Информационно-справочная система документации.

Назначение, состав и особенности справочно-информационной документации. Протокол: назначение, структура и порядок составления; характеристика полной и краткой формы протокола. Докладная записка: назначение и структура, внешние и внутренние докладные записки, механизм подготовки. Общая характеристика телеграмм, телексов, факсограмм и телефонограмм. Акт: разновидности актов, процедура подготовки акта, структура акта, порядок его вступления в законную силу, основные правила оформления. Справка: внешние и внутренние справки, структура текста справки, правила оформления.

Информационно-справочныедокументы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выработать тот или иной способ управленческого воздействия.

Они не содержат поручений и не обязывают выполнять поручение, документы этой системы играют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам.

Особенностью этих документов является то, что они идут снизу – вверх по системе управления (от работника к руководителю).

Протокол –док., содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятии решения на собраниях, заседаниях, совещаниях, деловых встречах. Отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. Оформляется на основе черновых записей, стенограммы заседания или звукозаписи, а так же материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, тезисов, справок, повестки дня). Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа – «ПРОТОКОЛ» или на спец. бланке протокола. Обязат. рекв-ты: наименование вида организации, наименование вида документа, дата и номер, заголовок к тексту, подписи.

В заголовкеуказывается название коллег-го органа или заседания (н-р, протокол общего собрания акционеров, протокол заседания правления).Текстпротокола состоит из 2-х частей: вводной и основной. Вводная ч.: фамилии председателя и секретаря, фамилии и общее число участников заседания и приглашенных лиц (в алфавит. порядке с указанием места работы и должности; если участников больше 15, их фамилии не указ., а делается отметка – «Список участников прилагается»), повестка дня.вводная часть заканчиваетсяповесткой дня.Вопросы в повестке дня располагаются по степени важности, формулируются в именительном падеже без предлогов «О», «Об».Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности. Текст по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:слушали, выступили, постановили(решили). «Слушали» - кратких протоколах дается фамилия выступавшего и тема его выступления; в полном – фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада. Если текст представлен докладчиком в письменном виде, допускается после темы доклада делать отметку «текст доклада прилагается». «Выступили» - в кратких протоколах указ-я фамилии выступивших в обсуждении, вполных – фиксируются также их выступления и вопросы к докладчику. «Постановили» («Решили») – записывается принятое решение. С решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», воздержавшихся, список лиц не участвовавших в голосовании. Постановляющая часть может подразделятся на пункты. Протокол заседания подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол (визы проставляются в левом поле документа, на уровне записи выступления). Существует два вида протокола полный и краткий. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании. Краткий – только фамилии и краткую запись о теме выступления. Решение о том какую форму протокола вести принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Акт –док-т, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Разновидности: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности); испытаний (образцов, систем, технологий); приема-сдачи (дел, денежных средств); ревизии, инвентаризации, списания и т.д. Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей).Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и описание его в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные. Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией). Обязат. реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистр.номер, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом акт (н-р., акт списания материальных ценностей). Датой акта является дата события. Текст состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). В вводной части указывается основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной – сущность, характер, методы, и сроки проделанной работы, установленные факты, выводы, предложения, заключения. Констатирующая часть может быть разделена на пункты и оформлена таблицей. В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. После отметки о кол-ве экз-ров следует отметка о наличии приложений к акту. Акт считается принятым после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии оформл. на отдельном листе и прилагается к акту. В необходимых случаях акт утверждается руководителем данной или вышестоящей организацией.

Докладная записка –документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Могут быть инициативными, отчетными (составляются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя). Обязат. реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата и номер, адресат, заголовок, текст, подпись. Текст состоит из трех частей: в 1-ой излагаются причины, факты, события, послужившие поводом для ее написания; во 2-ой – анализ сложившейся ситуации, возможные варианты ее решения; в 3-ей – выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять. Подписывается составителем, если представляется руководителю подразделения и руководителем подразделения, она представляется руководителю организации. Бывают внутренние (оформл-я на стандартном листе бумаги, вместо наименования организации пишется наименование структурного подразделения, вид док-та, дата, №, адресат, подписывается составителем) и внешние (оформляется на бланке письма).

Предложение –док-т, как разновидность докладной записки, содержащий конкретные предложения по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по указанию руководства. На основании предложений готовятся программы, планы, распорядительные документы.

Служебная записка– док-т, составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения. Обязательные рекв-ты: наименование структурного подразделения, наименование вида док-та, дата, регистр. №, заголовок к тексту, адресат, текст (1-я часть – обоснование причины составления записки, 2-я – предложения, просьбы), подпись. Подписывается составителем или руковод-лем подразделения.

Объяснит.записка –док-т, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый высшему должностному лицу. Реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, рег.№, заголовок к тексту, адресат, текст, подпись. Текст: 2-е части:1-я – факты, послужившие поводом к ее описанию, 2-я – причины и обстоятельства, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем.

Справка –док-т, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий. Отражают основную деятельность организации и подтверждают сведения библиографического или служебного характера. Бывают внутренние и внешние.Внешние –составляются в другую вышестоящую организацию. Оформляются на общем бланке организации. Подписываются руководителем орг-ции или его заместителем. Если справка содержит сведения финансового характера подписывается рук-леморг-ции и глав. бухгалтером и заверяется печатью.Внутренние– составляются для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Составляются на листе формата А4 аналогично докладной записке с теми же реквизитами. Подписываются руковод-лем структурного подразделения или составителем. Текст справки состоит из двух частей:1-я – излагаются факты, послужившие основанием для ее составления, 2-я – приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. Текст может состоять только из 1-ой (2-ой части). Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст можно составлять из разделов. Справки, составляемые для подтверждения сведений библиографического или служебного характера, составляются на бланка А5. Подписываются двумя лицами – руководителем и гл. бухгалтером, или руководителем и завед. отделом кадров, заверяется печатью. Для таких справок используются унифицир. бланки с трафаретным текстом.Сводка– док-т, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний, требований). Текст оформляется в табличной форме. Подписывается руководителем подразделения или составителем, при направлении в другуюорг-ю – руковод-леморг-ции. Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии по какому-либо документу или вопросу. Составляются на проекты положений, постановлений, научные работы, дипломные проекты. Текст состоит из двух частей:1-я – краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений, их общая оценка. 2-я – краткие замечания, выводы, предложения.

Телеграммы –краткое текстовое сообщение, предаваемое средствами телеграфной связи. Осуществляется в соответ. с Правилами предоставления услуг телеграфной связи: «внутренняя» и «международная».Реквизиты: отметка о категории (при передаче телеграммы по категории «обыкновенная» отметка о категории не указывается), отметка о виде телеграммы, адрес и наименование адресата, текст телеграммы, подпись отправителя. В нижней части бланка отправитель должен указать свою фамилию и адрес. Текст телеграммынедолженсодержатьболее 300 слов. Текст излагается кратко, печатается без переноса слов. Текст отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5 интервала.

Телекс– телеграмма, предаваемая по сетям внутригосуд. и международного абонентского телеграфа. В качестве абонентской установки (терминала) пользователи сети Телекс могут испльзовать: телеграфный аппарат, рабочее место в составе вычислительной системы, оснащенной соответствующими коммуникационным оборудованием (модемы) и ПО. Вызовы от пользователей (абонентов) делятся на: местные, национальные, международные.

Телефонограмма –это обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем.Текст не более 50слов. Реквизиты: наименование организации, наименование вида док-та – ТЕЛЕФОНОГРАММА, дата док-та, время передачи-приема телефонограммы, рег. №, ссылка на рег. № и дату до-та, место составления или издания док-та, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка об исполнителе, должность и номера телефонов передавшего и принявшего телефонограмму, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, идентификатор электронной копии документа. Датой является дата ее передачи. Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера тел. передавшего и принявшего. Входящая телефонограмма должно иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи (на входящей телефонограмме отсутствует). После рассмотрения и проставления резолюции, телефонограмма предается на исполнение.

Факсограмма (факс) –получаемая на бумажном носителе копия документа, преданного по каналам факсимильной связи. Преимущество – отправка графической информации и ее получение на бумажном носителе. По каналам факсимильной связи могут быть переданы любые виды документов. Требования к их составлению и оформлению определяются видом отправляемого документа. Передача по факсу не обеспечивает юр. силы документа (является копией) В тех случаях, когда нужно обеспечить оперативность передачи сообщения и юр. силу док-та, исп-ся телеграммы (телексы).