Автоматизированная информационная система

Автор документа

Адресат

Адресант

Адресование документа

Акт

Акцепт

Анкета

Аннотация

Архив

Входящий документ

Выпискаиз документа

Гарантийное письмо

Гриф ограничения доступа к документу

Гриф согласования

Гриф утверждения

Дата официального документа

Дело

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)

Депонирование документов

Директивный документ

Доверенность

Договор (контракт)

Докладная записка

Документация

Документирование

Документ (документированная информация)

Документооборот

Документы постоянного хранения

Досье

Дубликат документа

Жалоба

Журнал учета документов

Заголовок официального документа

Заголовок дела

Заголовочная часть документа

Записка

Заявление

Знак обслуживания

Извещение

Индекс дела; номер дела

Индексация

Инициативный документ

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству)

Информация

Информационная система

Информационные ресурсы

Исковая давность

Исковое заявление

Карта-заместитель

Квитанция

Квота

Коммерческая тайна

Коммерческий акт

Контрагент

Контроль исполнения документов

Конфиденциальная информация

Копия документа

Копия документа: заверенная

Корреспондент

Кредитное письмо

Лимит

Лицевой счет

Личная карточка

Личное дело

Накладная

Номенклатура дел

Нормативный документ

Объяснительная записка

Организационно-распорядительный документ

Организация работы с документами

Отметка о поступлении документа

Оферта

Официальный документ

Печать

Письменные доказательства

Подлинный документ

Подпись

Пользователь информации

Правила документирования

Право подписи

Приказ

Проект документа

Протокол

Распоряжение

Реестр

Регистрация документов

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа

Резолюция документа

Реквизит документа

Рекламация

Решение

Система документирования

Сканер

Служба делопроизводства

Служебный документ

Служебная записка

Сопроводительное письмо

Справка

Срок исполнения документа

Тайна переписки

Тезисы

Текстовый редактор (процессор)

Товарный знак

Трафаретный документ

Трудовой договор

Трудовой кодекс РФ

Указатель

Файл

Физическое лицо

Фирма

Формирование дела

Формуляр-образец

Экспертиза ценности документов

Экспертная комиссия (ЭК)

Электронный документ

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)

Юридическое лицо

Юридическая сила документа

ПРИЛОЖЕНИЕ

Краткий терминологический словарь по документоведению и

Делопроизводству

Автобиография– описание своей жизни, включающее обучение и трудо­вую деятельность.

Автоматизированная информационная система– информационная система, ревизуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа– физическое или юридическое лицо, создавшее до­кумент.

Адресат– лицо или организация-получатель документа.

Адресант– лицо или организация-отправитель документа.

Адресование документа– указание получателя документа путем про­ставления реквизита «адресат» в правом верхнем углу листа.

Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждаю­щий конкретные факты или действия.

Акцепт– принятие предложения о заключении контракта одной из его сторон.

Анкета– документ, содержащий вопросы по определенной теме и от­веты на них.

Аннотация– краткая характеристика содержания книги, отчета, ста­тьи, документа.

Архив– организация или ее структурное подразделение, осуществ­ляющие прием и хранение архивных документов с целью использования.

Входящий документ– документ, поступивший в учреждение.

Выпискаиз документа– заверенная копия части документа.

Гарантийное письмо– письмо, содержащее гарантию оплаты, сроков и т.п.

Гриф ограничения доступа к документу– реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, огранивающий круг пользователей документа.

Гриф согласования– реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

Гриф утверждения– реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

Дата официального документа– реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, принятия, согласования, опубликования.

Дело– совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности, помещенные в отдельную обложку.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления (ДОУ)– отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Депонирование документов– установленный порядок их хранения в справочно-информационном фонде.

Директивный документ – документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность– документ о предоставлении права доверенному лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия, гражданина).

Договор (контракт)– документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и условий их регулирования.

Докладная записка– документ, адресованный руководству, содержащий обсуждение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Документация– оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование– запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Документ (документированная информация) – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Документооборот– движение документов в организации с момента их здания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документы постоянного хранения– документы, которым установлено бес­срочное (вечное) хранение.

Досье– папка с документами, дело.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Жалоба– письменное или устное обращение физических или юриди­ческих лиц в государственные или общественные органы по поводу на­рушения прав и охраняемых законом интересов.

Журнал учета документов– журнал, составленный по определенной форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними.

Заголовок официального документа– реквизит документа, кратко из­лагающий его содержание.

Заголовок дела– краткое обозначение сведений о составе и содержа­нии документов в деле.

Заголовочная часть документа– совокупность реквизитов: «эмблема ор­ганизации», «наименование организации», «справочные данные об органи­зации», «наименование вида документа», «дата документа», «регистрацион­ный номер документа», «ссылка на регистрационный номер и дату доку­мента», «заголовок к тексту».

Записка – краткое изложение какого-либо вопроса или пояснение со­держания какого-либо факта, события, документа (докладная записка, служебная записка, объяснительная записка).

Заявление– документ, содержащий просьбу или предложение.

Знак обслуживания– условное обозначение, зарегистрированное го­сударством, предназначенное для отличия услуг одних юридических или физических лиц от однородных услуг других.

Извещение– документ, информирующий о предстоящем мероприя­тии (заседании, собрании, конференции) и предлагающий принять в нем участие.

Индекс дела; номер дела– цифровое и/или буквенно-цифровое обозна­чение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

Индексация– присвоение делам, документам порядковых номеров и условных обозначений.

Инициативный документ– документ, послуживший началом рассмот­рения определенного вопроса.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству)– документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информация– сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явле­ниях и процессах независимо от формы их представления.

Информационная система – организационно упорядоченная совокупности документов (массивов документов) и информационныхтехнологий.

Информационные ресурсы– отдельные документы и отдельные масси­вы документов, документы имассивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других инфор­мационных системах).

Исковая давность– срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено.

Исковое заявление– заявление в суд, арбитраж о претензиях к физиче­скому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения.

Карта-заместитель– документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Квитанция– расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

Квота– 1) доля, часть, пай, приходящиеся на одного из участников общего дела; 2) количественное ограничение производства, сбыта, экспорта, импорта.

Ключевые слова – слова, необходимые для отражения содержания документа.

Коммерческая тайна– производственная, научно-техническая, управ­ленческая, финансовая ииная информация, используемая для достиже­ния коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Коммерческий акт– документ о нарушениях (недостаче, порче, хище­нии), допущенных при транспортировке грузов. Коммерческий акт слу­жит основанием получателю груза для предъявления претензии о возме­щении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Контрагент– одна из сторон контракта, договора.

Контракт– см. договор.

Контроль исполнения документов– совокупность действий, обеспечи­вающих своевременное исполнение документов.

Конфиденциальная информация – документированная информация, дос­туп к которой ограничивается всоответствии с законодательством РФ.

Копия документа– документ, полностью воспроизводящий информа­цию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Копия документа заверенная– копия документа, на которой в соот­ветствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизи­ты, придающие ей юридическую силу

Корреспондент– организация, предприятие или лицо, с которым ве­дется переписка.

Кредитное письмо– письмо о предоставлении банковских гарантий оплаты по контракту.

Лимит– документ, определяющий предельный размер ассигнований денежных средств, отпуска материалов и т.д.

Лицевой счет– бухгалтерский документ, отражающий передачу какого-либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ними.

Личная карточка– документ, составляемый на работника и содержа­щий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело– совокупность документов, содержащих сведения о работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном поло­жении.

Накладная– документ, которым оформляется прием и отправка груза, перемещение или отпуск материальных ценностей.

Номенклатура дел– систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформ­ленный в установленном порядке.

Нормативный документ– документ, изданный уполномоченным на то государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного или временного действия, рассчитанные на обязательное применение.

Объяснительная записка– 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основ­ного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение работника, поясняющего какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Организационно-распорядительный документ– вид письменного доку­мента, в котором фиксируют решение административных и организаци­онных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспе­чения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, пред­приятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Организация работы с документами– организация документооборота, хра­нения и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Оригинал документа– первый, подлинный экземпляр документа.

Отметка о поступлении документа– отметка, проставляемая на ниж­нем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Оферта– письменное предложение о заключении контракта на опреде­ленных условиях.

Официальный документ– документ, созданный юридическим или физи­ческим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов, ус­тановленных правилами документирования.

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с ус­тановленными правилами.

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и обстоятельст­вах жизни гражданина.

Печать– элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостове­ряющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства – документы (акты, контракты, письма делово­го или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Подлинник (официального)документа – первый или единичный эк­земпляр официального документа.

Подлинный документ– документ, сведения об авторе, времени и мес­те создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подпись– реквизит документа, представляющий собой собственно­ручную роспись полномочного должностного лица.

Пользователь информации– субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Правила документирования– требования и нормы, устанавливающие порядок документирования.

Право подписи– полномочие должностного лица на подписание доку­ментов.

Приказ– правовой акт, издаваемый руководителем в целях разреше­ния производственных задач.

Проект документа– предварительный, неподписанный вариант доку­мента, предназначенный для рассмотрения.

Протокол– документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и приня­тия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллегиальных органов.

Распоряжение– правовой акт, издаваемый для разрешения оператив­ных вопросов.

Реестр– перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве.

Регистрация документов– запись учетных данных о документе по ус­тановленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа– цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое доку­менту при его регистрации.

 Резолюция документа– реквизит, состоящий из надписи на докумен­те, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Реквизит документа– обязательный элемент оформления официально­го документа.

Рекламация– письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работе.

Решение – документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

Сканер– устройство ввода в ПК, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

Служба делопроизводства– секретариат, канцелярия, управление де­лами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и другие под­разделения, основной функцией которых является работа с документами.

Служебный документ – официальный документ, используемый в те­кущей деятельности организации.

Служебная записка– документ, адресованный руководству предпри­ятия или структурного подразделения (реже – вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо производственного вопроса с выво­дами, просьбами и предложениями.

Сопроводительное письмо– письмо, указывающее на факт отправки приложенных к письму документов или материальных ценностей.

Справка– документ, содержащий описание и/или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Срок исполнения документа– срок, установленный нормативно-правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией..

Тайна переписки– конституционное право, обеспечивающее непри­косновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных перегово­ров и др. сообщений, запрет на вскрытие, знакомство и оглашение со­держания корреспонденции (сообщения).

Тезисы– краткое изложение текста документа или выступления.

Текстовый редактор (процессор)– программное изделие, дающее ши­рокий спектр возможностей для создания документов и работы с ними (Word, Лексикон и т.д.).

Товарный знак– условное обозначение, зарегистрированное государ­ством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и фи­зических лиц от однородных товаров других.

Трафаретный документ– документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содер­жание.

Трудовой договор– документ, фиксирующий соглашение работника и работодателя об установлении трудовых отношений и условий их регули­рования.

Трудовой кодекс РФ– свод законов о труде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.

Указатель – систематизированноеперечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Факсимиле –1) воспроизведение техническими средствами копии оригинала; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить под­пись на документах.

Файл– совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

Физическое лицо– гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений.

Фирма– предприятие, компания, организация в производственной, торговой, транспортной, банковской и других сферах, обладающая пра­вами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дела – группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Формуляр-образец– модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты

Экспертиза ценности документов– отбор документов на государствен­ное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Экспертная комиссия (ЭК)– комиссия, состоящая из квалифициро­ванных работников, созданная для проведения ежегодного отбора доку­ментов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Электронный документ– документ, в котором информация представ­лена в электронной форме, с реквизитами, необходимыми для признания его действительным (наименование организации, дата, регистрационный номер, должность и фамилия лица, подписавшего документ, электронная цифровая подпись).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП)– реквизит электронного доку­мента, защищенный от подделки, полученный в результате криптографи­ческого преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП, позволяющий установить отсутствие утраты, искажения или поддел­ки информации, содержащейся в электронном документе, а также облада­теля электронной цифровой подписи.

Юридическое лицо– предприятие или организация, выступающая в качестве носителя прав и обязанностей.

Юридическая сила документа– свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Образцы документов

Образец оформления приказа

(с угловым расположением реквизитов)

          Герб РФ

Наименование организации

           ПРИКАЗ

от ________№ ___________

   Дата

_________________________

Место издания документа

О внесении изменений

в должностную инструкцию

___________________________

  Наименование категории

    работников отдела

В связи с _________________________________________________

Основание

_______________________________________________________________________________________

ПРИКАЗЫВАЮ:

Внести в должностную инструкцию __________________________

_________________________________________________________

(Наименование категории работников отдела)

следующие изменения:

1.________________________________________________________

2. _______________________________________________________

3. _______________________________________________________

Должность руководителя                   Подпись                                         Инициалы, фамилия    

Визы согласования (на оборотной стороне листа)