Вопрос 19. Основные правила фондирования документов в архиве

Понятие фондирования

Фондирование документов - распределение документов по ар­хивным фондам и архивным коллекциям. Оно производится не­посредственно в архиве. В ходе фондирования уточняют фон­довую принадлежность документов, формируют фонд, опреде­ляют хронологические границы фонда и документов фонда.

В основе фондирования находится изучение самих документов — входящих, внутренних, исходящих. Фондовая принадлежность входящих документов определяется по их получателю, его по­метам и резолюциям, штампу регистрации. Внутренние доку­менты определяются по названию учреждения, где они были созданы, подписям должностных лиц. Исходящие документы фондируются по учреждению, откуда они вышли, регистрационному штампу, содержанию, делопроизводственному номеру. Фондообразователем внутренних и исходящих документов яв­ляется их автор, а входящих - адресат.

При фондировании документов необходимо соблюдать следую­щие правила:

ü дела относятся к тому году, когда они начаты делопроизводст­вом или в котором они поступили в организацию для продолжения делопроизводством;

ü планы, сметы, документы к ним относятся к тому году, на ко­торый они составлены;

ü отчеты и документы к ним относятся к году, за который они составлены;

ü перспективные планы относятся к начальному году, на который они составлены;

ü отчеты по перспективным планам относятся к последнему году отчетного периода;

ü дела, начатые в одной структуре и переданные в другую структуру, относятся ко второй структуре, где они были завершены; если организация прекратила свое существование, документы ликвидационной, комиссии включаются в состав фонда ликви­дируемой организации;

ü в пределах года дела располагаются по значимости структурных подразделений организации;

ü если в деятельности организации создается незначительный объем документов, то в хронологической систематизации они располагаются в соответствии со структурой организации; внутри структур дела располагаются по степени их значимости и логической взаимосвязи;

ü в случае ряда дел с одинаковой датой их начала первыми помещаются дела с наиболее ранней датой их завершения;

ü при ликвидации организации законченные делопроизводством дела входят в состав фонда ликвидируемой организации, неза­вершенные дела — в состав фонда организации-правопреем­ника; дела, производство которых велось в ряде организаций, включают в состав фонда организации, завершившей их дело­производство; личные дела сотрудников, перешедших в другие организации, в случае их передачи в эти организации включа­ются в состав их фондов; входящие документы относятся к фонду организации-получателя; копии исходящих документов относятся к фонду организации-автора;

ü внутренние документы относятся к фонду организации-составителя;

ü каждому архивному фонду присваивается название и номер;

ü при хронологическом размещении дел первыми помещаются дела, имеющие число-месяц-год, за ними дела, имеющие месяц-год, затем дела, имеющие только год.

Один и тот же архивный фонд составляют документы органи­зации до и после ее реорганизации, не повлиявшей на корен­ное изменение ее функций, изменения ее подчиненности, структуры, штатов, печати, полного или частичного изменения ее названия, изменения территориальных границ ее деятельности, перемещения из одного района в другой, изменения административно-территориального деления, временной приостанов­ки ее деятельности.

Единый фонд и образование нового фонда

Фонд является единым, если:

ü организация восстановлена с прежними функциями после временной приостановки ее деятельности;

ü произошло расширение или сужение объема ее прав или территориальных границ деятельности;

ü организация распалась на ряд других с передачей им своих функций;

ü организация переименована или частично изменила свое на­звание;

ü организация передана из одного ведомства в другое;

ü организация сменила свое местонахождение или структуру.

Новый фонд образуется при создании новой организации, да­же при сохранении полностью или частично прежнего назва­ния, но с новой структурой и функциями.

Фонд может быть систематизирован на следующей основе:

ü хронологически-структурной — дела группируются по хроноло­гии, а внутри ее — по структуре;

ü структурно-хронологической - дела группируются по структуре, а внутри ее - по хронологии;

ü хронологически-функциональной — дела группируются по хронологии, а внутри ее — по функциям организации;

ü функционально-хронологической — дела группируются по функ­циям организации, а внутри их — по хронологии.

Возможны другие варианты исходя из принципов систематиза­ции единиц хранения внутри фонда, их значения для отраже­ния делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

Фонды личного происхождения систематизируются по сле­дующей схеме:

ü творческие документы;

ü письма фондообразователя;

ü письма фондообразователю;

ü документы к биографии фондообразователя;

ü документы имущественно-хозяйственного и бытового характера;

ü документы членов семьи фондообразователя и других лиц, отложившиеся в фонде;

ü коллекции.

Внутри каждого раздела документы группируются но хроноло­гии, алфавиту, теме, видам документов, жанрам произведений в зависимости от их объема и удобства пользования.

Хронологическими границами архивного фонда являются:

ü организации — даты образования и ликвидации;

ü объединенного фонда — даты образования наиболее ранней и ликвидации наиболее поздней из вошедших организаций;

ü личного происхождения — даты рождения и смерти физического лица, членов семьи или рода;

ü коллекции — даты самого раннего и самого позднего документа.

 При этом возможен, по ряду объективных причин, выход крайних дат конкретных документов за рамки хронологии ар­хивного фонда.

При формировании фондов необходимо учитывать делопроизводственную номенклатуру дел, являющуюся основой как делопроизводства, так и формирования первоначально ведомствен­ных, а через них и государственных архивов.

Вопрос 20. Экспертиза ценности документов