Режим документированной информации

Документированная информация выступает одной из форм представления свободной информации.

Документированная информация (документ) – это закрепленная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Признаки документированной информации:

1) наличие материального носителя информации. В качестве таковых могут рассматриваться любые объекты материального мира, включая вещи и физические поля, в которых находят свое отражение определенные сведения;

2) идентифицируемость зафиксированных на носителе сведений. Это достигается путем присовокупления к содержательной стороне сведений реквизитов, которые позволяют установить источник и назначение информации, время ее документирования, а в ряде случаев и обеспечить защиту того или иного документа (электронная цифровая подпись). Реквизиты должны быть зафиксированы на том же материальном носителе, что и идентифицируемые сведения;

3) возможность изменения форм ее закрепления. То есть информация, закрепленная на материальном носителе одного вида, может быть одновременно представлена и на других видах носителей без угрозы утраты своего содержания и реквизитов.

Информация обретает режим документированной информации в результате прохождения процедуры документирования, которая является обязательным условием включения информации в систему информационных ресурсов. Эта процедура осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность государства и преследует ряд конкретных целей:

. установить владельца информации;

. обеспечить условия защиты информации в процессе ее хранения, обработки и передачи.

27. Понятие и признаки документированной информации