Типичные ошибки, возникающие при обработке электронных таблиц

Большое количество ошибок пользователи допускают при наборе функций. Необходимо помнить о том, что каждая функция имеет строгий синтаксис, строго определенные тип и порядок аргументов и т.п. (имя функции, скобки, адреса ячеек, запятые и т.п.).

Наиболее типичные сообщения об ошибках:

#ИМЯ? – Excel не может понять, какое имя или адрес используется в формуле. Обычно такая ошибка возникает в том случае, когда вместо латинских букв в адресах ячеек пишут русские или в имени функции вместо русских букв – латинские.

#ЗНАЧ! – в качестве аргумента вместо числа или даты стоит текст.

#ДЕЛ/0! – деление на 0.

#ЧИСЛО! – попытка извлечения корня из отрицательного числа, или же результат слишком мал (велик) и не может быть представлен в Excel.

#ССЫЛКА! – ячейка, к которой обращается формула, была удалена или имеет место ссылка по несуществующему адресу.

######## – ширина ячейки меньше размера данных в ячейке.

Пример 1.1.Заполните ведомость для начисления заработной платы для сотрудников некоторой фирмы. Необходимо учесть отчисления в Пенсионный фонд (1%) и Подоходный налог (13%).

Таблица 1.

Решение. Скопируйте таблицу на лист Excel. В ячейки В10 и В11 введите процентные ставки отчислений в Пенсионный фонд и размер подоходного налога. В ячейку С2 введите формулу=В2*В10 и для адреса В10 установите абсолютную ссылку нажатием клавиши F4, т.к. процент отчислений в ПФ одинаков для всех (рис. 3). После нажатия клавиши Enter или зеленой галочки левее строки формул в ячейке отобразится результат вычислений, т.е. число 40, а в строке формул – введенная формула. Далее необходимо полученную формулу скопировать в другие ячейки столбца С маркером автозаполнения или двойным щелчком в правом нижнем углу ячейки.

Рис.3 Компьютерная модель примера и его решение

Аналогичным образом рассчитайте столбец D. Формула в ячейке D2 будет иметь вид: =В2*$В$11.Столбец «К выдаче» рассчитаем по формуле: =В2-С2-D2. В ячейке F8 найдите сумму ячеек F2:F7, для этого можно воспользоваться функцией Сумма(), кнопка которой вынесена на Панель инструментов(Рис.1.).

Пример 1.2. Вычислите процент от общего числа проданного товара для каждого района, используя абсолютный адрес ячейки. Постройте столбчатую диаграмму по первому и последнему столбцу.

Таблица 2.

Решение. Скопируйте таблицу на лист Excel.

Рис.4. Решение примера 1.2.

Рассчитайте столбец «Всего» как сумму значений за июнь, июль, август по каждому району: в ячейке Е2 формула примет вид: =СУММ(В2:D2). Скопируйте формулу из ячейки Е2 в ячейки Е3:Е5. Затем найдите сумму по каждому столбцу в строке «Итого»: в ячейке Е6 формула примет вид: =СУММ(Е2:Е5).В столбце Fнеобходимо найти долю проданного товара каждым районом от общего объема продаж. Так как общий объем продаж будет одинаковым для каждого района, необходимо нажатием клавиши F4установить абсолютную ссылку для ячейки Е6 (на рис. 4 в строке формул).

Для построения диаграммы выделите районы города и, удерживая нажатой клавишу Ctrl, данные последнего столбца. Вызовите пункт меню Вставка / Диаграммы / Гистограмма / Объемная гистограмма. Общий вид диаграммы приведен на рисунке.

Рис.5. Решение примера 1.2.