Сортировка табличных данных, выбор по критерию, задание фильтров. Получение и вывод итогов.

Одним из способов организации данных на рабочем столе является представление данных в виде списка. Список рассматривают как таб­личную базу данных.

В первой строке такого списка находятся заголовки, а в последую­щих строках - данные. Строки называются записями, а столбцы - по­лями. Все строки списка должны содержать однородную информацию. В таблице не должно быть пустых строк и столбцов. Рекомендуется отделять список от других данных на рабочем листе пустой строкой. Размер списка ограничен размерами рабочего листа: не может быть более 256 полей и 65 536 записей.

Область на рабочем листе, где находится список, называется диа­пазоном базы данных. Область рабочего листа, в которую помещаются значения, полученные из списка при выполнении операций поиска и др., называют диапазоном извлеченных значений. Область рабочего листа, в которую помещают критерии поиска данных, называют диапа­зоном критериев.

Наиболее часто используемыми операциями над списками в Excel являются сортировка, поиск и фильтрация данных, получение итогов.

Сортировка табличных данныхпозволяет переупорядочить строки в таблице по любому полю.

Для сортировки данных следует выделить одну ячейку таблицы и вызвать команду Сортировка меню Данные. Откроется диалоговое окно Сортировка диапазона, представленное на рис. 8.6.

В поле списка Сортировать по выбирается поле, по которому бу­дут отсортированы данные, и тип сортировки: по возрастанию - циф­ры сортируются по возрастанию, текст - в алфавитном порядке, логические выражения - ЛОЖЬ предшествует ИСТИНА; по убыванию - сортировка в обратном порядке.

В поле списка Затем по указывается поле, по которому будут от­сортированы данные, имеющие одинаковые значения в первом ключе­вом поле. В поле В последнюю очередь, по указывается поле, по кото­рому будут отсортированы данные, имеющие одинаковые значения в первых двух ключевых полях.

Для сортировки данных также используются специальные кнопки. Перед их использованием следует выделить столбец, по которому необходи­мо сортировать записи.

При сортировке по одному столбцу строки с одинаковыми значе­ниями в этом столбце сохраняют прежнее упорядочение.

Строки с пустыми ячейками в столбце, по которому ведется сорти­ровка, располагаются в конце сортируемого списка. Excel позволяет также сортировать не всю таблицу, а только выделенные строки или столбцы.

Поиск и фильтрацияданных позволяет выводить на экран и про­сматривать данные списка, которые удовлетворяют определенным условиям (критериям).

Excel поддерживает несколько типов критериев поиска:

■ Поиск точного соответствия. Позволяет находить точные соот­ветствия данных. В критериях на основе сравнения можно исполь­зовать различные операции сравнения: =, >, >=, <, <=, <>. Математические вычисления и логические операции не используются. Данный критерий ориентирован преимущественно на работу с чи­словыми данными.