Службове листування. Супровідний лист.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні й колективні листи. Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції, циркулярний лист - низці установ, колективний лист - на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ. Обов'язковим реквізитом супровідного листа є відмітка про наявність додатків. Шановні добродії! Як і було домовлено (як і домовлялися), надсилаємо Вам усі необхідні документи: Додаток:1. Рахунок-фактура на І арк. в 2 прим. 2.Страховий поліс на суму рахунка плюс 10%, що покривають інфляційний (банковий, валютний, дефляційний) ризик на 1 арк. в 2 прим. 3. Повний комплект коносамента, написаного (оформленого) на розпорядника з бланковим індосаментам і з позначенням "фрахт оплачено" на суму... на 3 арк. в 2 прим. Просимо підтвердити їх отримання. Залишаємося з повагою...

37. Етикет ділового листуванняІ. Починати листа необхідно із звертання, яке є загальноприйнятою формою ввічливості. Проблема вибору звертання € доволі делікатною. Найпоширенішими є такі звертання: Шановний (ім 'я та по батькові)!

Шановний пане/пані... (ім 'я, ім'я й прізвище)! Шановні панове! Відсутність звертання може бути витлумачено як зневагу до адресата і порушення етикету ділового листування. II. Дуже важливо ретельно обміркувати початкову фразу листа, від якої може багато залежати, адже саме вона має переконати адресата у правомірності написання листа. Якщо цей лист - відповідь на запрошення, запит, подяка, то вже у першому реченні буде доречним ввічливо висловити вдячність. Висловлюємо свою найщирішу вдячність за..Щиро дякуємо Вам за лист з порадами та рекомендаціями щодо... Поширеними вступними фразами в ділових листах с посилання на зустріч, попередній лист, телефонну розмову, подію: У відповідь на Ваш лист від (дата)... У діловому світі з різних причин (ви на кілька днів затрималися з відповіддю, не змогли вчасно виконати доручення, не з'явилися чи запізнилися на зустріч, переплутали документацію) іноді виникають ситуації, коли потрібно вибачитися, перепросити за неприємності, яких ви завдали адресату. У такому разі листа слід розпочинати так: Просимо вибачення за прикре непорозуміння, що сталося... Щиро просимо вибачити за затримку з відповіддю... Просимо вибачити нам за неможливість вчасно виконати Ваше замовлення... До категорії складних належать листи-відмови. Якщо ви не маєте можливості відповісти позитивно, то сказати "ні" слід аргументовано, коректно, доброзичливо, адже людина покладала на вас надії. За умови дотримання цих порад адресат зрозуміє, що у вас не було іншого виходу. Сформулюйте відмову так: Ми, докладно вивчивши запропонований Вами проект, з прикрістю повідомляємо, що не маємо змоги... III. Вибір завершальних речень є також дуже важливим і залежить насамперед від змісту листа. Так, можна повторити подяку, висловлену на початку, чи просто подякувати за допомогу, приділену увагу, оскільки слово "дякую" - найуживаніше слово кожного вихованого і порядного комерсанта, підприємця, банкіра, кожної ділової людини: Дозвольте ще раз подякувати Вам... IV. Не слід забувати про прощальну фразу. Найчастіше в листах уживаються такі форми: З повагою З повагою і найкращими побажаннями Зудячністю і повагою V. Якщо ви бажаєте досягти успіху, обов'язково слід подбати про те, щоб лист був бездоганним у всіх аспектах, адже навіть незначне недотримання правил призведе до спотворення його змісту, зміни тону. VI. Ділові листи не повинні бути надто довгими. Викладати свої міркування слід чітко, лаконічно, за сутністю, тоді вся запропонована інформація буде доречною.

Лист-запит, відповідь на запит.

Лист-залит, безперечно, потребує відповіді; ви можете повідомити, що отриманий запит вивчаєте, надіслати каталоги, прейскуранти, запропонувати змінити умови, вказані в запиті, відмовити в постачанні товару чи іншому проханні. Так, якщо ви зацікавлені у постачанні зазначеного товару, то у відповідь на запит надсилаєте оферту. Оферта - це письмова пропозиція про постачання товару, яку робить продавець покупцеві. У ній висловлюється бажання чи готовність укласти угоду купівлі-продажу на умовах, викладених у пропозиції. Наприклад: Шановні панове! Із вдячністю підтверджуємо отримання Вашого запиту й надсилаємо зразок... (назва товару), що зацікавив Вас. Ми можемо запропонувати Вам цей товар на таких умовах: пластмасові... (назва) вупакованніпо... штук: доставляння: фрахт оплачується до кордону:

упакування: безкоштовно: оплата: безвідкличний акредитив. Будемо вдячні за Ваше замовлення. Зі свого боку обігріємо обслуговування в будь-який час.З повагою... Додаток: зразок в одному примірнику.

Протокол. Вимоги до тексту протоколу.

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо. Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання. За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:  стислі - записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу; повні - крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіального органу; стенографічні - весь хід засідання записують дослівно. Реквізити протоколу: Назва виду документа (Протокол). Індекс (номер). Дата. Місце засідання. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню). Заголовок до тексту. Текст. Підпис голови. Підпис секретаря. Вимоги до оформлення протоколу Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4. Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання. У тексті протоколу виділяють дві частини: вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою: 1. СЛУХАЛИ: 2. ВИСТУПИЛИ: 3. УХВАЛИЛИ: Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире - короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

Витяг з протоколу.

Витяг з протоколу - це відтворення частини протоколу, яка стосується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (абс передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. Реквізити: 1. Назва виду документа. 2. Заголовок протоколу. 3. Дата протоколу. 4. Текст витягу. 5. Дата складання витягу. 6. Підпис секретаря або голови засідання. 7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою. У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

41. Листи, що потребують відповіді.До листів, що потребують відповіді, належать: листи-прохання; листи-звернення; листи-пропозиції; листи-запити; листи-вимоги. у листі-проханні викладається прохання;