Виды информационных сообщений и типы документов.

Основные виды информации по ее форме представления, способам ее кодирования и хранения, что имеет наибольшее значение для информатики, это:

графическая или изобразительная — первый вид, для которого был реализован способ хранения информации об окружающем мире в виде наскальных рисунков, а позднее в виде картин, фотографий, схем, чертежей на бумаге, холсте, мраморе и др. материалах, изображающих картины реального мира;

звуковая — мир вокруг нас полон звуков и задача их хранения и тиражирования была решена с изобретением звукозаписывающих устройств в 1877 г.; ее разновидностью является музыкальная информация — для этого вида был изобретен способ кодирования с использованием специальных символов, что делает возможным хранение ее аналогично графической информации;

текстовая — способ кодирования речи человека специальными символами — буквами, причем разные народы имеют разные языки и используют различные наборы букв для отображения речи; особенно большое значение этот способ приобрел после изобретения бумаги и книгопечатания;

числовая — количественная мера объектов и их свойств в окружающем мире; особенно большое значение приобрела с развитием торговли, экономики и денежного обмена; аналогично текстовой информации для ее отображения используется метод кодирования специальными символами — цифрами, причем системы кодирования (счисления) могут быть разными;

видеоинформация — способ сохранения «живых» картин окружающего мира, появившийся с изобретением кино.

Документы различают:

По назначению:

организационные документы (Устав, Должностная инструкция, Положение, Штатное расписание, Структура и штатная численность);

распорядительные документы (Приказ, Выписка из приказа, Распоряжение, Указание, Постановление, Решение);

информационно-справочные документы (Акт, Протокол, Докладная записка, Объяснительная записка, Служебная записка, Письмо, Справка);

учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (Платёжное поручение, Счет-фактура, Накладная, Акт и т.п.);

нормативные документы с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики. Охватывают такие понятия, как Стандарты, Нормы, Правила, Своды правил, Регламенты и другие подобные документы;

и др.

По времени создания — первичные и вторичные (реферат, аннотация, обзор и т.д.);

По способу изготовления — черновой, беловой, электронный, изобразительный, рукописный документ, машинописный, печатный (брошюра, книга, журнал);

По типу содержания — текстовые, иконические (графические), идеографические ;(схемы, карты, ноты), аудиальные, мультимедийные;

По способу представления — электронный, на бумажных носителях;

По месту издания — внутренние, внешние;

По направлению отправки — входящие, исходящие;

По распространению — опубликованные, неопубликованные, непубликуемые, промежуточные;

По необходимости технических средств — человекочитаемые, машиночитаемые;

По уровню секретности — несекретные, секретные, с разным уровнем секретности, конфиденциальные и т.д.

Виды обработки документов делятся на семантические (перевод, реферирование, аннотирование) и несемантические (копирование, передача, преобразование в другую форму представления).

На протяжении истории носители информации менялись, ими могла быть быть бумага, перфокарта, фотоплёнка, компакт-диск, дискета, магнитная лента, глиняные таблички и т.п. Для автоматизации обработки документов с XX века стали широко использоваться компьютеры.

Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению, создаваемому на предприятии документами, позволяет создать информационный ресурс о деловой деятельности, а также обеспечить подотчетность всех заинтересованных лиц. По содержанию документы делятся на научно-технические (статьи, книги, патенты, технические отчёты и описания), правовые (постановления, указы, договоры и др.), управленческие (приказы, директивы) и др.

Рода и операции информационного обслуживания

Информационное обслуживание

   обеспечение специалистов необходимой научной и технической информацией, осуществляемое информационными органами и службами. И. о. может иметь различные формы: выпуск информационных изданий (реферативных журналов, справочных бюллетеней и т. п.), составление списков литературы или подборки рефератов по заданной теме, перевод научных документов с одного языка на другой, подготовка обзоров фактографических справок, рекомендаций и т. д. (см. Информации документальной преобразование). И. о. предусматривает также представление потребителю оригиналов или копий научных и технических документов и литературы. Наиболее перспективным направлением развития И. о. является разработка и практическая реализация систем избирательного распространения информации, в которых учитываются индивидуальные особенности специалистов как потребителей информации и их конкретные запросы (см. Информационный поиск).

Организация И. о. основывается на чётком взаимодействии информационных органов и на применении современных технических средств и систем информации хранения (См. Информации хранение), информационного поиска, воспроизведения и передачи информации, Информационным органом могут быть как отдельные учреждения (институт, центр), так и структурные подразделения ведомств, учреждений, фирм или предприятий (отдел или бюро научно-технической информации и т. п.), осуществляющие научно-информационную деятельность и И. о. специалистов, а также работу по научно-технической пропаганде. Кроме того, на крупные информационные органы возлагается задача выполнения научных исследований в области информационной теории и практики. К информационным органам относятся также научные и технические (специальные) библиотеки.

Под информационным сервисом понимается комплекс услуг, предназначенный для автоматизации какой-либо управленческой деятельности. Такого рода сервис делится на виды (Интернет-сервис, почтовый сервис, аналитический сервис, маркетинговый и другой). Единицей измерения информационного сервиса может служить бизнес-процесс, для осуществления которого указывается цель, ресурсы и процедуры преобразования входной информации в результирующую[1, c.98].

Примерами информационного сервиса могут быть: управление поставщиками, управление себестоимостью продукции, расчет бюджета, расчет финансового плана и т. д.

Существует передовой опыт организации информационного сервиса, базирующийся на следующих принципах:

информационное обслуживание на предприятии должно рассматриваться как равноправный партнер бизнеса;