Учет расчетов с подотчётными лицами.

Подотчетные лица – это работники предприятия, которым выданы из кассы наличные денежные средства с условием предоставления отчета об их использовании. Список подотчетных лиц утверждается руководителем организации. Чаще всего деньги в подотчет выделяются:

· в качестве аванса на командировочные расходы;

· на представительские цели (расходы связанные с проведением деловых переговоров с партнерами);

· на хозяйственные нужды (приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, оплата ремонта оргтехники и т.п.).

При этом запрещается:

· выдавать подотчетные суммы работнику, не отчитавшемуся по ранее полученным деньгам;

· передавать подотчетные суммы от одного работника другому.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами по выданным наличными денежными средствами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет является активно – пассивным. По дебету его отражаются суммы, выданные в подотчет работникам, а дебетовое сальдо показывает сумму задолжности подотчетных лиц предприятию. По кредиту счета 71 учитываются суммы, израсходованные подотчетными лицами согласно предоставленным ими авансовым отчетам. Кредитовое сальдо по счету 71 показывает сумму невозмещенной задолжности предприятия подотчетным лицам. Подобная ситуация возникает, если подотчетное лицо отчиталось об израсходовании большей суммы денег, чем сумма полученного аванса.

Выдача денег в подотчет оформляется приказом руководителя предприятия с указанием целевого назначения подотчетной суммы и срока отчета по ней.

Направление работника в командировку оформляется специальными документами, в частности командировочным удостоверением с указанием места и срока командировки.

Сумма выдачи денежных средств на расходы, связанные со служебной командировкой зависит от срока командировки и места ее назначения. В соответствии с Трудовым Кодексом РФ предприятие обязано оплатить командировочному работнику проезд к месту командировки и обратно; наем жилья; суточные и другие расходы, связанные с командировкой. Проезд к месту командировки и обратно, а также наем жилья оплачиваются работнику в сумме фактических расходов, подтвержденных соответствующими документами. Размер суточных, выплачиваемых работнику за каждый день нахождения в командировке, включая время в пути, устанавливается Правительством РФ.

    Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, предоставив в бухгалтерию авансовый отчет установленной формы с приложением документов, подтверждающих расходы. Авансовый отчет о командировке внутри страны должен быть сдан в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней после возвращения работника. Срок, на который можно давать наличные деньги в подотчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Такой срок устанавливает руководитель предприятия. В этом случае работник должен отчитаться за подотчетные деньги не позднее чем через три дня после истечения установленного срока.

Авансовый отчет и приложенные к нему оправдательные документы проверяются бухгалтером предприятия, а затем руководитель предприятия утверждает целесообразность произведенных расходов. Если работник денег больше, чем получил в подотчет, то руководитель предприятия может принять решение о возмещении перерасхода.

Если в соответствии с авансовым отчетом денег было израсходовано меньше, чем получено в подотчет, то работник обязан вернуть неизрасходованный остаток подотчетной суммы в кассу. Для этого составляется приходный кассовый ордер, на основании которого делается запись о возврате денег.

На основании утвержденного авансового отчета кредитуется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуются счета 10 «Материалы» (на стоимость оприходованных ценностей, сданных работником в кладовую); 07, 08, 20, 23, 25, 26, 29, 91, 97 (на сумму оплаченных расходов и услуг, отнесенных на счета затрат).

Подотчетные суммы, не возвращенные работником в установленный срок, учитываются как недостача и отражаются записью:

Дебета счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредита счёта 71 «Расчёты с подотчётными лицами» - сумма.

При изменении за период командировки курса выданной валюты на счёте 71 «Расчёты с подотчётными лицами» образуется курсовая разница, которая списывается на счёт 91 «Прочие доходы и расходы »: положительная – на доходы (дебет счёта 71, кредит счёта 91), отрицательная – на расходы (дебет счёта 91, кредит счёта 71).