Робота з внутрішніми документами і тими, що відправляють

Документи передають керівнику повністю підготовленими для їх підписанняабо затвердження. Виконавець зобов’язаний перевірити зміст, оформлення документу, наявність необхідних віз і додатків.

При передаванні документів керівнику до них слід додавати матеріали, необхідні при розв’язанні поставлених у документах питань. Наприклад, до проектів листів-відповідей додають листи - запити, а в разі потреби - усе попереднє листування. До проекту наказу додають рішення вищестоящої організації, на основі якого його видано; до проекту наказу по особовому складу - документи осіб, яких приймають на роботу, або документи, які є підставою для заохочення (стягнення) та ін.

На підпис керівнику передають один (перший) примірник внутрішнього документа (наказ, інструкція, вказівка), перший і другий примірники документів, які відправляють. Підписуючи документ, керівник повинен мати той примірник його, на якому є візи, грифи погодження.

Усі документи у встановлений час передають на підпис (затвердження) керівнику через канцелярію (секретаря), де перевіряють правильність їх оформлення. Також у встановлений час керівник повертає підписані і розглянуті ним документи.

Час передавання документів керівнику і повернення їх повинні знати усі працівникиапарату управління. Так, усі документи, що надійшли для підпису до 13 год., керівник має повернути до 17 год., і у той же день їх слід відправити. Документи, що надійшли після 13 год., повертають до 10 год. наступного дня і у цей же день відправляють адресатам.

Внутрішні документи і ті, що відправляють, керівник розглядає, як правило, з метою підписання (накази, вказівки) і затвердження їх (акти, договори, інструкції, звіти та ін.), а також прийняття рішень (доповідні і пояснювальні записки, листи, довідки тощо).

Для підпису керівнику передають тільки ті документи, що відправляють, зміст і значення яких виходять за межі компетенції керівників підрозділів, де їх було підготовлено. Слід прагнути до того, щоб значну частину документів, які відправляють, підписували від імені підприємства керівники структурних підрозділів. Деякі документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру можуть підписувати виконавці, якщо порушені в них питання не виходять за межі їхньої компетенції, згідно з посадовими інструкціями та іншими документами. Такий порядок дає змогу вивільнити керівника від потреби вникати у розв’язання конкретних завдань, поставлених перед окремими підрозділами або виконавцями, підвищує їх відповідальність за якість прийнятих рішень, створює умови для об’єктивної оцінки здібностей працівників і більш обґрунтованого контролю їхньої діяльності, відповідає принципу делегування повноважень.

Керівники ряду підприємств підписують від 5 до 15 % загальної кількості документів, що відправляють. Основне листування на цих підприємствах здійснюють безпосередньо структурні підрозділи і відповідні документи підписують їхні керівники.

У ряді випадків право підписання документів, які відправляють, може бути делеговано не усім, а лише деяким керівникам підрозділів. При цьому визначають документи, операції, ситуації і процедури, реалізація яких є компетенцією цього підрозділу, а його керівник відповідає за обмін відповідною інформацією.

Адміністративний етикет

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне “інформаційний шум”.

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: “Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз’яснення на нижчерозглянуте питання...”?

Іноді очікуваний результат як би нав’язує адресату: “Направляємо Вам відкоригований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити”. Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному реченні з листа: “Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...”.

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: “Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...”

Важливий документ - характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адресується до суду.

“Не викладайте у листі того, що ви не сказали б усно”, - радять Е. Крижан і Ю. Орлик, автори книги “Як поводитися”, виданої в Братиславі російською мовою.

Часом окремі фрази нагадують ребус, розшифрувати який може тільки працівник, що знає професійний жаргон свого відомства: “... Чи може заочник після закінчення інституту поїхати на роботу з розподілу, як це роблять денники?”.

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д.

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.

Резюме

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомного характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації: нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів; проектна - документи, які використовують при проектуванні підприємства; конструкторська (технічна) у вигляді графічних і текстових документів; виробнича (технологічна) - технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів.

Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління. Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити. Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін.

Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту документа - послідовне розміщення складових частин, що розкривають зміст документа відповідно до його функціонального призначення.

Контрольні питання

Розкрийте сутність поняття “управлінський документ”.

Наведіть класифікацію управлінських документів.

Розкрийте сутність поняття “документація”. Назвіть види документації, що використовується у торговельних підприємствах.

У чому полягають особливості організаційно-розпорядчої документації?

Висвітліть правила оформлення управлінських документів.

Розкрийте особливості адміністративного етикету.