Учет наличия и движения материальных запасов

Все операции по поступлению, перемещению и отпуску материалов оформляются первичными документами по типовым междуведомственным и специализированным формам, утвержденным ОАО «РЖД»

Первичные документы по поступлению и расходу производственных запасов являются основой организации материального учета. Непосредственно по первичным документам осуществляют предварительный, текущий и последующий контроль за движением, сохранностью и рациональным использованием материальных ресурсов.

Контроль за соблюдением правил оформления движения материальных ресурсов возложен на главного бухгалтера и руководителей соответствующих подразделений.

Приказом начальника предприятия установлен перечень должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск материалов со складов предприятия и со снабжающих складов, а также выдавать разрешение (пропуска) на вывоз или вынос с территории предприятия материальных ценностей. Фамилии, имена и отчества этих лиц, их должности и образцы подписей сообщаются складами.

Сырье и материалы поступают от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материалы в порядке наличного расчета, от списания пришедших в негодность основных средств и малоценных и быстроизнашивающихся предметов, собственного производства.

Формы первичных документов, которыми оформляется движение материалов, содержатся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, действующий от Распоряжения ОАО «РЖД» 15 декабря 2008 года № 2688р. Рассмотрим основные формы из них:

- Доверенность (форма № М-2 и № М-2а) применяются для оформления права лица выступать в качестве доверенного лица подразделения ОАО "РЖД" при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению;

Форму № М-2а применяют подразделения ОАО "РЖД", у которых получение материальных ценностей по доверенности носит массовый характер. Выдачу этих доверенностей регистрируют в заранее пронумерованном и прошнурованном журнале учета выданных доверенностей.

- Приходный ордер (форме № М-4)применяется для учета материалов, поступающих от поставщиков, из переработки или от подотчетных лиц. Применяется так же для оформления поступления возвратных отходов образовавшихся при проведении капитального ремонта и строительства (ремонт, модернизация и т.д.);

Приходный ордер может составляться на несколько наименований в случаях:

- поступление материалов разного вида от одного поставщика по одному документу;

- однородные материалы поступили от одного поставщика по разным документам в течение одного дня.

- Лимитно-заборная карта по (форма № М-8) применяется при наличии лимитов отпуска материалов для оформления отпуска материалов, систематически потребляемых при изготовлении продукции, а также для текущего контроля за соблюдением установленных лимитов отпуска материалов на производственные нужды и является оправдательным документом для списания материальных ценностей со склада подразделения ОАО «РЖД»;

По лимитно-заборной карте ведется также учет материалов, не использованных в производстве (возврат). При этом никаких дополнительных документов не составляется.

- Требование-накладная (форма № М-11) применяется для учета движения материальных ценностей внутри одного подразделения ОАО "РЖД" и внутри организации между подразделениями ОАО "РЖД";

При наличии технических документов, устанавливающие технические нормы расхода материалов, для списания материальных ценностей в производство составляется Требование-накладная № М-11(без составления акта на списание материальных ценностей) с обязательным проставлением статьи расхода.

Накладная является основанием для проведения хозяйственных операций по балансовому счету 10 «Материалы». Требованием-накладной № М-11 оформляются так же операции по сдаче на склад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

- Накладная на отпуск материалов на сторону (форма № М-15) применяется при отпуске товарно-материальных ценностей другим юридическим лицам для передачи материалов в переработку с дальнейшим возвратом на основании договоров (контрактов), нарядов и других соответствующих документов, при предъявлении получателем доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном порядке;

Не применяется для перемещения товарно-материальных ценностей внутри одного подразделения ОАО «РЖД». Накладная является основанием для проведения хозяйственных операций по балансовому счету 10 «Материалы».

- Карточка учета материалов (форма № М-17) применяется для учета движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру. Карточка заполняется на каждый номенклатурный номер материала;

- Акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма № М-35) применяется для оформления оприходования материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений, пригодных для использования при производстве работ хозяйственным или подрядным способом;

- Накладная на сдачу в кладовую изготовленных изделий (отремонтированных запчастей) (форме № ФМУ-13)применяется при сдаче в кладовую изделий собственного производства или отремонтированных запасных частей;

- Раздаточная ведомость (форма № ФМУ-32)применяется для учета расхода горючих и смазочных материалов, выданных водителям для заправки автомобилей;

- Реестр приемки-сдачи документов (форма № ФМУ-49)составляется материально ответственным лицом раздельно по каждому балансовому счету и отдельно по приходу и расходу в двух экземплярах с указанием в нем количества сдаваемых документов по номерам разделов материалов и номеров документов;

- Материальный отчет (форма № ФМУ-54) с вкладными листами к нему (форма № ФМУ-54а и № ФМУ-54б) применяется в подразделениях ОАО "РЖД" в тех случаях, когда материально ответственным лицом подразделения ОАО "РЖД" (участка, цеха) является его руководитель. Такой отчет составляется подразделениями ОАО "РЖД" хозяйства гражданских сооружений, дистанций пути, дистанций электроснабжения, дистанций сигнализации и связи, отделений железных дорог, станций и другими подразделениями, когда материалы и топливо отпускаются им в запас (подотчет);

- Акт на списание материальных ценностей (форма № ФМУ-76) применяется для учета фактически израсходованных материалов и при списании материалов в производство, когда отпуск материалов осуществлялся без указания его назначения;

В этом случае отпуск материалов учитывается как внутреннее перемещение, а сами материалы считаются в подотчете у получившего их подразделения ОАО "РЖД". Акт составляется в одном экземпляре в случаях, когда не используется материальный отчет по форме № ФМУ-54.

- Ведомость на выдачу материалов (рукавиц, мыла и др.) (форма № ФМУ-85) является основанием для выдачи материалов (рукавиц, мыла и др.) и списания их на затраты производства по окончании месяца;

Документы на отпуск материалов за пределы предприятий должны подписываться начальником и главным бухгалтером или их заместителями. Любая система построения аналитического учета МПЗ предусматривает такие его разрезы, которые обусловлены факторами контроля и управления производственными запасами. Для управления запасами необходима информация о наличии и движении конкретных наименований материальных ресурсов по их размерам, сортам и т.д., что является условием выявления резервов нормализации запасов. Эта информация нужна также для контроля за правильностью использования оборотных средств предприятия.