Основные свойства формы и особенностей их использования

Линия. Размещение в форме линии для отделения логически связанных данных

Прямоугольник. Размещение в форме прямоугольника для группировки элементов управления или выделения логически связанных данных.

Список

Рисунок. Размещение в форме рисунка, не являющегося объектом

OLE – протокол, позволяющий создавать составные документы, которые включают в себя документы, вязанные с другими приложениями (документы Word, Excel, рисунки, видеоролики и др.)

Объекты OLE могут быть внедрены в документ и связаны с ним.

Формы могут быть однотабличными и многотабличными.

Рассмотри пример создания однотабличной формы.

Однотабличные формы создаются для подчиненных таблиц!

На вкладке Создание нажмите кнопку Мастер форм . В окне Создание форм выберите подчиненную таблицу Заказы. Переместите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля формы. Затем выберите макет формы в один столбец и имя формы Заказы. Форма создана.

Так как поля Код продукта и Код клиенты были созданы в таблице Заказы в виде полей со списком. В форме они тоже будут в виде поля со списком. Но при заполнении формы это не очень удобно, так как надо помнить коды всех клиентов и продуктов. Для удобства заполнения можно заменить эти поля на поляНаименование и Название из таблиц Клиенты и Продукты.

Для этого надо открыть форму Заказы в режиме Конструктор и удалить поле Код продукта из области данных целиком вместе с его именем. Далее нажмите кнопку Элементы управления на вкладке Конструктор и нажмите на панели элементов кнопку Поле со списком .. Подведите указатель мыши на то место, где было удаленное поле и щелкните левой кнопкой мыши. Если на панели элементов была нажата кнопкаИспользовать мастера, то появится окно Создание полей со списком (Если это окно не появилось, отмените операцию, нажмите кнопку Использовать мастера и сделайте поле со списком еще раз).

В окне мастера выберите переключатель Объект «поле со списком» получит значения из другой таблицы или запроса. В следующем окне выберите главную таблицу Продукты. Переместите в пункт Выбранные поля поле Название, задайте порядок сортировки, задайте ширину столбцов, флажокСкрыть ключевой столбец не снимайте. В следующем окне поставьте переключательСохранить в поле и выберите из списка удаленное поле Код продукта. Затем задайте подпись поля со списком Название продукта и нажмите Готово.

Разместите полученное поле на уровне остальных полей. Теперь при заполнении формы Заказы названия продуктов можно выбрать из раскрывающегося списка, но в таблицу Заказы будут занесены коды этих продуктов.

Аналогичную операцию проведите с полем Код клиента, заменив его на поле Наименование из таблицы Клиенты.

Для главных таблиц (Клиенты и Продукты) должны быть созданы многотабличные формы. Рассмотрим пример создания многотабличной формы при создании формы Клиенты.

Нажмите кнопку Мастер форм на вкладке Создание. В окне Создание форм сначала выберите главную таблицу Клиенты, из нее добавьте в список Выбранные поля все поля, затем здесь же выберите подчиненную ей таблицу Заказы и выберите из нее все поля, кроме повторяющегося внешнего ключа связи Код клиента, нажмитеДалее. Выберите вид представления данных: сначала главная таблица (Клиенты), потом подчиненная (Заказы). Оставьте переключатель Подчиненные формы (можно поставить переключатель Связанные формы – это другой вид представления данных в многотабличной форме). Внешний вид подчиненной формы выберите ленточный. Задайте имена главной и подчиненной форм (их можно оставить без изменения). Закройте мастер форм.

Откройте форму Клиенты, отредактируйте ее, если это необходимо, в режиме Конструктор. Теперь для каждого клиента в подчиненной форме будут отображаться только его заказы.

Аналогично создайте многотабличные формы для всех главных таблиц (у которых имеется тип связи 1).

После создания всех форм заполните таблицы данными через формы.

Важно: Сначала заполняются данными главные таблицы (Клиенты и Продукты) и только после этого подчиненные (Заказы)!

Создание запросов

Запрос – это вопрос, на который база данных должна предоставить имеющуюся информацию в неизменном или обработанном виде. В общем случае, результат выполнения запроса представляется в виде таблицы. Таким образом, создание запроса сводится к созданию макета таблицы, в котором указывается, откуда брать данные и что с этими данными делать. Источником данных для запроса могут служить таблицы и уже имеющиеся запросы.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

· Выбрать записи, удовлетворяющие условиям отбора;

· Включить в результирующую таблицу запроса заданные пользователем поля;

· Произвести вычисления в каждой из полученных записей;

· Сгруппировать записи с одинаковыми значениями в одном или нескольких полях в одну запись с одновременным выполнением над другими полями групповых операций;

· Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей;

· Создать новую таблицу базы данных, используя данные из существующих таблиц;

· Удалить выбранное подмножество записей из таблицы базы данных;

· Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу.

Существует несколько видов запросов:

· Запросы на выборку – данные выбираются из взаимосвязанных таблиц и других запросов. Результат запроса существует во временной таблице до закрытия запроса.

- запросы с группировкой;

- запросы с условием;

- запросы с вычисляемым полем;

- запросы с параметром;

- перекрестные запросы.

· Запросы на создание таблиц – данные выбираются из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате создаются постоянные таблицы.

· Запросы на модификацию данных – служат для коррекции данных в таблицах.

- запросы на обновление данных;

- запросы на удаление данных;

- запросы на добавление данных.

Основы разработки запросов

Запрос лучше создавать в режиме конструктора, так как в этом случае разработчик получает полный контроль над процессом создания. Для выполнения необходимых действий при создании запроса используются команды меню или панель инструментов Конструктор запросов. Эта панель открывается, когда создаётся новый запрос в режиме конструктора или открывается для редактирования существующий запрос.

Создание запроса в режиме конструктора:

1) На вкладке Создание выбрать Конструктор запросов.

2) В появившемся окне выделить те таблицы или запросы, которые будут служить источником данных для создаваемого запроса, затем щелкнуть по кнопкеДобавить и Закрыть.

3) Появится окно, в верхней части которого будут изображены выбранные источники данных, а в нижней – бланк запроса с незаполненными полями.

В окне конструктора запроса отображаются выбранные источники данных со списком полей и связями между ними. Первая строка в списке полей, состоящая из одной звёздочки, обозначает всё множество полей данного источника.

Каждый столбец бланка относится к одному полю запроса. Поля могут использоваться для включения в запрос поля источника данных, для задания сортировки, для задания условий отбора записей, а также для выполнения вычислений.

Если при создании запроса будут использоваться групповые операции, то необходимо в бланк запроса добавить поле Групповая операция с помощью кнопки Итоги (Σ).

К групповым операциям относятся:

· группировка – объединение одноименных записей в одну;

· sum - суммирование;

· avg - среднее значение;

· min - минимальное значение;

· max - максимальное значение;

· count - количество элементов в столбце;

· StDev - среднеквадратическое отклонение;

· var - дисперсия;

· first - первый элемент;

· last - последний элемент;

· выражение – указывает, что поле вычисляемое;

· условие – указывает на логическое выражение.

При заполнении бланка запроса:

в строку Поле включаются имена используемых в запросе полей;

в строку Имя таблицы включаются имена таблиц, содержащих данные поля;

в строке Групповая операция выбирается из списка соответствующая групповая операция;

в строке Сортировка выбирается порядок сортировки записей результата;

в строке Вывод на экран устанавливаются флажки для полей, которые должны быть включены в результирующую таблицу;

в строке Условие отбора задаются условия отбора записей;

в строкеИли задаются дополнительные условия отбора записей.

В запрос не следует включать все поля выбранных таблиц. Добавить нужные поля в бланк запроса можно путем перетаскивания их имен из списка, находящегося в верхней части окна конструктора в строку Поле бланка. Другой способ – двойной щелчок на имени поля. Еще один способ – выбрать имена полей в раскрывающемся списке в строке Поле (в этом случае сначала выбирается имя таблицы!).

Для удаления поля из бланка запроса следует маркировать колонку, в которой оно находится, и нажать клавишу Del или активизировать в меню Правка командуУдалитьстолбцы.