Раздел 5. Способы документирования

Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования используется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование

Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – отражает результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Также есть документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой

Фотокино–видеодокументирование

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом и отражающий события в динамике, движении.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются.

Документы на машинных носителях

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

Материальные носители информации

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Вывод: Таким образом, документирование – это запись информации на различных носителях, которые используются человеком для создания документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение следует подчеркнуть, что любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в использовании. Таким образом, документ – появился для того, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку. Он используется в различных областях деятельности, отраслях знаний и сферах жизни. Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.

Таким образом, передача документированной информации связана с физическими характеристиками её материального носителя. Наиболее распространённый в настоящее время материальный носитель документированной информации – бумага, которая обладает относительной дешевизной и доступностью, но в тоже время бумага является горючим материалом. Проблема долговечности и экономической эффективности материальных носителей информации особенно остро встала с появлением аудиовизуальных и машиночитаемых документов, также подверженных старению и требующих особых условий хранения. Для магнитных носителей характерна высокая чувствительность к внешним электромагнитным воздействиям, но в тоже время оптические носители более долговечны.

Следовательно, следует подчеркнуть, что любой вид материального носителя информации имеет свои достоинства и недостатки. Способы документирования информации и формы передачи информации модернизируются, становятся всё более удобными в использовании.

Список используемой литературы:

1. Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов".

2. Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 18 января 2007г. №19" Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук".

3. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов ".6. Журнал "Делопроизводство", 2007 № 4, 6, 8.

4. Поисковая система "Консультант +".8. Информационно-правовое обеспечение "Гарант".

5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев и др./ Сост. М.Т. Лихачев. – М.: Экономика, 2005.

6. Н.Н. Кушнаренко, Документоведение: Учебник.: 6-е изд. стер. – К..: Знания 2007. -459 с. - (Высшее образование XXI века).

7. Н.С. Ларьков, Документоведение, Глава 6: Материальные носители документированной информации.

8. Панфилова, Т.А., Кондратьева Т.Н. Документоведение и делопроизводство. - Тюмень: Издательство ТюмГУ, 2005