Евгений Когут, ответственный за Кофе-брейк поделился с нами всеми подробностями подготовки это мероприятия.

Специалисты в области масс-медиа, PR и рекламы приходят на Фестиваль в качестве членов жюри, спикеров или даже просто гостей. О ньюансах работы с приглашенными специалистами нам рассказали Вероника Старикова и Юлия Семенова – организаторы мастер-классов для студентов.

–  Расскажите, что нужно сделать, чтобы самые видные эксперты в сфере PR появились на фестивале?

–  К проведению мастер-классов мы начинаем готовиться где-то за полгода до фестиваля. Сначала мы составляем базу данных возможных спикеров. Из этой базы делаем выборку, стараемся приглашать специалистов из разных сфер деятельности – тех, кто популярен среди студентов.

Затем мы разговариваем с каждым из спикеров и согласовываем с ним темы мастер-классов, формы подачи материала.... Бывает, что компании сами предлагают специалистов к участию в мастер-классах. Правда, иногда слишком поздно, когда вся программа уже составлена. Таким образом, мы получаем «скамейку запасных». 

- А эта «скамейка» нужна?

- Это важно, потому что, к сожалению, в истории организации мастер-классов имели место срывы выступлений за месяц до фестиваля, за неделю и даже за час… Тогда приходилось применять все имеющиеся умения в сфере PR, чтобы уладить ситуацию, найти нового спикера или распределять участников на другие мастер-классы, не вызвав паники.

Самая напряженная работа начинается за полтора месяца до фестиваля: нужно договориться об аудиториях, о печати договоров и сертификатов, распространить информацию о мастер-классах в Интернете и на стендах университета, сделать устные объявления на потоках.

- Что дает участие в организации мастер-классов лично вам?

-Это очень полезная деятельность, так как ты учишься грамотно организовывать свою работу, планировать, координировать работу других людей. Это, конечно, приобретение опыта, развитие навыков логистики и PR в кризисных ситуациях. Нам стало легче работать с возражениями, отказами. А так же занимаясь такой деятельностью, развиваются коммуникационные навыки.

Другое важное направление работы со специалистами – организация работы совета жюри. Этим подразделением руководит Ксения Добровольская, которая также с радостью рассказала нам о своей работе.

-Расскажите о подразделении. В чем заключается работа с жюри?

К:Работа с жюри – это совершенно новое направление в подготовке и проведении фестиваля. В предыдущие года отдельные студенты выполняли под руководством Марковой О.Ю. некоторую работу с жюри, однако она была другого плана. Главной функцией работы подразделения является непосредственная коммуникация с судьями. Это и составление расписания для них согласно проводимым мероприятиям, и обеспечение комфортных условий для работы, и оказание помощи в разрешении разногласий. В связи с некоторыми изменениями фестиваля, в наши обязанности также входит и налаживание тесного контакта между командами и членами жюри, которые с этого года будут работать вместе.

-Как Вы считаете, по какой причине появилась необходимость в создании отдельного направления по работе с жюри?

К: Идея создания самостоятельного подразделения принадлежит оргкомитету. Предложили, обсудили, одобрили, и теперь мы работаем. Но, возможно, это связано с изменением самого формата фестиваля, с переходом мероприятия на новый уровень. Появилось много новой и трудоемкой работы с жюри, которая одному студенту может быть не по силам. Здесь также нужно понимать важность работы подразделения, которая в данном виде способствует поддержанию благоприятной атмосферы на мероприятии, боевого духа команд и, главное, позитивного настроя членов жюри.

-Какие личные качества на Ваш взгляд необходимы для успешной работы Вашего подразделения?

К: Ответственность, без нее никуда в нашем деле. Во многом от этого качества зависит степень порядка на фестивале. И, конечно же, внимательность к деталям и к самим людям, с которыми мы работаем.

Есть и еще одно очень интересное направление работы – коммуникация с иностранными гостями Фестиваля. Этим занимается Кристина Захарова, студентка ГФ.

-Не могла бы ты более подробно рассказать, в чем суть работы вашего подразделения, чем вы занимаетесь?

К: Основная часть работы будет непосредственно во время самого Фестиваля, когда нужно будет везде сопровождать иностранных гостей, выступать в роли переводчиков. На данный момент, наша работа заключается в ведении переписки с потенциальными гостями Фестиваля. Сейчас уже достигнуто соглашение с американскими студентами (4 человека) и одним преподавателем, то есть они уже с 99% уверенностью к нам на Фестиваль приедут. Со всеми остальными переговоры еще ведутся.
Также мы переводим официальные документы на английский язык и составляем для иностранцев отдельную программу пребывания на Фестивале (какие-то мероприятия они будут посещать вместе с русскими студентами, другие - будут специально для них).

-Почему, на твой взгляд, именно ваша работа так необходима фестивалю?

К: Наша работа действительно важна, так как присутствие иностранных гостей поднимает статус всего мероприятия и выводит его на международный уровень, что уже очень неплохо. К тому же, иностранные студенты и преподаватели смогут поделиться своими взглядами по поводу профессии, знаниями в сфере PR и рекламы, а это очень полезно для всех участников Фестиваля.

-С какими трудностями вы вообще сталкиваетесь? Сложна ли организация работы?

К: Есть трудности, связанные с другим менталитетом наших гостей, иногда бывает сложно объяснить что-то в силу культурных различий, но с другой стороны — это даже хорошо, ведь можно узнать что-то новое. Организация работы не сложнее, чем во всех других направлениях. Главное, чтобы действия были продуманными и оперативными.

- Почему ты для себя выбрала именно это направление?

К: Я просто люблю общаться с иностранцами, мне интересна практика языка. Но все же эта работа не такая простая, ведь ответственности за мои действия с меня никто не снимает.

Каждый год организаторы фестиваля стараются придумать для команд-участников новые и неожиданные испытания. Помимо стандартных этапов розыгрыша Кубка «Призвание», таких как: конференция, домашнее задание и решение кейсов, ребят всегда ждут другие этапы розыгрыша. Команды участвовали в PR-квесте, который включал в себя экскурсию по Санкт-Петербургу, решая задания. В этом году для студентов будет проведена бизнес-игра. Организаторы подробности не разглашают, но одна из организаторов игры Алиса Витковская согласилась ответить нам на несколько вопросов.

 – Алиса, скажи, как родилась идея бизнес-игры?

Алиса: С этого года у нас немного изменился формат Фестиваля, отвести полдня на «пробежку» по городу мы не могли. Мы долго не могли решить, чем заменить квест. Тогда поняли, что нужно провести бизнес-игру в помещении, которая была бы интересна студентам, но не требовала бы чрезмернх затрат по времени и ресурсам.

- А в чем же заключается суть самой бизнес-игры?

А: В первую очередь, хотелось бы сказать, что название «бизнес-игра» пока рабочее. Мероприятие еще дорабатывается, мы пытаемся придумать наилучшую схему работы, которая не превратилась бы в еще один кейс или дебаты. Можно точно сказать одно: упор мы сделаем на творческие навыки будущих PR-менеджеров, и их способность быстро принимать решения и ориентироваться в неожиданных ситуациях.

 Традиционное мероприятие Фестиваля – это вечер знакомств. Своеобразная вечеринка будущих PR-менеджеров. Подробностями организации главного развлечения делится куратор этого проекта Алиса Машкова.

– Алиса, что такое «Вечер знакомств» и зачем он фестивалю?

А: Вечер Знакомств – мероприятие, на котором собираются участники в первый день фестиваля, чтобы пообщаться и весело провести время. В программе – игры, конкурсы, танцы. Например, в прошлом году участники демонстрировали свое видение образа PR-специалиста в рамках организованного дефиле, участвовали в тимбилдинге.

– Кто занимается подготовкой проекта и как именно осуществляется приготовление этой приятной встречи?

А: Всем занимается одно из подразделений оргкомитета фестиваля – группа заинтересованных студентов кафедры "Связи с общественностью", которые организуют событие от А до Я: придумывают сценарий мероприятия, задания, конкурсы, ищут место проведения, договариваются об участии в нем почетных гостей.

–  Какой темой будут объединены творческие задания для участников «Вечера Знакомств» в 2012 году?

А:  Пока это секрет даже для организаторов, всё находится на стадии разработки. Сейчас мы склоняемся к теме "Чикаго 30-х годов", но возможны другие вариации. Более того, ещё совершенно неизвестно место проведения, имена почетных гостей.

– У тебя в впереди ещё несколько студенческих лет. Планируешь курировать другие направления или остановишься на одном?

А:  Пока мне интересно заниматься организацией «Вечера знакомств». Дальше – посмотрим.

Каждый день PR-фестиваля насыщен событиями: профессиональные мастерские, брифы, кейсы. Велик риск потерять бодрость духа и ясность мыслей. Но не спешите отчаиваться, на спасение мчится скорая кулинарная помощь «Кофе-брейк».

Евгений Когут, ответственный за Кофе-брейк поделился с нами всеми подробностями подготовки это мероприятия.

- Евгений, кофе брейк – это правда так важно?

Е: - Кофе-брейк – это свободное время и хорошее настроение. И еще это разумеется булочки, бутерброды, кофе, чай, соки, Он проводится в середине фестивального дня и дарит возможность набраться сил для продолжения творческой работы, передохнуть после утренних мероприятий, пообщаться.

– Кто занимается подготовкой мероприятия?

Е: Существует специальное подразделение. В него входит инициативная группа ребят, которые не первый год занимаются подготовкой кофе-брейка и студенты-первокурсники, желающие работать с нами. Мы делим полномочия: кто-то отвечает за контакты со спонсорами, кто-то закупает продукты, кто-то непосредственно накрывает стол, готовит бутерброды. В настоящее время я возглавляю эту группу.

–  Как работает команда в дни фестиваля?

Е: На первом этаже выставляются столы, и мы готовимся к «атаке» голодных студентов, кураторам студенческих групп выдаем талоны для участников.

– Талоны – способ защитить трапезный стол от наплыва желающих полакомиться?

Е: Именно, особенно, от студентов университета, не причастных к фестивалю.

– С какими трудностями при работе вы сталкиваетесь?

Е: Как правило, всё проходит без помех. Проблемы могут возникнуть у участников фестиваля, если они теряют талон, например.

– Какие личные качества помогают тебе организовывать работу группы людей?

Е: Доброжелательность и умение сходиться с людьми.

Разумеется, Фестиваль хоть и создан студентами и для студентов, но это также грандиозное событие для боле старшего поколения PR-специалистов. Во время Фестиваля много времени отводится для преподавательского семинара, заседания АПСО – Ассоциации Преподавателей по Связям с Общественностью. Этим направлением занимается студентка Ольга Северинская, которая согласилась рассказать нам об этом более подробно.

– Ольга, а чему именно посящен преподавательский семинар?

О: Преподавательский семинар – это, прежде всего, площадка, объединяющая профессионалов со всей страны в лице наших уважаемых преподавателей. Можно с уверенностью сказать о том, что семинар создает уникальную рабочую атмосферу для обмена опытом, для поиска необходимых решений и взаимодействия по ключевым вопросам, связанным с развитием связей с общественностью как науки, как специальности, получаемой в высших учебных заведениях и как профессии в целом.

– Какая тема преподавательского семинара будет в этом году?

О: Преподавателям предстоит решить непростую задачу, стоящую сегодня перед системой российского высшего образования – обсудить проблемы и перспективы гуманитарных специальностей в технических вузах.

– Почему это нужно фестивалю?

О: Каждый год фестиваль собирает самых амбициозных, коммуникабельных, жаждущих знаний, опыта и ярких встреч и знакомств, поэтому его так ждут студенты. С неменьшим желанием его ожидают и преподаватели, ведь их встречи – это всегда жаркие дискуссии, это колоссальный обмен знаниями о системах построения учебного процесса университетов страны и зарубежья.  

– Как осуществляется подготовка к мероприятию?

О: Работа по проведению семинара «кипит» в течение года. На первоначальном этапе разрабатывается тема и принимается решение о формате, в котором будет проходить встреча преподавателей. Необходимо постоянно быть в контакте с теми, кто приезжает к нам из года в год, ведь эти люди помогают нашему мероприятию состояться, делают его разнообразным и «живым»: они привозят уникальные разработки и методики, которыми делятся со своими коллегами. Мы всегда рады нашим новым гостям, которые хотят посетить семинар.

Ближе к самому мероприятию отбираются докладчики для представления своих идей на семинаре, тезисы формируются в сборник. Таким образом, у каждого участника на руках остается не только их опубликованный труд, но и работы их коллег по цеху.

Особенно хотелось бы отметить, что на семинар приезжают ученые из других стран. Их выступления всегда вызывают неподдельный интерес аудитории. Они смело могут приезжать без переводчиков – наши студенты помогают преодолевать языковые барьеры.

Участие в подготовке семинара – увлекает. Оно включает в себя разноплановую деятельность: разработку сценария семинара, консультирование участников , работу с типографией, проведение мероприятия, синхронный перевод с английского языка, оценку эффективности, но самое главное - это – умение держать все под контролем.

– А что это мероприятия значит для преподавателей, участвующих в семинаре? (не поняла вопрос)

 О: Преподавателям важно поделиться своими разработками и идеями, ведь на семинаре задается направление развития специальности, профессии и науки. На суд коллег преподаватели выставляют свои идеи, которые обсуждаются, трансформируются, реализуются.