Создание баз данных на примере БД «Заказы»

Откройте MS Access: Пуск/Всепрограммы/Microsoft Office/Microsoft Access.

В левой части окна выберите пунктСоздать, в центре Новая база данных, справа в качестве имени файла введите свою фамилию и нажмите Создать. Окно, которое откроется после этого, называется окном базы данных. Если откроется окно с именем Таблица1, его надо закрыть.

Для создания макета таблицы надо на вкладке Создание выберите пункт Конструктор таблиц. Откроется окно конструктора таблиц, в котором надо ввести имена полей таблицы и их типы данных (выбрать самостоятельно).

Важно: Сначала создаются главные таблицы, и только потом подчинённые!

После задания имен полей таблицы необходимо задать первичный ключ. Для этого надо выделить поле (поля), которое будет являться первичным ключом, и нажать кнопку Ключевое поле на вкладке Конструктор.

После этого таблицу надо сохранить. При нажатии кнопки закрыть появится окно сохранения таблицы, в котором по умолчанию предлагается имя Таблица1. Удалите это имя и введите нужное (например, Продукты).

После создания макета главной таблицы (таблиц) создайте макет подчиненной таблицы (Заказы). Он отличается от макетов главных таблиц тем, что тип поля, которые являются внешними ключами связи (Код клиента и Код продукта) должны быть полем со списком с данными из другой таблицы (1-го типа).

Для этого в таблице Заказы в поле Код продукта в столбце Тип данных выберите Мастер подстановок. Откроется окно Создание подстановки. В этом окне надо выбрать  переключатель и нажатьДалее.

Следующим шагом выбирается таблица, из которой будут браться значения для списка. Выберите Продукты.

Из списка Доступные поля перенесите в Выбранные поля поле Код продукта.

В следующих окнах задайте порядок сортировки и ширину столбца, имя поля оставьте Код продукта. При предложении Access создать связи между таблицами нажмите ОК.

Поле со списком с фиксированным набором значений (2-го типа) создается аналогично, например, для поля Сорт, только выбирается 2-й переключательБудет введен фиксированный набор значений. Введите значения поля в 1 столбец (!) (например, 1, 2, 3, высший), далее по инструкции.

После создания всех таблиц необходимо установить связи между ними. Для этого на вкладке Работа с базами данных нажмите Схема данных. Откроется окно Схема данных.

В него надо добавить все имеющиеся таблицы (выделив таблицы в окне Добавление таблицы и нажать ОК). При создании поля со списком 1-го типа Access предварительно определяет связи между таблицами, и они отображаются на схеме данных тонкой линией. Чтобы их доопределить, надо щелкнуть правой кнопкой мыши на связи и выбрать пункт контекстного менюИзменить связь. В открывшемся окне Изменение связи проверьте правильность связываний полей и поставьте все 3 флажка:

- Обеспечение целостности данных

- Каскадное обновление связанных полей

- Каскадное удаление связанных записей.

Если связь создана правильно, внизу появится тип отношения (один-ко-многим). Нажмите ОК.

В окне Схема данных связь отобразится в виде толстой линии с типом связи на концах линии. То же самой проделайте для всех связей между таблицами.

В результате схема данных Вашей БД должна полностью совпадать с Вашим проектом.

Если связи не были определены автоматически, их надо определить самостоятельно. Для этого добавьте все таблицы в схему данных, подхватите левой кнопкой мыши имя ключевого поля в главной таблице и перетащите на имя соответствующего поля в подчиненной таблице. Откроется окно Изменение связей, дальнейшие действия описаны выше.

Создание форм

Форма представляет собой объект базы данных Access, в котором разработчик размещает элементы управления, принимающие действия пользователей или служащие для ввода, отображения и изменения данных в полях.

Чаще всего формы создаются в следующих целях:

· ввод и редактирование данных;

· управление ходом выполнения приложения – в этом случае формы используются для запуска макросов;

· вывод сообщений – с помощью форм можно вывести на экран информацию, предупреждение или сообщение об ошибках.

Access предлагает 2 основных способа создания форм:

1. Конструктор форм. Этот способ позволяет разрабатывать собственные экранные формы с заданными свойствами для просмотра, ввода и редактирования данных.

2. Мастерформ. Позволяет достаточно быстро создать форму на основе выбранных для нее данных.