З якою метою створюються системи документацій?

Система документації - це сукупність документів, взаємозв'язаних за ознаками походження, призначення, виду, сфери діяльності, єдиних вимог до їх оформлення.

У найзагальнішому виді все різноманіття систем документації можна розділити на два основні типи: функціональні і корпоративні (атрибутивні).

Для систем документації характерні не тільки взаємозв'язок і взаємообумовленість, але нерідко і взаємне проникнення один в одного, оскільки в суспільстві і державі взаємозв'язані, взаємообумовлені всі сфери життєдіяльності і перш за все процеси управління, що обслуговуються цими системами.

Таким чином, впродовж століть у процесі розвитку держави і суспільства сформувалися десятки функціональних систем документації, що є необхідною умовою життєдіяльності соціуму, основою інформаційного забезпечення управління. Кожна з систем документації безперервно розвивається, оскільки ускладнюються і розвиваються функції суспільства і держави, які вони відображають, змінюється технологія управління, його технічна оснащеність.

 Це одна з найважливіших систем документації. Вона включає документи, що фіксують рішення самих різних питань управління і функціонування органів влади, установ, підприємств, організацій, окремих посадовців.

Типовіуправлінськіфункції в кожному управлінськомуапаратіреалізуються на основівикористаннядокументів, що належать до різних систем документації.

Роль та місце економічної документації в управлінській системі.

Кожен документ, незалежно від характеру зазначеної в ньому інформації - економічної, наукової, навчальної чи управлінської - завжди виступає елементом якоїсь певної системи документації. Уся сукупність систем документації, що функціонують в оперативній чи ретроспективній сферах, являє собою досить складну багаторівневу систему. Ця система складається з цілого ряду підсистем, котрі, у свою чергу, виступають відносно самостійними системами по відношенню до своїх структурних складових.

Особливу роль у сукупнійсистемідокументаціїофіційногопоходженнязаймаєекономічна та науковасистемидокументації. Так, в економічнійсистемідокументації, як вжезазначалось в попередніхзмістових модулях, можнавиділитивиробничу, фінансову, цінову, банківську, торговельну та зовнішньоторговельнудокументацію.

Економічна система документаціївідображаєконкретні, практичніпитанняведеннясучасногогосподарства, організаціїторгівлі, веденняфінансової та ціновоїполітики, здійсненнябанківськоїдіяльності.

Розглянемодеякі з їїосновнихвидів, а саме: бізнес-план, контракт, зовнішньоторговельні та іншікомерційнідокументи.

Бізнес-план - важливийобов'язковий документ, щопідсумовуєділовіможливості й відкриваєперспективиїхреалізаціїколективом (командою спеціалістів та виконавців). Бізнес-план необхіднийусімгосподарським структурам для успішноїроботи. Вінмаєокреслитиосновнінапрямидіяльності, найоптимальніший шлях розвитку, діяльності, методи та шляхи їхреалізації.

Зазначений вид господарськоїдокументаціївикористовуєтьсятакож з метою подання для отримання кредиту в банку, позики, а також для внутрішніх потреб самоїорганізації.

Контракт (договір) - цекомерційний документ, щоявляє собою угоду на постачання товару (наданняпослуг та ін.), погоджений і підписанийекспортером та імпортером (постачальником і споживачем).

Зміступравлінського документа міститьрішеннящодоздійсненняуправлінськоїдії, спрямованої на розв'язаннякадрових, фінансовихпитань, питань з основноїдіяльності, матеріально-технічногопостачаннятощо.

економічна (торговельна, зовнішньоторговельна, фінансова, цінова, банківська)

Будь-яка сфера людськоїдіяльності так чиінакшепов’язана з документами і не обходиться без них.

Вірна та своєчаснаінформація, носіємякої є документ, відіграєважливу роль в управлінні. Управлінськадіяльністьбагатогранна. Вона охоплюєвсісторонироботи будь-якої установи, організації, підприємства і потребуєдокументування.

8)

Основою службового документа є текст, якиймаєчітко й переконливовідображати причину й мету йогонаписання, розкривати суть конкретноїсправи.

Текст документа повинен міститипевнуаргументовануінформацію, викладенустисло, грамотно, зрозуміло таоб'єктивно, без повторень і вживанняслів і зворотів, які не несутьзмістовогонавантаження. Віноформлюється у виглядісуцільногоскладного тексту, анкети, таблиціабопоєднанняцих форм.

Логічнапослідовністьреалізується в чітковизначених способах подачіматеріалу, яківідрізняютьсязовнішньоюлогікоюрозповіді (хроно­логічнапослідовністьавтобіографій, протоколів, звітів), внутрішньоюло­гікоюміркування (причинно-наслідковапослідовністьслужбових, поясню­вальних записок) абопослідовноюлогікоюопису, яка характеризуєявища через перелікознак, властивостей та іншихелементівопису (описовахара­ктеристиказвітів, актів, наказів, постанов).

Зовнішнімиознакамилогічноїпослідовності є тіснийлогічнийзв'язокміжреченнями, частотністьзв'язків з ознаками мети, причини, результати­вності (для цього, з цією метою, отже, таким чином, познайомившисьзі справою та ін.), чіткечленування тексту на абзаци, параграфи, частинито­що.