Оформление реквизитов документов.

Тема №3. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

Учебные вопросы:

1. Основные положения по документированию управленческой деятельности.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Виды документов и их классификация.

4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов.

Время: 4/2 часа

Цели занятия:

Изучить основные положения Государственной системы документационного обеспечения управления, стандарты и унифицированные системы документации, состав реквизитов организационно-распорядительных документов.

Литература:

1. Делопроизводство: Учебник / Под общ. ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: МЦФЭР, 2006. – 560с.

2. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. – 6-е изд., испр. И доп. – М.: ИНФРА – М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2006. – 364с.- (Высшее образование).

3. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудрявцева. М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2005. – 456с.

Значение документа велико. В деловых документах закрепляется государственное устройство и взаимоотношения между государствами, документы служат средством общения предприятий и организаций между собой, предприятий и организаций с гражданами.

Опыт и практика показывают, что правильно организованное делопроизводство представляет возможность получения реальной картины деятельности любого предприятия и способствует более эффективному его управлению.

Данное утверждение в полной мере относится и к настоящему времени, приобретая ряд существенных особенностей. К наиболее важным из них относятся происходящие в последнее десятилетие революционные изменения в области средств общении между людьми и внедрение информационных технологий. В связи с этим, многократно возрастающий объем информации требует своего осмысления и сохранения для последующего использования, т.е. его документирования.

В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда и как его результат. Поэтому эффективная деятельность аппарата управления неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с источниками информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования процесса разработки и оформления документов. В частности, переписка в объеме документации предприятия занимает до 80%.

С документированием связана деятельность всех работников аппарата управления – от исполнителей до руководителей всех уровней. Любые сколько-нибудь важные решения требуют документального оформления.

С каждым документом в аппарате управления проводится большая работа по составлению, перепечатке, считке, учету (регистрации), хранению, поиску, переработке содержащейся информации (различные виды вычисления и т.п.).

Кроме того, при необходимости производится копирование документов, их транспортировка как внутри, так и вне аппарата управления.

Приступая к изучению курса, прежде всего, следует ознакомиться с основными профессиональными терминами и определениями, постоянно встречающимися в работе с документами.

Делопроизводство –отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с социальными документами.

Современное делопроизводство включает в себя:

§ обеспечение своевременного и правильного создания документов (документирование);

§ организацию работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов для сдачи в архив, уничтожение);

Параллельно с термином «делопроизводство» в последнее десятилетие используется термин «документационное обеспечение управления» - (ДОУ). Его появление связано с внедрением в управление компьютерных систем и их организационным, программным и информационным обеспечением для приближения к терминологически употребляемой в компьютерных программах и литературе.

В настоящее время термины «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления» являются синонимами и применяются для обозначения одной и той же деятельности.

Документирование –это процесс создания и оформления документа. Государственный стандарт определяет документирование как запись информации на различных носителях по установленным правилам.

- 1 –

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов. Единство правил документирования управленческих действии на всех уровнях обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные систему документации –это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДО, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления создают следующие распорядительные документы: решения, постановления, приказы, распоряжения, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издаются во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации.

Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Совместные распорядительные документ организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принявшей этот документ.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, на советах, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными организациями, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами. Письма должны составляться в том случае, когда не возможен или затруднен бездокументарный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы. В этом случае документ передается через модемную связь, по факсу или телефону.

Организации на основании положений (уставов) о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др. Проект управленческого документ должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

§ с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

§ с работниками, ответственными за решение функциональных вопросов (главными, старшими специалистами и др.);

§ с финансовым подразделением или главным бухгалтером;

§ с юридической службой;

§ со службой документационного обеспечения;

§ с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающим вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания осуществляется в следующей очередности:

§ с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

§ с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

§ с общественными организациями - при необходимости или в случаях, предусмотренных документацией этих органов;

§ с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

§ с вышестоящими органами общей ли отраслевой компетенции в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов

§ Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, о структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для прима и выдачи денег, товарно-материальных ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (или бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемы руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может представляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки. Справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Существуют также документы – приложения.

Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

-2-

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственный стандарт (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

- 3-

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы.

Первая – это документы, по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа – документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются :

- наименованиям – служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но они могут быть совершенно разными;

- по месту составления – внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию – простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме – индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий;

- по срокам исполнения – срочные. Требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению – служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления – подлинные. Копии, выписки. Дубликаты;

- по средствам фиксации – письменные, графические, фото- кинодокументы и т.д.

- по срокам хранения документы делятся на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет) хранения. Сроки хранения документов определяются уполномоченным органом государственной власти РФ в области архивного дела (Федеральным архивным агентством) и закрепляются в перечнях документов с указанием сроков хранения;

- по ограничению доступа документы подразделяются на секретные и несекретные. В соответствии со ст. 10 ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» часть информационных ресурсов РФ отнесена к категории ограниченного доступа. Документированная информация с ограниченном доступом по условиям ее правового режима подразделяется на информацию отнесенную к государственной тайне и конфиденциальную;

 - по способу передачи документов различают письма, телеграммы, телефонограммы, телексы, факсограммы и др.

Более подробно остановимся на классификации по виду оформления (по степени подлинности).

Подлинник официального документа – это первый (или единственный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (сведения об авторе, времени, месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригиналы называются умноженными. Например, договор составляется, как минимум, в двух экземплярах, каждый из которых обладает одинаковой юридической силой. Оформление умноженных оригиналов является распространенной практикой.

Черновой документ (может быть установлен рукописным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Все официально не заверенные виды копий не имеют юридической силы.

 Дубликат – это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровождаемая отметкой «Дубликат».

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, применяемой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Среди разнообразных систем управленческой документации, используемых для документирования различных управленческих действий, особое значение имеет система организационно-распорядительной документации. Документы, входящие в эту систему применяются в учреждениях и организациях всех уровней управления, направлений деятельности и форм собственности. В состав системы организационно-распорядительной документации включены распорядительные документы (постановления, распоряжения, решения, приказы), организационные (положения, уставы, должностные инструкции) и информационно-справочные документы (письма, докладные и объяснительные записки, заявления, акты, телеграммы, телефонограммы, протоколы).

Государственным стандартом РФ на систему организационно-распорядительной документации установлен набор реквизитов, свойственный этим документам (Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации».)

Все 30 реквизитов, включенных в государственный стандарт, не встречаются вместе ни в одном виде документов. Они характеризуют типовой формуляр документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Формуляр конкретного вида документа определяется его назначением и правилами составления, оформления, разработки и введения в действие.

Документ имеет юридическую силу при наличие реквизитов, обязательных для данного вида документа. Например, необходимые реквизиты для письма – наименование организации (автор документа), почтовый адрес, основной государственный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика код причины постановки на учет (ИНН\КПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначения документа, его обработка т.д.

Реквизиты, включенные в государственный стандарт, можно разделить на три группы.

Следует отметит, что часто документы оформляются на бланках. Согласно терминологическому стандарту бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа. Бланк включает только постоянную информацию об организации – авторе документа, характеризующую его как создателя официального письменного документа.

Бланк придает информации официальный характер. Применение бланков значительно ускоряет процесс создания документа (за счет наличия постоянной информации), сокращает трудозатраты на составление, упрощает восприятие информации и повышает культуру управленческого труда.

Бланки бывают, как правило, трех видов: бланк служебного письма; бланк для конкретного вида документа; общий бланк для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210* 297 мм) и А5 (148*210 мм), меньший формат используется для документов небольшого (до семи строк) объема.

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланков.

Оформление реквизитов документов.

1. Изображение Государственного герба Российской Федерации на бланках документов регламентировано на ФКЗ от 25.12. 2000 №2 – ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации».

2. Изображение герба субъекта Российской федерации на бланках документов регламентируется соответствующими нормативными актами субъектов Российской Федерации (конституциями, законами, уставами и др.).

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема организации помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Чаще всего в качестве эмблемы используется товарный знак или знак обслуживания. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ от 23.09. 1992 №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров» (в ред. от 11.12.2002), который предусматривает их обязательную регистрацию. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5* 2,5 см.

4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа (включает восемь знаков).

5. Основной государственный регистрационный (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, вызываемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Государственного стандарта РФ от 30.12.1993 №299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

8. Наименование организации – автора документа печатается на бланке сначала полностью, а ниже сокращенно, но в точном соответствии с тем законодательным или нормативным актом, учредительными документами, на основе которых образована и действует данная организация. Сокращенное наименование печатают в скобках.

Наименования организаций субъектов РФ, где в качестве государственных языков используется и русский, и национальный, печатают на двух языках – русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации. Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

9. Справочные данные об организации – авторе документа включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.

11. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Если автором документа несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2006 года следует оформлять: 10.06.2006. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2006г. Эту дату можно оформить в следующей последовательности: 2006.06.10.

12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.

15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:           Администрация Тюменской области

                             контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Например:           Администрация Тюменской области

                             контрольно-правовое управление

                             Главному специалисту

                             А.С. Сидорову

или

                              Президенту

                              АОЗТ «Сиблитмаш»

                               И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:                   Администрации районов,

                                городов Тюменской области

В состав реквизита адресата при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большом количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:                    Редакция журнала «Новый мир»

                                 Малый Путенковский переулок, ½,

                                 ГСП, Москва, 103806

При адресации документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:                   Гуляеву А.Н.

                                     ул. Мира, д.11, кв. 12,

                                     Новосибирск, 630102

Допускается центровать каждую строку реквизита адресата по отношению к самой длинной строке.

Например:            Председателю ЗАО «Сиблитмаш»

                                            В.А. Григорьеву

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:         Утверждаю

                           Зам. главы администрации

                           Личная подпись        А.А. Иванов

                            12.02.2004

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа.

17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом, и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например:                  Зайцевой А.В.

                                Никитину П.С.

                                Прошу подготовить проект

                                Генерального соглашения с фирмой «Хитек»

                                к 21.04.2006

                                личная подпись

                                10.02.2006

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставится подпись автора резолюции и дата.

18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа.

Например: Приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2006 года»; Протокол (чего?) заседания педагогического совета.

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

19. Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».

20. Текст документа пишут на русском языке при направлении его: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множительного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились», и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывает причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной. – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы –распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения; справки, докладные записки – оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

 В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю». «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Например:  Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

                                       2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

 Например:   Приложение №1

                 к постановлению главы

                 администрации области

                 от 10.01.2006 №30

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном бланке), личную подпись и ее расшифровку.

Например:                        Директор Проектно-конструкторского

                                     и технологического института

                                     автоматизированных систем

                                     управления    личная подпись Н.А. Сергеев

 или

                     Директор института   личная подпись Н.А. Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор завода личная подпись  В.В. Волков

Главный бухгалтер личная подпись В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

В документах, составленных комиссией, указывают не на должностных лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровке и даты.

Например:               СОГЛАСОВАНО

                             Начальник управления

                             профессионального образования

                             Министерства образования и науки РФ

                             Личная подпись  Е.Я Бутко

                             12.03. 2006

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

                              СОГЛАСОВАНО

                               Протокол заседания

                               педагогического совета ПУ 45

                               от 10.02.2006 №5

Грифы согласования располагают ниже реквизита ПОДПИСЬ или на отдельном листе согласования.

Примечание: В реквизитах ПОДПИСЬ, ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ И ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы и фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания.

Например:

                      Начальник экономического отдела

                       Личная подпись          А.И. Ващук

                       20.06.2006

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

                       Замечания прилагаются

                       Начальник экономического отдела

                      Личная подпись          А.И. Ващук

                       20.06.2006

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

 Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

25.Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Например: Начальник управления Печать Личная подпись Г.В. Сидоров

26. отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита ПОДПИСЬ проставляют заверительную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:  Верно

                    Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С. Смирнов

                    10.02.2006

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

    Например:    В.А. Аксенов

                                22-50-11

28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличие соответствующего документа. Ссылку на его дату и номер; б) слово «в дело»; в) номер дела. В котором будут храниться документы.

    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к бланкам

    Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

    Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено два формата бланков: А4 и А5.

    Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов (см. приложение 1.1;1.2)

    Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо фланговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

    Реквизит 06 (наименование организации – полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Общий бланк в зависимости от документа организации содержит следующие реквизиты: государственный герб РФ, наименование организации.

    На бланке письма указывают также реквизиты: 01 (02 или 03), 04,05, 06, 08, 09. при необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

    Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

    Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее – 20 мм , правое 10 мм.

    При оформлении реквизитов документа необходимо знать:

    Текст документов печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5-через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускаются печатать через два межстрочных интервала.

    Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов (адреса, гриф утверждения, отметки о наличии приложения, гриф согласования) отделяют друг от друга 1,5 – 2-мя межстрочными интервалами.

              Например:             СОГЛАСОВАНО

                                                          (1,5)

                                                    Руководитель организации

                                                          (1-2)

                                                    Л.И. Петров

    Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 – мя межстрочными интервалами.

    Название вида документа печатают прописными буквами.

    Расшифровку подписи в реквизите ЛИЧНАЯ ПОДПИСЬ печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

    Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

    Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

§ От границы левого поля печатают реквизиты: заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись и гриф согласования, заверительную надпись Верно, а также слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;

§ Отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начала абзацев в тексте;

§ Отступают 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

§ Отступив 32 печатных знака, печатают реквизиты адресат;

§ Отступив 40 печатных знаков, печатают расшифровку подписи в реквизите подпись.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от левого поля документа, а относящийся к ним текст – через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие станицы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница (стр.) и знаков препинания.