Вопрос 54 . Формы: назначение, средства создания, использования (MS Access).

Форма представляет собой средство для просмотра и ввода данных в базу. Смысл форм в том, чтобы предоставить пользователю возможность заполнения и просмотра только определенного количества полей.

Формы позволяют пользователю вводить данные в таблицы в удобном виде, без обращения к самим таблицам, а также выводить результаты запросов в красивом оформлении. В отличие от таблиц и запросов, которые лучше формировать в режиме Конструктора, формы удобно готовить с помощью средств автоматизации - Автоформы и Мастер форм.

Автоформы. Существует три вида автоформ: в столбец, ленточные и табличные. Автоформа «в столбец» отображает все поля одной записи. «Ленточная » автоформа отображает одновременно группу записей. Табличная форма ничем не отличается от таблицы, на которой она основана.

Для создания автоформы необходимо проделать следующие действия:

•   Открыть в окне «База данных» вкладку с формами, нажав в меню объектов кнопку Формы.

•   Нажать кнопку Создать и в открывшемся окне «Новая форма» выбрать тип автоформы и таблицу (или запрос), на которой она основывается. Нажать кнопку ОК.

Готовую форму можно листать, просматривая и изменяя записи. Для этого в нижней части формы есть специальная панель управления.

Создание форм с помощью Мастера. Мастер форм - более гибкое средство автоматизации создания форм по сравнению с Автоформами. В нем можно выбрать не только вид формы, но и задать набор полей и элементы оформления.

Вопрос 55 . Сортировка записей на экране: использование фильтра

Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить след-юю последовательность действий:

•   открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных.

•   в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду СОРТИРОВКА.

•   указать порядок по возрастанию(по убыв-ю)

Расширенный фильтр:

•   открыть табл. базы данных в режиме редактирования данных

•   в пункте меню ЗАПИСИ выбрать команду РАСШИРЕННЫЙ ФИЛЬТР.

•   в появившемся окне "Фильтр" в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей.

•   для каждого поля в строке бланка СОРТИРОВКА указать порядок сортировки.

•   при необходимости не только упорядочить записи в табл, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке УСЛОВИЕ ОТБОРА задать нужное условие.

•   в пункте меню ФИЛЬТР выбрать команду ПРИМЕНИТЬ ФИЛЬТР.

Вопрос 56 . Виды запросов. Порядок формирования запроса.

Объект Запрос предназначен для отбора, изменения и анализа данных. Запросы так же используются в качестве источника данных для форм и отчетов. Запросы позволяют вычислять итоговые значения и выводить их в компактном формате, подобном формату электронной таблицы, а так же выполнять вычисления над группами записей. Запросы можно создавать самостоятельно в режиме Конструктора и с помощью средства автоматизации – Мастера Запросов. Создание запросов в режиме Конструктора позволяет разработать его более детально. В MS Access можно создавать следующие типы запросов:

•   запрос на выборку;

•   запросы на изменение (запрос на обновление, удаление и добавление записей таблицы);

•   запрос с параметрами;

•   перекрестный запрос;

•   запросы SQL (запросы на объединение, запросы к серверу, управляющие запросы, подчиненные запросы).

Запрос на выборку. Запрос на выборку является наиболее распространенным, который осуществляет отбор данных из одной или нескольких таблиц в соответствии с заданными критериями. Для запросы на выборку следует проделать следующие действия:

•   Открыть в окне «База данных» вкладку с запросами, нажав меню объектов кнопку Запросы.

•   Выбрать средство Создание запроса в режиме Конструктора.

•   В появившимся окне «Добавление таблиц» выбрать таблицы, данные из которых должны выдаваться в результате выполнения запроса, с помощью кнопки Добавить.

•   В окне «Запрос» в строку Поле бланка запроса внести поля, на которые накладываются условия и/или значения которых необходимо отобразить в ответе на запрос, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей.

•   Если требуется упорядочить результирующие данные по значению определенного поля, для него в строке бланка Сортировка указать порядок сортировки.

•   В строке Условие отбора и последующих строках задать критерии отбора в виде конкретных значений или логических выражений. Для автоматизации создания логических выражений можно использовать Построитель выражений, вызываемый нажатием кнопки панели инструментов (волшебная палочка). В нижней левой области окна «Построитель выражений» следует выбрать группу Операторы, в нижней центральной – вид операторов, в нижней правой – название конкретного оператора. Если заданные для разных полей условия отбора записаны в одной строке, то они связываются логической операцией «И», а условия отбора, заданные в разных строках, условием «ИЛИ».

•   В строке Вывод на экран поставить маркеры для тех полей, значения которых необходимо вывести на экран.

•   Результат выполнения запроса можно предварительно рассмотреть, нажав кнопку «Режим таблицы».

•   Для выполнения запроса в пункте меню Запрос выбрать команду Запуск или нажать кнопку (воскл. знак).