Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Организация  приема посетителей




    Прием посетителей можно разделить на три вида: прием сотрудников своего учреждения по текущим делам, прием представителей других организаций, в том числе делегаций, прием посетителей по личным вопросам.

    Секретарь обязан позаботиться о том, чтобы на дверях приемной была вывешена табличка с указанием дней и времени приема посетителей, вести учет посетителей и контролировать выполнение принимаемых в ходе приема решений, следить за очередностью приема и временем беседы.

    Запись на прием лучше производить предварительно, делая соответствующие записи в журнале приема посетителей.

    Секретарь должен помнить, что посетитель любого ранга без исключения может входить в кабинет руководителя только после доклада секретаря. О представителях вышестоящих организаций секретарь докладывает лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя и сообщает о посетителе, ожидающем приема. При этом желательно назвать фамилию, имя, отчество, должность посетителя и вопрос, по которому он прибыл. Секретарь может доложить руководителю о посетителе с помощью переговорного устройства и, получив согласие на прием, предлагает посетителю пройти в кабинет. Недопустимо приглашать в кабинет руководителя посетителя в верхней одежде.

    С началом приема посетителей секретарь концентрирует свою основную деятельность на обеспечении приема. С этой целью он может временно передать часть своих повседневных полномочий другому сотруднику и, при необходимости, переключить технические средства организации работы в дежурный режим.

    Убедившись, что в приемной находятся первые посетители, секретарь осведомляется у руководителя о начале приема, после чего с его разрешения приглашает в кабинет первого из присутствующих посетителей (опоздавшие к назначенному времени приема посетители пропускаются в порядке «живой очереди»).

    Секретарь должен быть готов к тому, что руководитель пригласит его участвовать в беседы с посетителем – в качестве консультанта, а также для оперативного вызова на беседу третьих лиц или для ведения записи беседы.

    Если посетитель пришел без предварительной договоренности, то секретарь вправе самостоятельно решить, доложить о нем руководителю немедленно или записать на прием.

    В случае отказа секретарь называет посетителю точную дату и время, когда его примут.

    Прежде всего, стоит предложить посетителю прийти позднее, когда руководитель сможет его принять. При этом следует заверить посетителя в том, что, ознакомившись предварительно с существом вопроса, по которому намерен обратиться посетитель, руководитель сможет более эффективно отреагировать и наверняка разрешить этот вопрос.

    Можно также согласится на то, что для изучения существа вопроса требуются консультации со специалистами. Прямо заявлять посетителю о том, что «шефу не до этого», секретарю не следует.

    Если же посетитель настаивает на приеме, секретарь может пойти на небольшую хитрость и, ознакомившись с содержанием обращения такого настойчивого посетителя, направить его к одному из заместителей или помощников руководителя, в компетенции которых находится поднятый вопрос.

    При этом посетителю обязательно следует сообщить, что право решения вопроса остается за руководителем. Кроме того, секретарю предварительно следует удостовериться в том, что то или иное должностное лицо действительно располагает возможностью для встречи с посетителем.

    Наконец, в распоряжении секретаря есть еще несколько вариантов действий, а именно:

1. Запросить у посетителя дополнительную информацию или документы по существу поднятого им вопроса.

2. Направить посетителя на предварительную консультацию к специалисту предприятия.

3. Принять от посетителя материалы, объявив ему, что в данном случае личная встреча с руководителем не требуется и о принятом решении он будет проинформирован письменно в возможно короткие сроки.

Кроме того необходимо знать, как поступать с тем, используя служебное положение или личные связи, пытается «проскочить» к руководителю в кабинет мимо секретаря и в обход остальных посетителей.

    Несомненно, подобные ситуации продолжают время от времени случаться в офисах. Секретарю при этом важно «сохранить лицо»

    Предупредить попытки «прорыва» можно, если:

1. Заранее согласовать с руководителем перечень посетителей, которые могут входить к нему, что называется, «без стука» (как правило, это заместитель и помощник руководителя, а также его наиболее высокопоставленные и уважаемые коллеги)

2. Установить время посещений для категорий посетителей, которым по характеру деятельности необходимо систематически (к примеру, ежедневно после обеда) встречаться с руководителем.

3. Проявлять разумную инициативу и в удобный момент (по согласованию с руководителем) приглашать для встречи тех или иных должностных лиц, которые незадолго до этого проявляли интерес к такой встрече.

4. В необходимых случаях убеждать посетителей в отсутствии необходимости срочной встречи, предлагая оставить для руководителя документы, памятную записку, визитную карточку или, наконец, устную информацию (например, о телефонном звонке)

5. Не ввязываться в ссору с самыми беспардонными и непреклонными, но и не уступать им, входя в кабинет руководителя вместе с ними для уяснения его реакции и оценки правильности своих действий.

Однако бывают ситуации, когда руководитель настоятельно просит никого к нему не пропускать, вне зависимости от обстоятельств.

В таких ситуациях самым надежным является «эффект запертой на ключ двери», и секретарю изредка рекомендуется им пользоваться:

v Знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропускать их беспрепятственно

v Довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам

v Определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя

v Сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или телефона

Нередко посетители идут на прием к руководителю с вопросом, который может быть решен другим работников. Секретарь должен знать распределение обязанностей между руководящими работникам учреждения для того, чтобы направить посетителя к компетентному в решении того или иного вопроса сотруднику.

Организуя прием командированных работников и предприятии, секретарь обязан:

v Выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель

v Отметить командировочное удостоверение

v Оказать помощь в подборе необходимых материалов

v Выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь в решении этого вопроса, объяснить наиболее удобный маршрут транспорта от гостиницы к учреждению

Если на прием прибывает делегация, то следует позаботиться заранее о выделении сотрудника организации, который будет сопровождать делегацию. Если прибывает иностранная делегация, следует позаботиться о выделении переводчика, о сувенирах для членов делегации.

В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю (членам делегации) чай или кофе.

Нельзя допускать срыва приема по неуважительным причинам. Если руководитель, к которому приглашался посетитель, отсутствует, необходимо, чтобы посетитель принял другой компетентный сотрудник. Секретарь должен в такой ситуации извиниться за отсутствие руководителя и объяснить причину его отсутствия.

Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни.

Во время проведения всех видов приема секретарь сам принимает все телефонные вызовы, переадресует заместителям руководителя вопросы, требующие немедленного решения. Во время приема не следует пропускать в кабинет руководителя сотрудников, не имеющих отношения к приему по личным вопросам.

По окончании беседы секретарь провожает посетителя к выходу из кабинета, после чего по указанию руководителя записывает его поручения по результатам приема в соответствующих учетных формах, а затем приглашает следующего посетителя. Контроль за выполнением решений, принятых руководителем, осуществляет секретарь-референт.

По окончании приема все материалы передаются секретарю для оформления и последующего информирования о принятых решениях заинтересованных сторон. Хранить материалы приема посетителей целесообразно отдельно, в одном из дел предприятия.

Секретарь следит за соблюдением общего регламента приема (временем для перерывов и общим временем приема). Если по каким-либо причинам руководитель не сможет принять всех записанных на прием, секретарь заблаговременно извещает об этом тех, кто не будет принят, уточняя новую дату и время приема в рабочем порядке.

Немалые трудности доставляет завершение беседы чересчур назойливым посетителем, решительно не желающим понять, что время, отведенное для встречи с руководителем, истекло.

В этой ситуации секретарь, и руководитель могут прибегнуть к несложным способам «принудительного» завершения разговора.

 










Последнее изменение этой страницы: 2018-04-12; просмотров: 955.

stydopedya.ru не претендует на авторское право материалов, которые вылажены, но предоставляет бесплатный доступ к ним. В случае нарушения авторского права или персональных данных напишите сюда...