Тема №2. Документирование организационно-распорядительной деятельности

Учебные вопросы:

1. Организационно-правовая документация.

2. Распорядительная документация.

Время: 2 часа

Цели занятия:

Изучить характеристики различных видов организационно-распорядительных документов, их значение в документационном обеспечении управления, требования к их оформлению в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

Литература:

1. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560с.

2. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.- (Высшее образование).

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – 456с.

4. Организация работы с документами: Учебник, Под ред. проф. В.А. Кудрявцева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 592с. – (Серия «Высшее образование»).

Деятельность всех учреждений фиксируется в различного вида документах. Попытка определения видов документов, в том числе и организационно-распорядительных, сделана в приложениях к Основным положениям Единой государственной системы делопроизводства, а виды распорядительных документов рассмотрены в Юридическом энциклопедическом словаре.

В своей деятельности учреждения руководствуются наряду с актами органов государственной власти и государственного управления положениями, уставами, правилами. Согласно действующему законодательству органы законодательной и исполнительной власти РФ издают следующие документы: решения, указы, распоряжения, постановления, приказы, указания, инструкции.

На территории краев и областей издаются: постановления, распоряжения главы администрации и его заместителей. Такие же документы издаются в районных (городских) администрациях. Органы представительной власти принимают решения.

- 1 –

Назначение и состав организационно-правовой документации.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, - организация системы и процессов управления, т.е.:

§ Создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;

§ Регистрация организации;

§ Установление ее структуры;

§ Определение штатной численности, номенклатуры должностей руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);

§ Регламентация деятельности структурных подразделений и работников;

§ Формирование коллегиальных и совещательных органов управления;

§ Регламентация деятельности аппарата управления;

§ Лицензирование деятельности (в необходимых случаях);

§ Установление режима работы и системы охраны;

§ Организация труда работников и оценка их труда;

§ Реорганизация организации;

§ Ликвидация организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения фиксируется в организационно-правовых документах, содержащих правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся устав организации или положение об организации, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения, регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления (руководства), штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по документационному обеспечению), должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы являются правовой основой деятельности организации.

Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом.

Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения иди подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.