Порядок проведения инвентаризации основных средств и отражения в учете ее результатов.

Проведение инвентаризации основных средств осуществляется в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом МФ РФ от 13.06.1995 г. № 49, которые должны применяться с учетом постановления Госкомстата России от 18.08.1998 г. № 88.

Инвентаризация основных средств осуществляется комиссией при обязательном участии материально ответственных лиц. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, техники, экономисты и т. д.) До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица должна быть получена расписка в том, что все ценности им оприходованы, а документы сданы в бухгалтерию. Инвентаризация основных средств заключается в проверке их фактического наличия в натуре по местам нахождения или эксплуатации. Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в 3 года, а библиотечного фонда – один раз в 5 лет.

Перед проведением инвентаризации рекомендуется проверить:

124 наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

125 наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

126 наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение.

При отсутствии документов комиссии необходимо обеспечить их получение или оформление. При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации. Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природопользования, находящиеся в собственности организации.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения по этим объектам.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции или переоборудованию и вследствие этого изменилось прямое его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д. Однотипные предметы хозяйственного инвентаря и инструменты одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях приводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организации (находящиеся в дальних рейсах автомашины, морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т. п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. п.).

Для отражения фактического наличия основных средств в местах нахождения и на всех этапах их движения в организации применяется «Инвентаризационная опись основных средств» по форме № ИНВ-1.

Инвентаризационная опись составляется в двух экземплярах отдельно по каждому месту нахождения основных средств и материально ответственному лицу. Инвентаризационная опись подписывается членами комиссии и лицом, ответственным за сохранность основных средств. Один экземпляр передается в бухгалтерию, а второй остается у материально ответственного лица.

На основные средства, принятые в аренду, опись составляется в трех экземплярах отдельно по каждому арендодателю с указанием срока аренды. Один экземпляр инвентаризационной описи высылают в адрес арендодателя.

В бухгалтерии данные инвентаризационных ведомостей сопоставляют с данными бухгалтерского аналитического учета основных средств и по результатам сопоставления в случае выявления расхождений составляют сличительную ведомость по форме № ИНВ-18.

Сличительная ведомость составляется в двух экземплярах бухгалтером, один из которых хранится в бухгалтерии, второй передается материально ответственному лицу. При выявлении излишков или недостач объектов основных средств материально ответственные лица должны дать им соответствующие объяснения.

Результаты инвентаризации подлежат отражению на счетах бухгалтерского учета в том месяце, в котором была закончена инвентаризация, в соответствии с правилами, установленными Федеральным законом «О бухгалтерском учете». Выявленные при инвентаризации ранее не учтенные основные средства должны приниматься к бухгалтерскому учету по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации и относиться на увеличение финансовых результатов как прочие доходы организации. При этом на счетах бухгалтерского учета делается запись:

Дебет сч. 01 «Основные средства»

Кредит сч. 91-1 «Прочие доходы».

Выявленная при инвентаризации недостача основных средств рассматривается как их выбытие и отражается в учете следующими записями:

Дебет сч. 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств»

Кредит сч. 01 «Основные средства»

– списывается первоначальная стоимость недостающего объекта основных средств;

Дебет сч. 02 «Амортизация основных средств»

Кредит сч. 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств»

– списывается сумма амортизации, начисленной по этому объекту к моменту инвентаризации;

Дебет сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

Кредит 01 «Основные средства», субсчет «Выбытие основных средств»

– списывается остаточная стоимость недостающего объекта основных средств.

Если установлено, что виновником недостачи является материально ответственное лицо, то недостача списывается на виновника. Недостача возмещается виновником в размере рыночной стоимости объекта основных средств и отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»

– на остаточную стоимость недостающего объекта основных средств;

Дебет сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

Кредит сч. 98 «Доходы будущих периодов»

– на разницу между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта основных средств;

Дебет сч. 50 «Касса»

Кредит сч. 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба»

– на сумму внесенную виновником в кассу в возмещение недостачи;

Дебет сч. 98 «Доходы будущих периодов»

Кредит сч. 91-1 «Прочие доходы»

– на разницу между рыночной стоимостью и остаточной стоимостью недостающего объекта основных средств.

Если виновник недостачи основных средств не установлен или суд отказал во взыскании недостачи с виновника, то убытки от недостачи списываются на уменьшение финансовых результатов в составе прочих расходов организации записью:

Дебет сч. 91-2 «Прочие расходы»

Кредит сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».