Етапи проектування і розробки бази даних

Вступ

Бази даних - це сукупність структур, призначених для зберігання великих обсягів інформації і програмних модулів, що здійснюють управління даними, їх вибірку, сортування та інші подібні дії.

З базами даних нерозривно пов'язане таке поняття як СУБД. СУБД (система управління базами даних) - програма, яка управляє даними, здійснює зберігання, вилучення, пошук, редагування інформації збереженої в базі даних. СУБД поділяються на ієрархічні, мережеві і реляційні в залежності від даних які вони обробляють. Існують безліч різних СУБД: IMS, СЕТОР, ORACLE, CLIPPER, FOX PRO, ACCESS. В даній роботі ми розглянемо тільки MICROSOFT ACCESS. кадри база дані

Microsoft Access XP - професійна програма управління базами даних. З її допомогою можна накопичувати та систематизувати різноманітну інформацію, шукати і сортувати об'єкти згідно вибраним критеріям, конструювати зручні форми для введення даних і генерувати на підставі наявних записів чудово оформлені звіти. Access забезпечує одночасний доступ до даних десяткам користувачів.

Основними поняттями СУБД ACCESS є:

• Дані - систематизована і структурована-яким чином інформація. Існують три моделі даних: ієрархічна, мережева, реляційна. Ієрархічно структуровані дані складаються з декількох записів, одна з яких визначена як коренева. Прикладом ієрархічної моделі можуть служити дерева. Мережева модель подібна до ієрархічної, але є більш загальною моделлю, в тому сенсі, що між записами присутні зв'язку "багато до багатьох" і "багато до одного", а так само тут немає кореневого вузла, тобто будь-який запис може бути кореневою. Реляційна модель являє собою дані, впорядковані в таблиці, чаші всього двомірні;

• Моделі даних - подання даних і їх взаємозв'язків, що описують поняття проблемної середовища. Моделі даних використовуються як для концептуального, так і для логічного та фізичного представлення даних.

Access також надає в розпорядження користувача механізми роботи з базами даних різних форматів. Наприклад, можна прямо звертатися до баз даних dBASE, Paradox або Btrieve без конвертування їх у формат, використовуваний Access. До складу пакету Access також входить мову Access Basic (вбудований діалект мови Visual Basic), що дає можливість формування спеціалізованих систем управління базами даних.

Компоненти системи даних

Система управління базами даних (СКБД) - це набір програм, використовуваних для визначення, адміністрування та обробки баз даних та пов'язаних з ними додатків. База даних, керована такою системою, є, по суті, структурою, яку створюють, щоб зберігати в ній потрібні дані. А СУБД - це інструмент, використовуваний для створення цієї структури і роботи з даними, які в ній зберігаються.

Бази даних складаються з чотирьох основних компонентів: Даних користувача, метаданих, індексів і метаданих додатків.

Дані користувачів представляються у вигляді відносин - двовимірних таблиць даних. Стовпці таблиці містять поля, або атрибути, а рядки містять записи про конкретні об'єкти ділового світу.

База даних складається як з даних, так і з метаданих. Метадані - це дані, які є описом структури даних, що знаходяться всередині бази. Знаючи, як розташовані дані, можна їх отримати. Так як опис структури бази даних знаходиться в самій базі, то вона є самоопісательной. База даних є інтегрованою, бо містить у собі не тільки елементи даних, але і існуючі між ними взаємозв'язки. У базі даних метадані зберігаються в області, яка називається словник даних. Він описує таблиці, стовпці, індекси, обмеження та інші компоненти, з яких складається база даних.

Індекси, які зберігаються в базі даних, покликані поліпшити її продуктивність і доступність. Метадані додатків описують структуру і формат користувальницьких форм, звітів, запитів і інших компонентів додатків.

В Access повною мірою реалізовано управління реляційними базами даних. Система підтримує первинні та зовнішні ключі і забезпечує цілісність даних на рівні ядра (що запобігає несумісні операції оновлення або видалення даних). Крім того, таблиці в Access забезпечені засобами перевірки допустимості даних, що запобігають некоректний введення незалежно від того, як він здійснюється, а кожне поле таблиці має свій формат і стандартні описи, що істотно полегшує введення даних. Access підтримує всі необхідні типи полів, у тому числі текстовий, числовий, лічильник, грошовий, дата / час, MEMO, логічний, гіперпосилання і поля об'єктів OLE. Якщо в процесі спеціальної обробки в полях не виявляється ніяких значень, система забезпечує повну підтримку порожніх значень. Реляційна обробка даних в Access за рахунок гнучкої архітектури системи здатна задовольнити будь-які потреби. При цьому Access може використовуватися як автономна СУБД в режимі файл-сервера або клієнтського компонента таких продуктів, як SQL Server.

Етапи проектування і розробки бази даних

Основна мета системи управління базами даних полягає в тому, щоб запропонувати користувачеві абстрактне уявлення даних, приховавши конкретні особливості зберігання та управління ними. Отже, відправною точкою при проектуванні БД має бути загальний опис інформаційних потреб користувачів, які повинні знайти своє відображення в створюваній базі даних.

Перш ніж створювати таблиці, форми та інші об'єкти необхідно задати структуру бази даних. Хороша структура бази даних є основою для створення адекватної вимогам, ефективної бази даних.

Етапи проектування бази даних:

• Визначте мету створення бази даних, основні її функції та інформацію, яку вона повинна містити. База даних має відповідати вимогам тих, хто безпосередньо з нею працювати. Для цього потрібно визначити теми, які повинна покривати база даних, звіти, які вона має видавати, проаналізувати форми, що у даний момент використовуються для запису даних, порівняти створювану базу даних із добре спроектованою, подібною їй базою.

• Розробити на папері структуру таблиць, які повинна містити база даних. При проектуванні таблиць, рекомендується керуватися наступними основними принципами: інформація в таблиці не повинна дублюватися. Не повинно бути повторень і між таблицями. Коли певна інформація зберігається лише в одній таблиці, то і змінювати її доведеться лише в одному місці. Це робить роботу ефективнішою, а також виключає можливість розбіжності інформації в різних таблицях. Наприклад, в одній таблиці мають міститися адреси й телефони клієнтів.

• Кожна таблиця повинна містити інформацію лише на одну тему. Дані на кожну тему опрацьовуються набагато легше, якщо вони утримуються в незалежних одна від іншої таблицях. Наприклад, адреси та замовлення клієнтів зберігаються в різних таблицях, з тим, щоб у разі вилучення замовлення інформація про клієнта залишилася в базі даних.

Визначити необхідні в таблиці поля. Кожна таблиця містить інформацію на окрему тему, а кожне поле в таблиці містить окремі дані по темі таблиці. Наприклад, у таблиці з даними про клієнта можуть бути поля з назвою компанії, адресою, містом, країною і номером телефону. Під час розробки полів для кожної таблиці необхідно пам'ятати: кожне поле має бути пов'язане з темою таблиці.

• Не рекомендується включати до таблиці дані, що є результатом виразу. У таблиці має бути вся необхідна інформація. Інформацію варто розбивати на найменші логічні одиниці (наприклад, поля "Ім'я" і "Прізвище", а не загальне поле "Ім'я").

• Задати ключове поле. Для того щоб Microsoft Access міг зв'язати дані з різних таблиць, наприклад дані про клієнта і його замовлення, кожна таблиця повинна містити поле чи набір полів, які будуть задавати індивідуальне значення кожного запису в таблиці. Таке поле чи набір полів називають основним ключем.

• Визначити зв'язки між таблицями. Після розподілу даних по таблицях і визначення ключових полів необхідно вибрати схему для зв'язку даних у різних таблицях. Для цього потрібно визначити зв'язки між таблицями.

• Ще раз переглянути структуру бази даних і виявити можливі недоліки. Бажано це зробити на даному етапі, поки таблиці не заповнені даними.

• Додати дані і створіть інші об'єкти бази даних. Якщо структури таблиць відповідають поставленим вимогам, то можна вводити всі дані. Потім можна створювати будь-які запити, форми, звіти, макроси і модулі.

• Використовувати засоби аналізу в Microsoft Access. У Microsoft Access існує два інструменти для вдосконалення структури баз даних. Майстер аналізу таблиць досліджує таблицю, в разі потреби пропонує нову її структуру та зв'язки, а також переробляє її. Аналізатор швидкодії досліджує всю базу даних, дає рекомендації щодо її поліпшення, а також здійснює їх.

У Microsoft Access підтримуються два способи створення бази даних. Є можливість створити порожню базу даних, а потім додати в неї таблиці, форми, звіти й інші об'єкти. Такий спосіб є найбільш гнучким, але вимагає окремого визначення кожного елемента бази даних. Є також можливість відразу створити за допомогою майстра базу даних певного типу з усіма необхідними таблицями, формами і звітами. Це найпростіший спосіб початкового створення бази даних. В обох випадках залишиться можливість у будь-який час змінити і розширити створену базу даних.

Є дві стратегії розробки баз даних: зверху вниз і знизу вгору. Розробка зверху вниз йде від загального до приватного. Вона починається з вивчення стратегічних цілей організації, способів, за допомогою яких ці цілі можуть бути досягнуті. Відштовхуючись від цієї загальної моделі, розробники рухаються «вниз», до все більш докладним описам і моделям.

При розробці знизу вгору рівень абстракції змінюється в зворотному напрямку: вихідним пунктом є необхідність у конкретній системі.

На практиці вважається найбільш раціональним поєднання обох підходів.