Требования к структурным элементам отчёта

Общие положения

1.1  Отчёт об археологических работах и исследованиях является отчётом о научно-исследовательских работах (НИР) –основным информационным продуктом (научно-техническим документом), который содержит систематизированные данные об объекте и предмете научно-исследовательской работы, описывает состояние научной проблемы, процесс и результаты завершенных научно-исследовательских работ (или этапа работ, имеющего самостоятельное финансирование) [ГОСТ 7.32-2001, п. 3.1].

1.2  Название научного отчёта должно отражать вид работ, иметь указание на объект исследования или его наименование, год и место проведения работ в соответствии с административно-территориальным делением субъекта Российской Федерации, в том числе название муниципального образования.Рекомендуется включать в название указание на ближайший населенный пункт или поселение. [Положение ОПИ, п. 6.9, пп. б]

1.3  Материалы, помещаемые в отчёт, должны быть обработаны и систематизированы [ГОСТ 7.32-2001, п. 3.1]. Общими требованиями к отчёту являются полнота представляемых данных, объективность, чёткость, краткость и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования, конкретность изложения результатов работ и обоснованность выводов и рекомендаций [ГОСТ Р 53579-2009, п. 5.1, 5.4].

1.4  Состав отчёта определяется настоящей инструкцией и иными нормативными документами по конкретному виду работ. Не нормируемые ими особенности состава отчетамогут быть определены исполнителем, заданием или иным документом, на основании которого выполняются работы, с учётом всех дополнений, официально принятых в период работы.

1.5  Для решения отдельных самостоятельных вопросов НИР могут быть выделены составные части НИР, выполняемые соисполнителями (сторонними организациями) по контракту с исполнителем НИР. В этих случаях исполнитель НИР выполняет функции заказчика по отношению к исполнителям составных частей НИР, координирует их работу и несет ответственность за качество и научно-технический уровень НИР в целом [ГОСТ 15.101-98, п. 4.3].

1.6  Отчёт может быть рассмотрен коллегиальным органом (научно-технический совет, учёный совет и т. п.) организации исполнителя [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.12.1].

1.7  Отчёт подлежит обязательному нормоконтролю. При проведении нормоконтроля рекомендуется руководствоваться ГОСТ 2.111-2013 и ГОСТ Р 21.1002-2008 [ГОСТ 7.31-2001, п. 3.4].Нормоконтролёромявляется сотрудник организации, в которой составлен отчёт, назначенный администрацией. Если такое лицо не назначено, его функции выполняет ответственный исполнитель работ. Нормоконтролёр проверяет соответствие отчёта требованиям настоящей инструкции, других нормативных и методических документов. Выявленные нормоконтролёром отклонения от этих требований должны быть исправлены до предоставления отчёта на утверждение. Разногласия между нормоконтролером и ответственным исполнителем отчета разрешаются руководством организации-исполнителя [ГОСТ Р 53579-2009, п. 5.8]

1.8  Отчёт утверждает руководитель организации-исполнителя.Отчёт может утверждаться руководителем организации-заказчика, если это предусмотрено НТД или договором.

1.9  Согласование утверждения отчета может проводиться также региональным органом охраны объектов культурного наследия с целью контроля качества работ, как по своей инициативе, так и по просьбе заказчика. Могут вводиться и другие согласования, подтверждающие качество работ по отчету или отдельным его частям, направлениям и т. п.

1.10 Ответственность за достоверность данных, содержащихся в отчёте, и за соответствие его требованиям нормативных документов несёт исполнитель, организация-исполнитель [ГОСТ 7.32-2001, п. 3.3].

1.11 Формы представления фактического материала (локальные классификаторы, таблицы, колонки, зарисовки и диаграммы) определяет исполнитель, если они специально не оговорены нормативными документами или условиями договора с заказчиком.

1.12 При определении количества экземпляров отчета необходимо учитывать, что по одному обязательному экземпляру отчёта направляют в следующие органы:

– региональный орган охраны объектов культурного наследия;

– соответствующий муниципальный орган исполнительной власти, на территории которого проводились работы (по требованию);

– Архивный фонд Российской академии наук (по полевым работам/исследованиям);

– музей (государственную часть музейного фонда) вместе с коллекцией археологических предметов (в случаях, если получена такая коллекция).

Количество экземпляров отчёта, передаваемых заказчику работ, определяется по согласованию сторон. Количество экземпляров отчёта, передаваемых на хранение в фонды или библиотеку организации-исполнителя, определяется внутренними требованиями организации.

1.13 Депонирование^[1] отчётов об археологических исследованиях

1.13.1 Ответственность за передачу отчётов в соответствующие государственные, муниципальные органы и учреждения лежит на исполнителе (организации-исполнителе) работ. За передачу отчёта в Архивный фонд Российской академии наук отвечает лицо, на чье имя выдан открытый лист.

1.13.2 Передача обязательных экземпляров отчётов на постоянное хранение в Архивный фонд Российской Федерации обеспечивается их получателями, перечисленными в п. 1.11.

1.13.3 Уведомление о факте приёма отчёта на депонирование (в архивный фонд) направляется депонирующей организацией (архивом) исполнителю (организации-исполнителю) работ в письменной форме в месячный срок.

1.13.4 Публичное информирование о депонированных отчётах осуществляется путём публикации библиографических описаний и рефератов в специализированных изданиях и/или на соответствующих ресурсах сети Интернет.

1.13.5 По результатам депонирования по запросу автора в его адрес направляется справка о депонировании отчета с указанием фамилии автора (авторов), названия работы, регистрационного номера, наименования и номера библиографического указателя, в котором опубликовано библиографическое описание.

1.13.6 Отчёт считается обнародованным с момента передачи в архивный фонд.

1.14 Авторское право на отчёт об археологических исследованиях распространяется как на произведение науки, созданное либо в порядке выполнения служебных обязанностей или служебного задания, либо по заказу, либо по договору [ГК РФ, ст. 1295, 1296, 1297].

Использование отчетов о НИР в научных, полемических, критических, информационных и учебных целях допускается без согласия автора (авторов) или иного правообладателя и без выплаты вознаграждения, но с обязательным указанием имени автора (авторов), произведение которого используется, и источника заимствования [ГК РФ, ст. 1274].

Авторские права не распространяются на археологические предметы и иные коллекции, идеи, концепции, принципы, методы, процессы, системы, способы, решения технических, организационных или иных задач, открытия и факты, изложенные в отчете [ГК РФ, ст. 1259, п. 5].

Структура отчёта

2.1  Отчёт должен содержать следующие структурные элементы:

– этикетка (на обложке);

– титульный лист /обяз./;

– список исполнителей;

– реферат /обяз./;

– открытый лист или его копия;

– документ о передаче коллекций на хранение или его копия;[КК1]

– содержание (оглавление);

– список иллюстраций;

– список таблиц;

– список приложений (текстовых приложений);

– список графических (несброшюрованных) приложений;

– список прилагаемых электронных носителей;

– определения;

– обозначения (условные обозначения);

– сокращения;

– введение /обяз./;

– основная часть /обяз./;

– заключение/обяз./;

– список использованных источников (литературы);

– указатели (например, географический, хронологический, археологических культур и т. п.);

– иллюстративные материалы;

– приложения (текстовые приложения);

– графические (несброшюрованные) приложения;

– приложения на электронных носителях, в том числе в обязательном порядке аутентичная электронная копия частей отчета, выполненных в бумажной форме [ГОСТ 7.32-2001, п. 4; ГОСТ Р 53579–2009, п. 6.3].

2.2  В отчёт могут быть введены другие структурные элементы, содержание которых устанавливается по согласованию сторон (заказчика и исполнителя работ) или научно-технической документацией по соответствующим видам работ.

2.3  Вспомогательный материал — основные фактические данные (антропологические и зоологические определения, фольклорные данные, результаты физических и химических анализов, выдержки из полевого дневника и т. п.), — невошедший в основной текст отчёта, помещается в приложении (в текстовом приложении). При большом объёме отчёта текстовые приложения выделяют в самостоятельную часть (книгу).

2.4  Материалы, содержащие коммерческую, служебную или государственную тайну, вне зависимости от их объёма должны быть выделены в отдельную часть (книгу), представляемую на условиях конфиденциальности (ограниченного доступа). Наличие в отчете таких материалов не должно препятствовать открытому доступу к остальным сведениям об объектах археологического наследия.

Требования к структурным элементам отчёта

Этикетка

3.1.1 Этикетка имеет форму прямоугольника размером 140–150х100–110 мм и размещается в средней части обложки каждой книги отчёта (прил. А).

3.1.2 Допускается использовать печатные художественно оформленные бланки этикеток, включающие наименование и эмблему организации (размер эмблемы не более чем 20х20 мм) [ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.1].

3.1.3 В верхней части этикетки перечисляется не более трёх уровней организационной структуры (министерство, объединение, институт или экспедиция). При выполнении отчёта несколькими организациями указывают только ведущую организацию.

3.1.4 Допускается вместо этикетки повторить на обложке титульный лист отчёта с указанием ведущей организации, без грифов согласования и утверждения, с указанием инициалов и фамилий руководителя и/или ответственного исполнителя работы (без подписей).

3.1.5 На корешке допускается воспроизведение инициалов и фамилии исполнителя работы (если отчёт является авторским или выполнен одним исполнителем), полное или сокращённое название отчёта, номер книги, год выпуска отчёта.

Титульный лист

3.2.1 Титульный лист содержит следующую информацию:

– наименование организации (организаций), в которой (которых) выполнен отчёт (наименование министерства (ведомства) печатают строчными буквами с первой прописной, наименование организации-исполнителя — прописными буквами, перечисляют не более трёх уровней организационной структуры) /обяз./;

– индексы УДК /обяз./ и ББК (прил. К), номер и дата выдачи открытого листа /обяз./, иные номера, идентифицирующие отчёт (государственный регистрационный номер, инвентарный номер и т. д.);

– гриф доступа[2], например, «Конфиденциально», «Коммерческая тайна», «Для служебного пользования», «Секретно» (без кавычек) с указанием даты до которого он действителен, если определён срок действия грифа доступа, номер экземпляра без знака «№», например, «Экз. 1» ) — эти данные размещают одно под другим в правой части титульного листа;

– грифы утверждения и согласования, которые состоят из слов «УТВЕРЖДАЮ» или «СОГЛАСОВАНО» (без кавычек), наименования должности и организации, учёной степени, учёного звания и подписи утверждающего/согласующего лица, расшифровки подписи и даты согласования отчёта; при согласовании работы письмом ниже слова «СОГЛАСОВАНО» указывают сокращённое наименование согласующей организации, исходящий номер письма и дату согласования;

– вид документа печатают прописными буквами, например, «ОТЧЕТ О НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКОЙ РАБОТЕ» (без кавычек) /обяз./;

– наименование программы/темы печатают строчными буквами с первой прописной;

– наименование отчёта, в том числе, если наименование отчета совпадает с наименованием программы, печатают прописными буквами (в этом случае наименование программы/темы отдельно не приводят) /обяз./;

– вид отчёта (предварительный, промежуточный, заключительный и т. п.) печатают строчными буквами в круглых скобках;

– шифр работы (номер договора, темы и т. д.);

– общее количество частей (книг и папок), если их несколько /обяз./;

– порядковый номер части (арабскими цифрами) /обяз./;

– содержание/название книги (прописными буквами);

– должность, учёную степень и звание руководителя работ и ответственного исполнителя, подпись, дата подписания и расшифровка подписи; допускается указывать только ответственного исполнителя работ, а руководителя работ указывать только в списке исполнителей;

– место и дата выпуска отчёта /обяз./ (за основу взяты ГОСТ 7.32-2001, п. 5.1, 6.10; ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.2).

3.2.2 Если отчёт состоит из двух и более частей, то грифы СОГЛАСОВАНО, УТВЕРЖДАЮ и подписи руководителя, ответственного исполнителя и исполнителей работы помещают только на соответствующих листах первой части [ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.2.12].

3.2.3 Подписи и даты подписания должны быть выполнены черными чернилами или тушью [ГОСТ 7.32-2001, п. 6.10.1]. Допускается использовать синие или фиолетовые чернила.

3.2.4 Примеры оформления титульных листов приведены в приложениях Б–Г.

Список исполнителей

3.3.1 В список исполнителей должны быть включены фамилии и инициалы, должности, учёные степени, учёные звания руководителей работы, ответственного исполнителя, исполнителей и соисполнителей, принимавших творческое участие в выполнении работы, с указанием выполненных ими разделов отчёта [ГОСТ 7.32-2001, п. 6.11]. В конце списка помещают подпись нормоконтролёра (прил. Д).

3.3.2 Если отчёт выполнен одним исполнителем, его должность, учёную степень и звание, фамилию и инициалы, а также данные и подписируководителя работ и нормоконтролёра следует помещать на титульном листе отчёта.

3.3.3 Если отчет состоит из двух и более частей (книг), то общий список исполнителей помещают только в 1–ой части (книге). В последующих частях, в т. ч. составленных организацией–соисполнителем, может быть приведен список только соавторов данной части. Собственноручные подписи в списке исполнителей таких частей не обязательны [ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.3.4].

Реферат

3.4.1 Общие требования к реферату на отчёт — по ГОСТ 7.9.

3.4.2 Реферат должен содержать:

– библиографическое описание с указанием сведений об объёме отчёта, общем количестве страниц, количестве частей, общем количестве иллюстраций, таблиц, приложений, количестве использованных источников, количестве и виде прилагаемых электронных носителях [ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.4.1];

– перечень ключевых слов;

– текст реферата [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.3.2]., который, как правило, не должен превышать 3000 знаков, включая пробелы.

3.4.3 В библиографическом описании следует придерживаться ГОСТ 7.1 и ГОСТ 7.80. В заголовке основной записи допускается приводить имя одного из авторов отчёта (как правило, указывают имя ответственного исполнителя). В заголовке добавочной записи указываются имена всех авторов отчёта.

3.4.4 Перечень ключевых слов (выражений) должен включать от 5 до 15 слов и/или словосочетаний, которые в наибольшей мере характеризуют содержание отчёта и обеспечивают возможность информационного поиска. Ключевые слова приводятся в именительном падеже и печатаются прописными буквами через запятую, без абзацного отступа, без точки в конце [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.3.2.1].

3.4.5 Текст реферата должен отражать:

– объект исследования/работы;

– цель работы;

– общие данные о методике исследования;

– полученные результаты;

– значимость работы;

– основные выводы, прогнозы и рекомендации;

– область применения полученных результатов;

– предложения по дальнейшему использованию, изучению, сохранению объекта исследования;

– сведения об учреждении, куда планируется передать полевые материалы и коллекции на государственное хранение.

Если текст отчёта не содержит сведений по какой-либо из перечисленных структурных частей реферата, то в тексте реферата она опускается, при этом следует придерживаться последовательности изложения (прил. Е).

3.4.5.1 Рекомендуемая структура реферата отчёта по археологическим раскопкам:

– название памятника;

– тип памятника (местонахождение, городище, селище, могильник, культовое место…);

– административный адрес: субъект Российской Федерации, район, ближайший населённый пункт;

– географическое положение: географический район (перечислить все возможные уровни); бассейн (по водоёмам первого и второго порядков); водоём; берег;

– цель (задачи) исследования;

– общие данные о методике исследования;

– краткое описание памятника (видимые объекты);

– площадь;

– культурная принадлежность;

– датировка (хронология);

– площадь раскопа;

– вскрытые объекты (остатки сооружений; погребения; курганы и т. п.);

– коллекция – основные категории предметов, выдающиеся и датирующие вещи;

– сведения об учреждении, куда планируется передать полевые материалы и коллекции на государственное хранение;

– основные выводы;

– предложения по дальнейшему использованию, изучению, сохранению объекта исследования.

3.4.5.1 Рекомендуемая структура реферата отчёта по археологическому обследованию территории (разведке):

– объект исследования;

– административный адрес: субъект Российской Федерации, район, ближайший населённый пункт;

– географическое положение: географический район (перечислить все возможные уровни); бассейн (по водоёмам первого и второго порядков); водоём; берег;

– цель (задачи) проводившихся исследований;

– общие данные о методике исследования;

– категории выявленных и обследованных археологических памятников;

– культурная принадлежность;

– датировки (хронология) по периодам;

– коллекции – основные категории предметов, выдающиеся и датирующие вещи;

– сведения об учреждении, куда планируется передать полевые материалы и коллекции на государственное хранение;

– основные выводы;

– предложения по дальнейшему использованию, изучению, сохранению историко-культурных ландшафтов и выявленных объектов археологического наследия.

Область содержания

3.5.1 Область содержания является частью справочно-поискового аппарата отчета, призванной дать представление о составе и структуре отчета, обеспечить быстрый поиск соответствующих элементов отчета: разделов, подразделов, иллюстраций, таблиц, приложений, документов и т. д. Она обычно содержит следующие структурные элементы СОДЕРЖАНИЕ/ОГЛАВЛЕНИЕ, СПИСОК ИЛЛЮСТРАЦИЙ, СПИСОК ТАБЛИЦ, СПИСОК ПРИЛОЖЕНИЙ (текстовых приложений), СПИСОК ГРАФИЧЕСКИХ ПРИЛОЖЕНИЙ (несброшюрованных приложений), СПИСОК ПРИЛАГАЕМЫХ ЭЛЕКТРОННЫХ НОСИТЕЛЕЙ.

3.5.2 Содержание включает наименование всех структурных элементов отчета, размещенных после него, наименование всех разделов, подразделов, пунктов (если они имеют наименование) с указанием номеров страниц, с которых начинаются эти элементы отчёта [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.4.1].

3.5.3 При составлении отчёта, состоящего из двух и более частей, в каждой из них должна быть своя область содержания. В первой части помещают содержание всего отчёта, включая сводные списки с указанием номеров частей, в последующих — только содержание соответствующей части, включая списки к ней относящиеся. В первой части вместо содержания и списков элементов последующих частей допускается указывать только их краткое содержание/название [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.4.2].

3.5.4 В Содержании допускается указание авторства разделов (подразделов) текста отчета (могут быть указаны фамилии и инициалы авторов в скобках после наименования раздела, подраздела) [ГОСТ Р 53579–2009, п. 7.6.4].

3.5.5 В отчёте объёмом не более 10 страниц содержание и списки других элементов отчета допускается не составлять [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.4.3].

Определения

3.6.1 Структурный элемент «Определения» содержит определения, необходимые для уточнения или установления терминов, используемых в НИР [ГОСТ 7.32-2001, п. 5.6].

3.6.2 Перечень определений начинают со слов: «В настоящем отчёте о НИР применяются следующие термины с соответствующими определениями».