Раздел 1. Документ как материальный носитель информации

Министерство образования Республики Коми

Государственное автономное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Республики Коми

«Сыктывкарский колледж сервиса и связи»

(ГАОУ СПО РК «СКСиС»)

Специальность Документационное обеспечение управления и архивоведение

КУРСОВАЯ РАБОТА

Дисциплина:            Документационное обеспечение управления

Тема: «Способы документирования»

Министерство образования Республики Коми

Государственное автономное образовательное учреждение

 среднего профессионального образования Республики Коми

«Сыктывкарский колледж сервиса и связи»

(ГАОУ СПО РК «СКСиС»)

Специальность:       Документационное обеспечение управления и архивоведение

ЗАДАНИЕ

для курсовой работы студенту группы Д-3-10

Богусоновой Ирины Алексеевны

Тема задания: «Способы документирования»

При выполнении курсовой работы на указанную тему должны быть представлены:

Введение

Основная часть

Заключение

Список использованных источников и литературы

Приложения

Введение

    В настоящее время проблема понятия и предмета документа продолжает обсуждаться.

    Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали информация и документ, различное толкование и понимание этих терминов в специальной литературе потребовали закрепления этих понятий в ГОСТах и законодательных актов.

Понятие "документ" теснейшим образом связано с понятием "информация", т.к. документ является её основным носителем.

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документ (от лат. documentum — образец, свидетельство, доказательство, любой материальный объект) — облеченный в письменную форму акт, удостоверяющий наличие фактов определенного значения.

Официальная формулировка в законодательстве РФ: документ — материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, имеющий реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения.

В узком смысле, документ — деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-то. Так, в праве под документом понимают письменный акт, составленный в предусмотренной законом форме и удостоверяющий факты юридического значения (рождение лица, получение образования, трудовой стаж).

Слово - "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.

    К информации, помимо достоверности и точности, предъявляется два очень жестких требования, т.е  она должна быть своевременной и достаточной для принятия наилучшего решения. В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Это связанно с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, магазинов и других обслуживающих организаций. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ. Поэтому организации работы с документами и ее носителям в экономически развитых странах уделяется большое внимание.

В середине ХХ века в связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), которые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации.

Целью курсовой работы является упорядочение информации связанной с новейшими способами документирования.

Предметом исследования являются способы документирования.

Объектом исследования обозначены механические способы документирования.

Для решения этих проблем необходимо решить следующие задачи:

1. Установить требования к документу как материальному носителю информации.

2. Определить влияние типа носителей информации на долговечность и стоимость документа.

3. Установить  виды современных материальных носителей информации, дав им характеристику,  показать преимущество использования каждого из видов, выявить их недостатки, установить современные способы документирования.

Разделы курсовой работы:

Раздел 1. Документ как материальный носитель информации

Раздел 2. Влияние типа носителя информации на долговечность и стоимость документа

Раздел 3. Новые носители информации

Раздел 4. Характеристика современных носителей информации.

Раздел 5. Способы документирования

Раздел 1. Документ как материальный носитель информации

    Документ – появился, прежде всего, для того, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку.

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником.

    По мнению специалистов – документоведов  документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

    Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

Чрезвычайно важна для управленческой деятельности юридическая сила документов, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.

Все формы управленческой деятельности находят отражение в соответствующих документах, которые выступают способом и средством реализации возложенных на аппарат управления функций.

Однако, и термин "документ", также как и термин "информация", неоднозначен и прошёл свой путь развития.

Вывод: Таким образом, документ – появился для того, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку. Он используется в различных областях деятельности, отраслях знаний и сферах жизни. Все ранние документы, дошедшие до нашего времени, представляют огромную научно-историческую ценность как культурное наследие. С их помощью становится возможным больше узнать о жизни древних народов и цивилизаций.