Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных цен­ностей, документов); обследования (состояния техники безопаснос­ти, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний(образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения во­проса приступают к составлению акта.

Акт оформляетсяна общем бланке организации или на специаль­ном бланке акта, который может содержать и унифицированную фор­му текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида доку­мента (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовокк акту должен грамматически согласовываться со сло­вом «акт», например: Акт проверки финансово-хозяйственной дея­тельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного коопе­ратива «Феникс», Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экс­пертизы и т.п.).

Текстакта состоит из двух частей: вводной и основной (конста­тирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сро­ки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключитель­ную часть, которая должна содержать решения, выводы или заклю­чения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовываетсяс должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Осо­бое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за­ вершившиеся составлением акта.

Справка- документ, составляемый с целью описания фактов ос­новной деятельности организации или подтверждения сведений биогра­фического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятель­ность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в кол­легиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: назва­ние организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголо­вок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме «0 чем?» и вклю­чает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

«Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии

2007 г.»

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй -приводятся конкретные сведения, отража­ющие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однород­ную систематизированную информацию, допускается текст оформ­лять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового ха­рактера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографи­ческого или служебного характера, составляются на бланках форма­та A3, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заве­ряются печатью.

Образец оформления справки:

ОТДЕЛ ПЕРЕВОЗОК Генеральному директору

СПРАВКА компании

02.07.97 №35 г-ну Савельеву М.М.

Об организации авиаперевозок

туристов по состоянию на 01.07.97

К началу туристического сезона нашей компанией было зарезервировано 45 посадочных мест в самолетах авиакомпании «Россия», следующих чартер­ным рейсом в Римини (Италия).

К 01.06.97 численность туристических групп, вылетающих в Италию, воз­росла до 80 человек, в результате чего у нас возникли трудности с отправкой туристов из-за нехватки посадочных мест.

Для решения вопроса с отправкой туристических групп по предложению нашего отдела был заключен контракт с авиакомпанией «AGT»; которая име­ет возможность предоставить нам 100 посадочных мест на каждом рейсе в Римини.

Ст. менеджер Подпись О.Н.Соколикова

Сводка