Стратегії поведінки під час ділової бесіди

Ділова бесіда – це цілеспрямоване спілкування з передбачуваним або попередньо запланованим результатом (пр. прийняття плану дій із діловим партнером, співбесіда з роботодавцем).

Аби досягти успіху під час бесіди треба:

1. Ретельно готуватися до бесіди;

2. Бути уважним і тактовним до співрозмовника;

3. Постійно стимулювати у співрозмовника зацікавленість розмовою;

4. Вміти слухати співбесідника, враховувати його погляди, думки і докази;

5. Стежити за реакцією партнера й відповідно корегувати свої дії;

6. Висловлювати свої думки точно, логічно, переконливо;

7. Створювати атмосферу довіри, щоби привернути до себе співрозмовника.

Щоб бесіда була ефективною, не можна:

1. Перебивати співрозмовника;

2. Різко прискорювати темп бесіди;

3. Негативно оцінювати особистість співрозмовника;

4. Підкреслювати відмінність між особою та співрозмовником;

5. Зменшувати дистанцію;

Зазвичай бесіда складається з таких етапів:

1. Визначення місця й часу зустрічі;

2. Обмін думками та пропозиціями;

3. Закінчення бесіди;

Під час бесіди слід триматися скромно, але впевнено. Не варто розмовляти уривчасто, ви маєте бути спокійним, чемним, щоби створити психологічно сприятливу атмосферу довіри, доброзичливості.

Приготування усного фахового виступу

Якщо у вас немає досвіду лектора, напишіть повний текст виступу й кілька разів прочитайте його. Після такої попередньої підготовки заглядатимете в рукопис лише вряди-годи.
Виберіть тему й пристосуйте свій виступ до категорії слухачів, перед якими вам доведеться говорити.
Вчасно дізнайтеся про їх склад — це допоможе вам приготувати свій виступ з урахуванням їхнього віку, освіти та кваліфікації.
Готуючись до виступу, подумайте, що слухач хоче від вас почути, які проблеми хвилюють його, що вже знає з цих питань, візьміть до уваги його освітній рівень.
Дуже важливо вибрати вдалу назву лекції. Конкретні назви набагато привабливіші, ніж загальні.
Насамперед з'ясуйте для себе мету свого виступу: ви хочете поінформувати слухачів про щось чи переконати їх у чомусь, спонукати до якоїсь дії чи розважити?
Розкладіть на столі всі записи та інформаційні матеріали; ті, що не відповідають темі лекції, вилучіть, а решту згрупуйте відповідно до її плану.
Виявіть прогалини в інформаційних матеріалах і заповніть їх, відшукавши відповідну літературу та поговоривши з фахівцями. Незалежно від того, чи ви пишете повний текст виступу, чи лише робите нотатки, треба скласти основу виступу — короткий план. Опрацьовуючи його, відбираючи потрібну інформацію, особливу увагу зверніть на форму викладу.
Початок виступу має дуже велике значення; від нього залежить:
— чи подолає промовець хвилювання, заспокоїться й набуде впевненості у своїх силах;
— чи зуміє встановити контакт зі слухачами;
— чи зацікавить слухачів і приверне їхню увагу;
— чи зуміє стисло висвітлити тему виступу, визначивши основні питання.
Промовець може розвинути думки у своєму виступі по-різному, а саме:
— пояснити;
— описати;
— розповісти;
— довести.
Найменш цікавою формою викладу є опис, найцікавішою — розповідь.
Закінчення виступу, як правило, складається з двох частин: узагальнення головних думок і підбиття підсумків.
Завжди намагайтеся закінчити лекцію вчасно, не затягуйте її.
Нотатки робіть на аркушах однакового формату — з одного боку через один або два інтервали. З лівого боку залишіть поля для окремих позначок, а також для визначення часу, який має минути від початку виступу

Види дискусії

– «побіжна» (виникає стихійно під час розгляду та обговорення складних питань, які цікавлять більшість учнів);
– дискусія, спрямована на формування переконань;
– справжня навчальна дискусія (спеціально організовується для розгляду важливої дидактичної проблеми).

Також існують інші види дискусії. Можна виокремити спостережну дискусію (участь у ній бере визначена частина учнів, а інші – тільки спостерігачі), багаторазову дискусію (учні спочатку вивчають і розглядають проблему в малих групах, а потім дискутують всім класом), лімітовану дискусію (в групах із 5-7 осіб протягом 5-10 хвилин обговорюються певні дидактичні проблеми), конференційну дискусію (вимагає всебічної підготовленості кожного учасника і тому відбувається, як правило, тільки в навчальних колективах з відповідною розумовою підготовкою, наприклад в інститутах, де навчальні проблеми обговорюються в секціях, а тільки потім на пленарному засіданні).
Деякі види дискусії стали самостійними методами навчання. Це, наприклад, круглий стіл, «мозкова атака» тощо.
Навчальні дискусії можуть викликати інтерес до предмета тільки за умови вмілої їх організації. Попередня підготовка педагога полягає у визначенні дидактичної проблеми (а звідси й теми дискусії), її поділу на питання для обговорення. Підготовка учнів включає ознайомлення з різноманітною літературою на тему дискусії.

Ділове листування

1. Перше, що відрізняє ділове листування від інших стилів листування - це офіційно-діловий стиль.
Діловий стиль - це сукупність мовних засобів, функція яких - обслуговування сфери офіційно-ділових відносин.

Особливості ділового стилю оформилися під впливом умов, в яких протікає ділове спілкування:

• Учасники ділового спілкування - переважно юридичні особи - організації, установи, підприємства, в особі тих, що діють від імені керівників і інших посадовців.
• Характер і зміст інформації досить жорстко регламентовані.
• Предметом ділового спілкування виступає діяльність організації: управлінська, виробнича, економічна, наукова, технічна і ін.

Інформація в діловому спілкуванні повинна мати певні властивості. Вона має бути:

• Офіційною по своєму характеру.
• Адресною, оскільки управлінський документ завжди призначений конкретному одержувачеві, посадовцю, організації, групі організацій.
• Актуальною, оскільки документ повинен містити саме ту інформацію, яка необхідна в даний момент часу.
• Об'єктивною і достовірною.
• Переконливою, аргументованою.
• Повною і достатньою для прийняття управлінського рішення. Недостатність інформації може викликати необхідність додатково запрошувати інформацію, породжувати листування, приводити до невиправданих втрат часу і засобів.

Діловий стиль має сукупність специфічних ознак, які відрізняють його від інших стилів мови, - наукового, публіцистичного, розмовного, мови художньої літератури.

Основними вимогами, які пред'являються до ділового стилю, є:

• Стандартизація викладу.
• Нейтральний тон викладу.
• Точність і визначеність формулювань, однозначність і одноманітність формулювань.
• Лаконічність, стислість викладу тексту.
• Використання мовних формул.
• Використання термінів.
• Застосування лексичних і графічних скорочень.
• Переважання пасивних конструкцій над дійсними.
• Вживання словосполучень з віддієслівним іменником.
• Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку.
• Переважання простих поширених пропозицій.

2. Другою особливістю ділового листування є широке вживання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, використовуваних в незмінному вигляді.

Для мотивації тієї або іншої дії застосовуються наступні вирази:

• «Повідомляємо, що в період з... по....»
• «Повідомляємо, що за станом на....»
• «Направляємо Вам узгоджений....»
• «Просимо Вас розглянути питання про...»
• «Перевіркою встановлено, що.....»
• «У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги....»
• «У зв'язку з складною економічною ситуацією....»

Мовні формули - це результат уніфікації мовних засобів, які використовуються в ситуаціях, що повторюються.

Третім обов'язковим відмітним моментом в написанні ділового листа є його зміст.

За змістом і призначенням листи можуть бути:

• Інструктивними
• Супровідними
• Гарантійними
• Інформаційними
• Подячними
• Вітальними
• Рекламними

Є також листи-прохання, листи-запити, листи-сповіщення, листи-відповіді, листи-запрошення і ін. Кожен різновид листів має свої особливості в складанні і оформленні.