует о том, что факторы влияют друг на друга, относительная значимость каждого из них меняется со временем и зависит от механизмов обратной связи. Поэтому причина не статична, а динамична.

Причинно-следственные связи между элементами определяют структуру системы. В то же время не следует считать, что элементы системы и есть причина всего происходящего. Причины определяются структурой системы, отношениями между элементами. Так, организационная структура учреждения определяет отношения между подразделениями, а сами подразделения вступают в отношения между собой, создавая проблемы.

Здесь необходимо рассмотреть три основных заблуждения относительно причинно-следственных связей.

1. Причина и следствие относятся к одному и тому же событию. Но упреждающая обратная связь приводит к тому, что следствие влияет на причину. Например, ожидание роста цен на бензин в летний период в России влияет на рост спроса на него, в результате чего возникает дефицит и цены, естественно, растут.

2. Если ограничить поиски причин областью, в которой проявляется следствие, то можно прийти к неверным выводам. При системном подходе объяснением служит не какая-то отдельная причина, а структура системы и отношения факторов внутри нее. Системное мышление вскрывает глубинные факторы, которые создают паттерн (воспроизводящийся образ или архетип). Например, отсутствие денег воспринимается как проблема в деятельности организации, хотя решение проблем в таких ситуациях, как правило, может находиться в области мотивации, технологии взаимодействия подразделений, квалификационной структуре кадров, планировании и т. д.

3. Действия не всегда вызывают последствия, так как у системы есть порог восприятия. Например, крошечные вирусы могут стать причиной массовой эпидемии, а небольшие различия в начальных условиях способны дать совершенно разную реакцию на одинаковый набор влияющих факторов.

Необходимо учитывать и сложности в опознании стереотипов мышления, заложенных в ментальные модели.

Изменение ментальных моделей – рычаг, который обеспечивает прорыв. Но если результатом решения проблемы не стало изменение ментальных моделей, можно считать, что она решена не полностью. Например, для повышения качества выпускаемой продукции ужесточается контроль, что позволяет на определенный период времени решить проблему. Но при этом не меняются ментальные модели основных работников. Если же ввести новые модели самоорганизации и самоконтроля, то проблема качества будет иметь более эффективное решение.

Переоценивать свои ментальные модели нас заставляет обучение на собственном опыте: нас учит все, что мы делаем. Приобретенный опыт меняет нас. Так, например, самоорганизация и самоконтроль формируют инновационное мировосприятие, что меняет модель нашего поведения.

Обучение как петля обратной связи: действуем, усваиваем реакцию на свои действия и принимаем решения, которые инициируют новые действия. Например, введение самоорганизации приводит к снижению брака, что повышает заработную плату, а это в свою очередь побуждает работников к эффективному труду.

Учиться – означает принимать решения и сообразовывать действия с результатами обратной связи.

Усиливающая обратная связь: чем больше действий, тем сильнее реакция на них, что повышает количество новых решений.

Уравновешивающая обратная связь: устранение разрыва между действительным и желаемым.

Примером может служить процесс перехода на бюджетирование, когда потребность в самоорганизации создает новые правила принятия решений внутри подрядного коллектива, перешедшего на работу в рамках выделенного бюджета. Эти правила относятся к самой системе организации труда в коллективе и самоконтролю технологического процесса – как в части экономии выделенных ресурсов, так и в части производительности и качества труда.

Однако необходимо выделить следующие причины, мешающие учиться:

• удаление части информации и обратной связи (учатся оба участника диалога, хотя и разным вещам);

• динамическую сложность (сложность связей, отсроченную реакцию, неформальную логику);

• ограничивающие ментальные модели (мы склонны замечать то, что ожидаем увидеть);

• трудности измерения обратной связи (ментальные модели притупляют восприимчивость);

• смешение понятий точности и достоверности (качественные оценки обратной связи, оценка мимики, интонации, чувств);

• осуществление действий (опережение обратной связи; запаздывание действий);

• неумение задавать вопросы;

• игнорирование того, что мы чувствуем.

Окончательное решение всегда принимается интуитивно. В противном случае все проблемы смогли бы решить математики.

Брюс Хендерсон

Специалисты считают, что память человека (уже на стадии эмбриона) начинает работать через 20 недель после зачатия.

Мы рождаемся с полным запасом нервных клеток, но до 70% из них отмирает в первый год жизни: некоторые из них укрепляются в результате использования, а другие исчезают, по мере того как мы осваиваем мир.

Наш мозг состоит из более 100 миллиардов нейронов (нервных клеток), связи между которыми, в полном соответствии с логикой системного мышления, даже важнее, чем сами нервные клетки: у одного нейрона может быть до 100 тысяч связей. В целом в коре головного мозга человека возникает более миллиона миллиардов связей. Это очень много. Представьте себе: если отсчитывать по одной связи в секунду, то на этот счет потребуется 32 миллиона лет.

Полученная мозгом информация не исчезает бесследно – она переходит из активной памяти в пассивную, откуда иногда ее удается извлечь. Возрастное ослабление памяти связано не столько с физической гибелью нейронов, сколько с нарушением контактов между ними.

Считается, что человек использует не больше 10% врожденных возможностей своей памяти. Остальные 90% пропадают, потому что он не всегда может воспользоваться естественными законами запоминания, в основе которых лежат впечатления, повторения и ассоциации.

Задача мозга состоит в том, чтобы из огромного потока получаемой им сенсорной информации извлекать образы и ощущения. Поэтому восприятие проблемы может варьироваться от индивидуума к индивидууму и испытывать влияние своих или чужих эмоций. Так, например, при обсуждении чертежей нового изделия там, где конструктор видит изящную форму и творческое решение, технолог отмечает сложности обеспечения заданных параметров в процессе изготовления, а специалисты в области подготовки производства – проблемы изготовления технологической оснастки. Директор же слушает их всех и думает о том, как производство нового изделия отразится на его карьере.

Однако выделим системные свойства проблем.

Препятствие – это то, что держит вас и не дает достичь цели или усложняет решение проблемы.

Р.Э. Ален, С.Д. Ален. Винни-Пух решает проблемы

Приведем ряд определений понятия «проблема», которые можно встретить в различных источниках.

• «Под проблемами обычно понимают противоречия, требующие разрешения, это своего рода трудности по преодолению трудностей».

• «Проблема – понятие, характеризующее разницу между действительным и желаемым состоянием объекта».

• «Проблема – теоретический или практический вопрос, требующий разрешения, исследования».

• «Проблема – ведущее противоречие цели и ситуации, определяющее движение или изменение ситуации в направлении цели. Иначе говоря, проблема – это противоречие, требующее первоочередного разрешения».

• «Наличие проблемы – критическое рассогласование между желаемым положением и реальным».

Попробуем на основе вышеизложенного сформулировать общее определение.

Проблема есть неудовлетворительное состояние системы (организации, подразделения и т. п.), некоторое противоречие, требующее разрешения.

В некоторых случаях мы склонны называть проблемами некие симптомы, являющиеся признаками существования отклонений от нормы, что, в свою очередь, и является проблемой, но сами по себе симптомы не содержат противоречий или выраженных причинно-следственных связей. Например, боль в плечевом суставе не обязательно связана с повреждением сустава, а может быть связана с ущемлением нерва между позвонками позвоночника.

Проблемой также является связь между двумя явлениями, содержащая в себе противоречие и носящая деструктивный характер по отношению к целям системы. Например, проблема, связанная с ущемлением позвоночного нерва, возникла по причине гиподинамии, обусловленной сверхурочной продолжительной работой, цель которой заключается в стремлении заработать больше денег для поездки на курорт.

Другими словами, проблема – это система, состоящая из противоречий факторов внутренней и внешней среды, проявляющихся в неудовлетворительности совокупности связей, которая сдерживает достижение цели.