Системи документації в управлінні. процеси докуменування

Тема 3.4. Робота менеджера з документами

Навчальні цілі:

 – ознайомити із сутністю та видами управлінських документів;

 – розкрити зміст систем документації в управлінні;

 – висвітлити процеси документування в управлінні;

 –ознайомити з адміністративним етикетом.

Сутність і види управлінських документів

Як свідчить практика, переважну і найважливішу частину інформації фіксують. Фіксування інформації є обов’язковим елементом управлінської діяльності у торговельних підприємствах, оскільки без цього немає можливості зберігати, одержувати, передавати і опрацьовувати її. Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи.

В історичному аспекті документи виникли разом із писемністю, спочатку як засіб закріплення майнових відносин, а потім як засіб комунікацій, передавання ділової інформації.

Тепер документи розглядають як засіб закріплення на різних носіях інформації про явища, події реальної дійсності або розумової діяльності.

Управлінський документ - це документ, який містить відомості організаційного, розпорядчого або повідомчого характеру, який створюється в цілях управління і відповідним чином оформлюється на папері або іншому носії.

Документи, які використовують в управлінській діяльності, класифікують за багатьма ознаками:

I. Залежно від використаного для фіксації матеріалу, виділяють:

1. документи на паперовій основі;

2. документи на фото-, кіноплівці, магнітній стрічці. Документи на паперовій основі бувають:

письмові (це рукописні або машинописні документи, а також виготовлені за допомогою множувальної техніки або друкарським засобом). У загальному документообігу підприємств торгівлі і громадського харчування вони становлять близько 95% усіх документів.

графічні (це креслення, схеми, графіки, рисунки та ін). Перевагами їх є доступність для будь-якого фахівця.

II. За походженням документи поділяють на:

1. офіційні (службові) - направляють адресатові від імені підприємства або посадової особи і оформлюють у встановленому порядку;

2. особисті (іменні) - створює особа поза сферою своєї службової діяльності (заява, скарга, лист громадянина керівнику підприємства або депутату та ін.).

III. За видами діяльності розрізняють:

1. організаційно-розпорядчі документи;

2. документи з фінансово-розрахункових питань;

3. документи з постачально-збутових питань;

4. документи з особового складу.

IV. За найменуванням виділяють кілька десятків видів і різновидів документів. Вид об’єднує документи з погляду цільової спрямованості і структури, наприклад, наказ, анкета, акт, договір та ін. Різновидами документів є накази по особовому складу і з основної діяльності, акт приймання-передавання і дефектний акт.

V. З погляду кількості відображених у них питань документи поділяють на:

1. прості (звичайно містять одне питання);

2. складні (з кількома питаннями).

VI. За місцем складання документи поділяють на:

1. зовнішні (одержані підприємством або відправлені ним за його межі):

вихідні - відправлені з підприємства;

вхідні - адресовані підприємству.

2. внутрішні (складені на підприємстві для внутрішнього використання).

VII. За місцем складання документи поділяють на:

1. внутрішні вхідні;

2. зовнішні вихідні.

VIII. За строками виконання розрізняють:

1. термінові документи;

2. нетермінові документи.

IX. За формою документи бувають:

1. індивідуальні;

2. типові;

3. трафаретні.

X. За засобами інформації документи поділяють на:

1. рукописно-друковані;

2. графічні;

3. фотокінодокументи;

4. звукові.

XI. За строками розрізняють документи:

1. постійного зберігання;

2. довгострокового зберігання;

3. тимчасового зберігання.

XII. За стадією утворення розрізняють:

1. оригінали документів (перший або єдиний примірник офіційного документа);

2. чернетки;

3. копії документів (відбивають інформацію, яка містить оригінал, повністю або частково). Існують три різновиди копій:

 – відбиток (повна копія вихідного документа, яка залишається у справі замість відправленого адресатові);

 – витяг (копія, що відбиває частину оригіналу документа, завірену у встановленому порядку);

 – дублікат (повна копія оригіналу, яка має ту саму юридичну силу). Дублікат видається у випадку втрати оригіналу.

ХIIІ. За ступенем гласності розрізняють:

1. секретні документи (містять інформацію, що є державною таємницею);

2. документи для службового використання (містять інформацію, поширення якої за межами підприємства може завдати йому шкоди); Керівники підприємств самостійно визначають види інформації і перелік документів, які є комерційною таємницею, а також порядок роботи з такими документами.

3. звичайні документи (вільно видають для ознайомлення усіх, хто в цьому зацікавлений, включаючи споживачів, постачальників та ін).

Системи документації в управлінні. процеси докуменування

Документація - це сукупність однорідних за функціональним призначенням і взаємопов’язаних документів.

У торговельних підприємствах використовують такі види документації:

 – нормативно-технічна - комплекси міжнародних стандартів, наприклад Єдина система конструкторської документації (ЄСКД), Уніфікована система документації (УСД);

 – проектна - документи, які використовують при проектуванні підприємства - будівельні норми і правила, норми технологічного проектування та ін.;

 – конструкторська (технічна) у вигляді графічних (креслення, схеми) і текстових (технічні завдання, умови, паспорти, правила експлуатації торговельно-технологічного обладнання) документів;

 – виробнича (технологічна) - технологічні карти, схеми, збірники рецептів страв і кулінарних виробів. Інформація про основну діяльність торговельних підприємств міститься в організаційно-розпорядчій документації, яку використовують для оформлення розпорядчо-виконавчої діяльності апарату управління.

Цей вид документації передбачає організаційні документи (статути, положення, правила, інструкції), розпорядчі (накази, розпорядження) і довідково-інформаційні документи (листи, довідки, звіти, відомості тощо). Крім того, у підприємствах створюють спеціальні види документації, які відображують специфічні функції управління, наприклад кадрову, бухгалтерську ті ін.

Для оформлення організаційно розпорядчих документів використовують спеціальні бланки.

Бланк - це стандартний аркуш паперу з відтвореною на ньому постійною інформацією і місцем для змінної інформації.

Більшість організаційно-розпорядчих документів оформлюють на бланках.

На чистих аркушах паперу можна складати другорядні документи, які не виходять за межі підприємства.

Застосування бланків прискорює фіксування і сприйняття інформації, скорочує трудомісткість робіт з документування, створює умови для використання технічних засобів обробки документів, підвищує культуру роботи з ними.

На кожному підприємстві або в установі використовують два види бланків - для листів і загальний бланк для оформлення інших видів організаційно-розпорядчих документів.

При складанні і оформленні документів використовують реквізити.

Реквізит - елемент офіційного документа, наприклад, дата, адресат, індекс, підпис та ін. Сукупність розміщених у встановленій послідовності реквізитів документа називається його формуляром.

До реквізитів документа належать:

 – Державний герб України;

 – емблема організації або підприємства;

 – зображення нагород;

 – код підприємства, установи;

 – код документа;

 – назва міністерства або відомства;

 – назва установи, організації або підприємства;

 – назва структурного підрозділу;

 – індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, но мери телетайпу (абонентського телеграфу), факсу, телефону, рахунку у банку;

 – назва виду документа;

 – дата;

 – індекс;

 – посилання на індекс і дату документа, що надходить;

 – місце складання або видання;

 – гриф обмеження доступу до документа;

 – адресат;

 – гриф затвердження;

 – резолюція;

 –заголовок до тексту;

 – позначення про контроль;

 – текст;

 – позначення про наявність додатку;

 – підпис;

 – гриф погодження;

 – візи;

 – печатка;

 – позначення про завірення копій;

 – прізвище виконавця і номер його телефону;

 – позначення про виконання документа і направлення його у справу;

 – позначення про перенесення даних на машинний носій;

 – позначення про надходження.

Слід розрізняти поняття “реквізити документа” і “реквізити установи”. Реквізити установи - дані про автора документа, його адреса, телефон та ін., відображені на бланку документа. Не усі реквізити установи можуть бути відображені на бланку.

Частину реквізитів (постійні) наносять на бланки при їх виготовленні (Державний герб України, емблема, назви міністерства, відомства, підприємства, установи або організації). Змінні реквізити (адреса, індекс, дата, текст, підпис та ін.) записують у бланк в процесі його заповнення, тобто при складанні та оформленні документу.

Бланки, характерною ознакою яких є додатковий реквізит “назва посади”, використовують в установах при оформленні листів, вказівок, службових записок та інших документів, які підписує особа, посада якої відповідає реквізиту.

Склад і розміщення реквізитів на посадовому бланку повинні відповідати складу і розміщенню реквізитів на бланку для листів. Реквізит “назва посади” розміщують нижче від реквізиту “назва установи, організації або підприємства”.

Як правило, друкарським способом документи готують спеціальні технічні працівники, які керуються відповідними правилами і рекомендаціями. Розглянемо правила оформлення реквізитів, які наносять на документи, виготовлені безпосередньо керівником рукописним або друкарським способом, за допомогою комп’ютера.

Код форми документа за Класифікатором управлінської документації (КУД) ставлять на основі розділу цього класифікатора “Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації” (клас 0200000), де подано назви форм документів, що використовуються при вирішенні ряду управлінських завдань, і їхні коди. Виходячи з цього розділу складено класифікатор уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, згідно з яким кодують назву форми конкретного документа.

Структура коду форми організаційно-розпорядчого документа складається з кодів системи (два знаки), підсистеми (один знак), управлінського завдання, для розв’язання якого створюється документ (один знак), а також коду форми документа, що складається з коду назви документа (два знаки) і порядкового номера форми у межах конкретної назви документа (один знак). Код складається з восьми знаків, з яких сім позначають код форми документа, а восьмий - захисний, і проставляють його на основі спеціальної методики.

Наприклад, у кодовому полі документа проставлено код 028311IX:

02 - код системи документації (організаційно-розпорядча документація);

8 - код підсистеми документації (документація з оцінки трудової діяльності);

3 - код управлінського завдання (оформлення заохочень); 11 - код назви документа (наказ);

І - порядковий номер форми (зведений наказ) у межах однієї назви документа (наказ);

X - замість цього знака проставляють захисний код.

Код підприємства, установи або організації за Класифікатором підприємств і організацій (КПО) є постійним реквізитом і найчастіше його ставлять на бланку при виготовленні його, проте, як виняток, його можна ставити на бланку і при складанні документа.

Назва виду документа має відповідати назвам, встановленим діючими нормативними актами. Цей реквізит позначають тільки на загальному бланку.

Поширеною помилкою при оформленні зазначеного реквізиту є застосування різних словосполучень, наприклад, “Наказ по міністерству”, “Наказ міністерства”, “Наказ міністра”, “Розпорядження заступника директора з виробництва” та ін. На місці бланку, передбаченому стандартом, слід зазначати у називному відмінку назву виду документа (наказ, розпорядження, вказівка) незалежно від того, хто його підписав - керівник або інша уповноважена посадова особа. Назва виду документа має відповідати діючому класифікатору управлінських документів. Назву посади вказують відповідно до реквізиту “підпис”.

Дата - один з обов’язкових реквізитів, що забезпечують юридичну силу документа. Датою наказу, листа, довідки, доповідної або пояснювальної записки, заяви, вказівки, розпорядження є дата підписання їх; постанови і рішення - дата прийняття їх колегіальним органом; статуту, звіту, інструкції, плану - дата затвердження; акта, протоколу - дата зафіксованої у ньому події, яка, як правило, збігається з датою складання цих документів.

Усі дати в документі оформлюють цифровим способом, у тому числі використовувані у тексті, резолюції, грифах погодження і затвердження, візах, позначеннях про надходження, засвідчення копій та ін.

Елементи дати позначають арабськими цифрами на одному рядку у такій послідовності: день, місяць, рік (05.01.2003). Допускається при оформленні дати спочатку зазначати рік, потім місяць і день місяця (2003.01.05). Дату проставляє особа, що підписує (затверджує) або реєструє документ.

Посилання на індекс і дату вхідного документа використовується на бланках для листів і складається з постійної частини “на №від“, що включає номер і дату, зазначені в документі, на яких дають відповідь.

Якщо вихідний лист є відповіддю на ряд листів однієї організації, необхідно посилатися на усі їхні номери і дати.

Якщо один вихідний лист є відповіддю на листи різних організацій, то посилання на їхні номери і дати розміщують одне під одним у послідовності, у якій у реквізиті “адресат” зазначено назви цих організацій.

Гриф “Обмеження доступу до документа” оформлюють згідно з відповідним спеціальним положенням і розміщують у заголовковій частині документа вище від реквізитів “адресат” або “гриф затвердження” на місці, передбаченому формуляром-зразком.

Адресатом документа може бути організація, її структурний підрозділ, конкретна посадова або приватна особа.

Як правило, документ адресують підприємству або в його структурний підрозділ без зазначення посад і прізвищ, наприклад:

Міністерство зв’язку України

Планово економічне управління або Завод “Маяк”

У внутрішньовідомчому листуванні за умови наявності постійних кореспондентів зазначають структурні підрозділи, посаду і прізвище посадової особи, наприклад:

Завод “Маяк”

Технічний відділ

Начальнику бюро нормативів

Сидорову О С

Назви установи і підрозділу зазначають у називному відмінку, посаду і прізвище - у давальному.

Якщо документ адресують керівнику організації або його заступнику, то назва організації входить до складу назви посади адресату, наприклад:

Директору заводу «Маяк» Петренко В. Д.

У ряді випадків допускається узагальнена назва адресата:

Директорам шкіл,

завідуючим дитячими садками

До складу реквізиту “адресат” може входити поштова адреса, її елементи зазначають згідно з поштовими правилами.

Адресу не вказують на документах, які направляють в урядові установи, обласні і центральні органи державної влади, а також постійним кореспондентам або установам свого відомства.

Кілька адрес на документі вказують з метою інформування кожного одержувача про установи і осіб, яким водночас направляють цей документ. Документ повинен містити не більш як чотири адресати. Якщо його направляють більш як за чотирма адресами, на кожному вказують тільки одного адресата і складають список розсилання. Слово “Копія” перед другим, третім, четвертий адресатом не пишуть.

При оформленні реквізиту “адресат” можна використовувати загальноприйняті скорочення назв посад керівників (заст., зав.), а також назв організацій (НДІ “Укргаз” та ін.).

Гриф затвердження. Затвердження документа свідчить про поширення дії його на певне коло установ, посадових осіб і громадян.

Документ затверджується оформленням реквізиту “гриф затвердження”, який містить такі елементи: слово “ЗАТВЕРДЖУЮ”, назву посади особи, що затверджує документ (включаючи назву організації, якщо вона не входить до складу реквізитів бланку), особистий підпис і розшифрування його, дату:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор заводу

Підпис В. Д. Петренко

26.03.2003

Якщо документ затверджується наказом, постановою або іншим розпорядчим актом, використовується інша форма грифу:

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Міністерства культури України

26.06.2003

Якщо документ створено разом кількома організаціями (тобто оформлено не на бланку), назву організацій включають у назву посад осіб, що затвердили його.

Доповнення і виправлення у затверджений документ можна вносити тільки з дозволу особи, що його затвердила.

Резолюція відображує результат розгляду документа керівником, містить вказівки щодо його виконання.

Здебільшого документ має одну резолюцію. Подальші резолюції потрібні, якщо деталізують порядок виконання документа або уточнюють його виконавця.

Виконавцями у резолюції зазначають не структурні підрозділи, а посадових осіб, які, як правило, безпосередньо підпорядковані її автору. Відповідальною за виконання є особа, зазначена першою. Перелік інших осіб (співвиконавців) свідчить про вимогу керівника залучити їх до виконання документа.

Як правило, у резолюції вказують рішення керівника щодо суті питань, які розглядаються у документі, і шляхи здійснення цього рішення. Якщо такої вказівки немає, то це означає, що прийняти рішення повинен виконавець. Резолюції типу “Прошу виконати”, “До виконання”, “Прошу розглянути” не несуть у собі нової інформації і використовувати їх недоцільно.

Строк виконання документа зазначають у резолюції тоді, коли рішенням керівника змінюється строк, встановлений інструкцією з діловодства або іншим документом, або якщо в уста нові такі строки не визначено.

Резолюції пишуть у правому верхньому кутку з лицьового боку першого аркуша документа. Якщо на цьому місці є інший реквізит (наприклад, адресат), резолюцію розміщують на будь-якій іншій вільній площі з лицьового боку першого аркуша документа, крім лівого поля. Іноді резолюцію розміщують не на документі, а на прикріпленому до нього аркуші - дорученні. Проте це небажано, оскільки аркуш може відділитися від документа або загубиться, резолюція може бути замінена або виправлена, що знижує відповідальність її автора і створює труднощі для виконавця. Використання таких аркушів також ускладнює формування справ.

Ініціали в резолюції зазначають після прізвища. Допускається відділяти рискою підпис керівника і дату від прізвищ виконавців і дій, які слід виконати.

Заголовок до тексту. До початку виконання документа з його змістом ознайомлюються завідуючий канцелярією, референт, реєстратор, іноді керівник. Кожний з них не завжди повинен читати документ повністю, часто досить з’ясувати, про що йдеться, що і дає змогу зробити заголовок.

Заголовок складають до тексту документа, який оформлюють на бланку або на аркуші паперу формату А4 незалежно від виду і призначення його.

Він має бути лаконічним і точним, з необхідною повнотою розкривати зміст документа. Заголовок починається із зазначення управлінської дії, потім називають об’єкт, на який його направляють. Використовується конструкція з прийменником “про” і віддієслівним іменником. Наприклад, “Про організацію семінару програмістів в інституті математики”, “Про зміну порядку оплати праці службовців, що беруть участь у збиранні врожаю”.

Заголовки до тексту таких документів, як інструкція, штатний розклад, структура і штатна чисельність, протокол, правила, статут, узгоджують у відмінку з назвою виду документа. Наприклад: Назва виду документа Заголовок до тексту

Акт   перевірки санітарного стану

Посадова інструкція економіста

Правила       внутрішнього трудового розпорядку

Протокол     засідання технічної ради

Статут інституту

У заголовку допускаються скорочення слів і словосполучень, що відповідають правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і класифікаторів.

Текст включає основну змістовну частину документа і є його найважливішим елементом. Він повинен бути логічним, чітким, інформаційномістким, переконливим і аргументованим, а аргументація і висновки - об’єктивними.

Скоротити час на підготовку документів, швидко та однозначно сприймати текст, зробити його придатним для машинної обробки дає змогу уніфікація текстів - встановлення єдиної форми мовного вираження, яка найточніше передає зміст управлінських ситуацій або дій, що регулярно повторюються.

Логічному та оперативному сприйняттю тексту документа сприяє його раціональна структура. Структура тексту документа - послідовне розміщення складових частин, що розкривають зміст документа відповідно до його функціонального призначення.

Текст може складатися з однієї, двох і більше частин. Здебільшого його доцільно ділити на дві частини. У першій викладають мету, завдання, причини створення документа, висвітлюють факти, описують ситуації, зазначають назви і дати інструкцій, нормативів, правил, прізвища осіб та іншу інформацію, що аргументує авторську оцінку явища і потребу прийняття рішення або виконання дії. Друга частина може містити висновки, пропозиції, прохання, рекомендації, рішення, розпорядження, накази та ін. Текст документа може складатися із однієї частини (наказ без преамбули, лист-прохання без пояснень та ін.).

Якщо підставою для створення документа є інші документи, то на них має бути посилання у тексті або робиться прописка із зазначенням назви виду (у називному відмінку), дати і номера, заголовка до тексту документа, на який посилаються, наприклад: підстава - наказ Міністерства зв’язку України від 27.04.2003 № 58 “Про розробку автоматизованої системи контролю виконання”. Аналогічно оформлюють посилання у тексті документа.

Текст можна поділити на складові частини за виконавцями, характером дії, строками та ін. Наприклад:

НАКАЗУЮ:

начальнику виробничо-технічного відділу О. О. Сидорчуку встановити з 05.06.2003 щодоби контроль за монтажем крана на будівельному майданчику № 3;

начальнику відділу кадрів В. Г. Карпенку: організувати до 25.07.2003 перепідготовку 20 слюсарів за спеціальністю "електрослюсар";

начальнику відділу організації праці і заробітної платні О.С. Нечипоренко:

підготувати до 18.08.2003 введення акордної оплати праці для монтажу обладнання холодильного цеху.

або

НАКАЗУЮ:

1. До 25.04.2003:

начальнику буддільниці Г.С. Лінченку завершити ремонт будівлі цеху №5;

начальнику техвідділу М.І. Ряденко підготувати проект реконструкції приміщення заводської лабораторії.

2. До 06.05.2003:

начальнику відділу кадрів К. С. Божку організувати навчання робітників, що прибувають на завод.

НАКАЗУЮ:

1. Призначити Петренка Олександра Васильовича, майстра цеху № 3, старшим майстром цеху № 6 з 04.05.2003;

Рябенка Петра Івановича, старшого бухгалтера підсобного виробництва, головним бухгалтером цього виробництва з 10.05.2003.

2. Звільнити з посади:

Григоренка Олексія Михайловича, заступника начальника планового відділу, з 10 травня 2003 р. у зв'язку з виходом на пенсію;

Смоленка Андрія Григоровича, начальника цеху № 2, з 12 травня 2003 р. у зв'язку із зміною місця проживання.

Незалежно від кількості частин текст доцільно ділити на абзаци. Кожен з них повинен виражати закінчену думку.

Тексти складних документів (довідки, положення, статути, правила, звіти, доповіді, огляди та ін.) розподіляють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Розділи тексту повинні мати заголовки, які розміщують з лівої частини і відділяють від тексту двома-трьома міжрядковими інтервалами. Розділи, підрозділи, пункти, підпункти нумерують арабськими цифрами і розділяють крапками, наприклад, позначення 2.12.4 означає: розділ 2, підрозділ 12, пункт 4. Така нумерація дає змогу:

 – чітко розподілити текст документа на складові частини;

 – спростити техніку роботи над об’ємним текстом: в разі скасування або вставляння одного або кількох пунктів нумерація інших змінюється тільки у межах відповідних розділів;

 – прискорити підготовку тексту документа тоді, коли цим займаються кілька виконавців, які працюють незалежно один від одного;

 – посилатися при відповіді на конкретні пункти, заощаджуючи тим самим час адресанта на складання документа і адресата під час роботи з ним;

 – створити передумови для вибіркового копіювання інформації і зчитування її.

Текст документа повинен бути коротким, чітким, точним, а тон і стиль - нейтральними. Цьому сприяють правильне використання слів і термінів, раціональна побудова словосполучень і речень. Слід використовувати якомога коротші фрази, уникати довільних скорочень.

У документі доцільно:

 – розглядати мінімум питань (як правило, одне);

 – в разі потреби звертатися до одного адресата з двох і більше питань;

 – оформляти відповідну кількість простих (одноаспектних) документів;

 - додержувати логічної послідовності у викладенні тексту, підкреслюючи причинно-наслідкові зв’язки між його частинами;

 – конкретизувати необхідні положення, не перевантажуючи текст подробицями;

 – уникати власних оцінок явищ і власного мотивування прийнятих рішень;

 – розподіляти текст на частини і нумерувати їх;

 – використовувати форму викладу від третьої особи однини (”об’єднання не заперечує”) або від першої особи множини {”просимо”, “направляємо”, “не заперечуємо”).

Заяви, доповідні і пояснювальні записки, у ряді випадків доповіді і висновки, пишуть від першої особи однини (”прошу направити”, “вважаю за доцільне”, “вважаю за необхідне звернути увагу”),

“У розпорядчих документах, які видають на основі єдиноначальності (наказах, вказівках, розпорядженнях), також використовують форму викладу тексту від першої особи однини (”наказую”, “пропоную”, “прошу”).

У розпорядчих документах, що приймають колегіальні органи управління (постановах, рішеннях), текст викладають від третьої особи однини (”рада вирішила”).

У тексті документа слова слід вживати у значенні, яке вони мають у літературній мові, не допускаючи багатозначності їх тлумачення. Не можна використовувати діалектні, жаргонні, розмовні, застарілі слова і звороти. Бажано не використовувати неологізми і професіоналізми.

Не слід вживати терміни, що потребують пояснення свого значення і додаткового тлумачення. Якщо термін має кілька значень, то з тексту повинно бути зрозуміло, у якому з них він вживається у цьому документі.

Скорочення слів у документах, особливо у міжвідомчому листуванні, мають відповідати діючим правилам орфографії і пунктуації, вимогам державних стандартів і скороченням, прийнятим у класифікаторах техніко-економічної інформації.

Слова іноземного походження використовують тільки тоді, коли вони не мають відповідного еквіваленту українською мовою або здобули міжнародне визнання.

При побудові текстів документів рекомендується:

 – використовувати стислі синтаксичні конструкції;

 – застосовувати в усіх можливих випадках прості речення;

 – якщо під логічним наголосом перебуває об’єкт дії, використовувати прямий порядок слів у реченні (підмет передує присудку; означення-слову, що його визначає; слово, яке управляє, - доповненню; вставні слова розміщують на початку фрази). Наприклад: “Конструкторське бюро і дослідний завод не заперечують проти перенесення строку випробувань на другий квартал 2003 p.;

 – використовувати зворотний порядок слів у реченні тоді, коли логічний наголос падає на дію або суб’єкт дії. Наприклад: “Заперечують проти перенесення строку випробувань інститут, конструкторське бюро і дослідний завод”.

Текст документа може мати вигляд тексту, трафарету, таблиці, анкети або їх поєднання. Більшість документів оформлюють у вигляді тексту.

Трафаретний текст повинен бути у вигляді речень або частин ре чень, винесених на бланк (постійна інформація) і пропусків, які заповнюють змінною інформацією, що характеризує конкретну ситуацію.

Трафаретизації підлягають тексти наказів, довідок, листів, актів, заяв, положень, подання та інших документів. Насамперед доцільно трафаретизувати тексти тих документів, які найчастіше використовують в управлінській діяльності.

У різних установах можна трафаретизувати 30-40% створюваної документації. Трафаретні тексти вводять у дію наказом керівника установи або включають в інструкцію з діловодства. Вони використовуються на підприємствах, у сфері матеріально-технічного забезпечення при листуванні, оформленні довідок, договорів та ін.

У таблиці постійну (незмінювану) частину інформації подавсь у вигляді назви показників, розміщених у відповідних графах; змінну інформацію (конкретні відомості) записують у графу згідно з її призначенням.

Текст уніфікованого організаційно-розпорядчого документа у вигляді таблиці повинен містити здебільшого кількісну характеристику ряду об’єктів за набором ознак і мати два рівні розчленування: вертикальний (графи) і горизонтальний (рядки).

Таблиці нумерують арабськими цифрами. Якщо документ містить таблицю, її не нумерують і слово “таблиця” не пишуть.

У формі таблиці може бути викладений весь текст або його частина. Наприклад, в наказі у формі таблиці може бути розпорядча частина, у акті - заключна, у доповідній записці - констатуюча.

Тексти документів, які складають від імені керівника, як правило, готують підлеглі. Проте конфіденційні та особливо важливі документи, доповіді та деякі інші документи керівник здебільшого складає сам.

Залежно від способу викладення матеріалу у таких документах виділяють три види текстів:

1. розповідь (містить опис фактів, явищ, подій у хронологічній послідовності, у якій вони відбувалися).

Як правило, у цьому випадку виділяють найбільш суттєві з них, підкреслюють найважливіші деталі, факти, обставини. У викладі має бути витриманий зв’язок подій, що відбувалися одна за одною. При їх переліку не слід робити пропуски, що переривають хронологічну послідовність. Наприклад, в автобіографії, пояснювальній записці, довідці та інших документах, де прийнято хронологічний порядок викладення, порушення хронологічної послідовності допускається лише тоді, коли необхідно підкреслити логічний зв’язок роз’єднаних у часі подій.

2. опис (поряд із загальною характеристикою факту, явища, об’єкту перелічують їх ознаки, властивості, особливості, характерні риси).

Важливо серед безлічі усіх властивостей і ознак виділити найважливіші, визначальні. Саме їх зазначають у першу чергу, що дає змогу читачеві швидше уявити собі явище або об’єкт, про який йдеться.

Необхідно при цьому зробити правильний логічний наголос з урахуванням інтересів конкретного читача.

3. міркування (використовується для викладення тексту документа в разі потреби доказу, обґрунтування тих чи інших положень або тез).

Послідовність викладення у таких випадках визначається формою і змістом доказів згідно із законами логічного мислення.

Як правило, використовується один з двох типів доказів – індуктивний або дедуктивний. Перший передбачає, що загальний висновок побудовано на основі окремих посилань, тобто думка рухається від часткового до загального. Суть другого полягає в тому, що на основі відомих загальних положень роблять висновки, що стосуються того або іншого об’єкта.

Використовуючи правила дедукції, аналізують довіру до посилань (загальних положень) і висновків з них (окремих стверджень). Якщо посилання дедукції справжні, то справжні і її наслідки.

При складанні тексту документа слід використовувати основні закони логічного мислення - тотожності, суперечностей, виключеного третього, достатньої підстави.

Закон тотожності встановлює, що у межах однієї теорії, однієї системи понять, одного доказу предмет, про який йдеться, залишається незмінним. Згідно з цим предмет судження однозначно визначений і в процесі міркування (діалогу) це визначення не змінюється. Один із наслідків закону тотожності полягає в тому, що усі терміни, формулювання, поняття, визначення трактуються всіма учасниками (автором документу і кореспондентом) однозначно, в них вкладено однаковий зміст. Невиконання цієї умови робить обговорення беззмістовним.

Формулювання, терміни, умови, які розуміють по-різному, невміння міркувати у рамках прийнятої системи понять призводять до такої логічної помилки, як підміна тези. Міркуючи про одне, автор непомітно для себе або свідомо починає говорити (писати) про інше.

Закон суперечностей стверджує, що два судження про предмет, з яких одне стверджує будь-що, а друге заперечує це, не можуть бути одночасно істинними.

Закон виключеного третього стверджує, що при наявності двох суперечливих суджень одне з них істинне, а друге - невірне. Не може бути третього судження, яке буде щодо цього істинним. Дія цього закону наочно виявляється у таких ситуаціях:

 – коли про групу об’єктів висловлюється міркування, що стверджує будь-що щодо кожного з них, а друге судження те саме заперечує щодо одного або кількох об’єктів. Наприклад: “Усі товарознавці комерційного відділу мають вищу освіту. Товарознавець Петрова має середню освіту”. Очевидно, що якщо істинне перше судження, то невірне друге, і навпаки;

 – коли є два судження, що взаємовиключають одне одного, то треба виявити істинне і невірне, а не намагатися знайти третє, яке може бути нібито істинним.

Закон достатньої підстави вимагає для визнання істинності судження про об’єкт достатніх для цього підстав. Кожне положення потребує доказів. Недоведені судження не є істинними, як би правдоподібно вони не звучали. Судження мають бути обґрунтованими, послідовними, пов’язаними між собою внутрішньою логікою явища.

Правила полеміки, в тому числі письмової, передбачають, що міркування, судження повинен аргументувати той, хто їх висловлює. Опонент, що заперечує, бере на себе ті гамі обов’язки, тобто повинен знайти достатні підстави для того, щоб довести помилковість аргументів супротивника.

Розрізнюють три види додатків до документів:

 – до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

 – ті, що роз’яснюють або доповнюють основний документ;

 – ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними. На додатках до розпорядчого документа у верхньому правому кутку першого аркуша додатку роблять позначення із зазначенням назви основного документу, його дати і номера, наприклад:

Додаток до наказу від 25.03.2003 № 52.

Якщо додатків кілька, їх нумерують (Додаток 1, Додаток 2 та ін.).

У разі великої кількості додатків на них складають окремий опис, а у самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 10 арк. Позначення про наявність додатку може містити додаткові облікові дані.

Підпис. Формою вираження законності і юридичної сили документу є його посвідчення, тобто заповнення реквізиту “підпис”.

Управлінський документ підписує і затверджує керівник організації або посадова особа, що його заміщує, відповідно до його компетенції, встановленої правовими актами (статут або положення про організацію, структурний підрозділ, посадова інструкція, наказ про розподіл обов’язків та ін.).

В установах, що діють на основі єдиноначальності, документи підписує одна посадова особа - керівник установи (його заступник), або керівник структурного підрозділу.

Порядок підписання документів встановлюють наказом керівника установи, інструкцією з діловодства або стандартом підприємства.

Два або більше підписів ставлять тоді, коли за зміст документу відповідають кілька посадових осіб. Документи, які є підставою для приймання і видачі грошей, товарно-матеріальних та інших цінностей, а також ті, що змінюють кредитні і розрахункові зобов’язання з іншими організаціями, підписує керівник організації і головний бухгалтер (бухгалтер), а спільні документи кількох організацій - керівники усіх організацій.

Документи, які складає комісія, підписують усі члени комісії; рішення (постанови, протоколи) колегіальних органів - голова і секретар.

Розпорядження, які видає керівник колегіального органу на основі єдиноначальності, мають один підпис.

Право підпису розпорядчих документів у формі вказівок або розпоряджень може надаватися заступнику керівника, керівникам структурних підрозділів. Затверджувані документи (інструкції, положення, статути та ін.) підписує посадова особа, відповідальна за їх підготовку і складання.

Доповіді, доповідні записки, довідки та інші документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру може підписувати виконавець, якщо порушені в них питання не виходять за межі його прав і компетенції, встановлених посадовою інструкцією.

Документи, які направляють у вищестоящі організації, редакції газет і журналів, а також розпорядчі та інші важливі документи, підписує керівник установи або його заступник. До них належать плани, звітність, накази, деякі види договорів і актів, інструкції, а також правила, вказівки, рекомендації та інші документи, що мають однаковий з інструкцією юридичний зміст. У зв’язку із значними обсягами документів, що циркулюють у сфері управління, і неможливістю прийняття керівником установи ефективного рішення з будь-якого питання у стислі строки, повноваження керівників децентралізують, тобто частину їхніх прав і обов’язків передають підлеглим особам. Від імені установи деякі документи у межах своєї компетенції можуть підписувати керівники структурних підрозділів і відповідальні виконавці.

Якщо посадова особа, підпис якої передбачено на проекті документа, відсутня, документ підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. При цьому обов’язково зазначають фактичну посаду особи, що підписала документ, і її прізвище (виправлення можна робити друкарським способом або чорнилом, наприклад: “В.о.”, “Заст.”). Не допускається підписувати документи з прийменником “за” або проставляти косу риску перед назвою посади.

До складу реквізиту “підпис” входять назва посади особи, що підписує документ, її особистий підпис і розшифрування його.

Якщо документ підписаний працівником установи, де введено персональні звання і ранги, їх включають до складу реквізиту.

У реквізитах “підпис”, “гриф затвердження” і “гриф погодження” слід зазначати фактичну посаду, ініціали і прізвище особи, що підписала, затвердила або погодила документ.

Розшифрування підпису у дужки не беруть.

У розпорядчих документах розшифрування підпису, як виняток, може містити один ініціал і прізвище особи, що підписала документ.

У разі підписання документу членами комісій зазначають не їхні посади, а обов’язки у комісії.

Підписи членів комісії розміщують в алфавітному порядку.

Підписи кількох посадових осіб на документі розміщують один під одним у послідовності, що відповідає посадам, які вони займають.

Якщо документ підписують кілька осіб, які займають однакові посади, їхні підписи друкують на одному рівні із зазначенням дати кожного підпису.

Якщо документ оформляють не на бланку, реквізити “назва міністерства або відомства”, “назва установи, організації або підприємства”, “назва структурного підрозділу” включають у назву посади у реквізиті “підпис”.

Якщо документ оформлюють на бланку, назву організації у реквізиті “підпис” не зазначають або подають у скороченому вигляді.

Підписують, як правило, перший примірник документу. У підписані (затверджені) документи вносити будь-які виправлення і доповнення без дозволу особи, що підписала (затвердила) документ, не допускається.

Позначення про засвідчення копії розміщують нижче від реквізиту “підпис”. Воно складається з напису “Згідно”, назви посади особи, що завірила копію, її власного підпису, розшифрування його і дати, наприклад:

Згідно

Начальник відділу кадрів підпис О. В.Іванов

06.08.2003.

На копіях вихідних документів, що залишаються в справі, дату і посаду співробітника, який засвідчує копію, можна не вказувати.

В разі пересилання копії документа в інші організації або видачі її на руки підпис засвідчують печаткою.

Прізвище виконавця, номер його службового телефону розміщують на усіх примірниках документу з лицьового або, якщо немає місця, із зворотного боку останнього аркуша документу у лівому нижньому кутку через два-чотири інтервали після реквізиту “підпис”. Ініціали не вказують. Реквізит є і на документах, що підлягають множенню засобами множувальноі техніки. У цьому випадку його вказують тільки з лицьового боку останнього аркуша документу.

Інформацією про виконавця, по-перше, може скористатися керівник підприємства, якому надійшов документ на підпис, якщо у нього виникли питання щодо представленого проекту. По-друге, такі відомості необхідні адресату, щоб вступити у безпосередній контакт з працівником, який підготував документ і має інформацію для його виконання.

Прізвище виконавця ставлять на документі незалежно від того, негативним чи позитивним буде рішення, оскільки відповідальність за рішення, викладене у документі, покладається на працівника, який його підписав або затвердив.

Позначення про виконання документа і направлення його до справи містить: короткі відомості про виконання з посиланням на документ, що свідчить про це (якщо він є); слова “До справи” і номер справи, куди слід підшити документ (це позначення свідчить про те, що роботу над документом завершено); підпис керівника структурного підрозділу або виконавця, дату направлення документу до справи.

Позначення про виконання документа розміщують на два три міжрядкових інтервали нижче від реквізиту “прізвище виконавця і номер його телефону”.

Рішення оформлюють на бланках із заповненням таких реквізитів: назва виду документа (рішення), місце видання, дата, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, код, віза.

У розпорядчій частині вказують назву колегіального органу, яка приймає рішення (рада, колегія, комітет), потім після слова “ВИРІШИВ” викладають його зміст.

У разі потреби розпорядчу частину рішення поділяють на пункти, у кожному з яких зазначають виконавця (організацію, структурний підрозділ і посадових осіб), дію і строк виконання йо го. В останньому пункті розпорядчої частини рішення вказують посаду, прізвище й ініціали особи, на яку покладається контроль за виконанням рішення. Підписує рішення голова і секретар колегіального органу, причому вони не мають права змінювати зміст тексту рішення. Датою рішення є дата прийняття його на засіданні колегіального органу.

Телефонограми використовують у межах дій місцевого телефонного зв’язку. Зміст їх передають по телефону.

При передаванні .телефонограм доцільно дотримуватися таких рекомендацій: передавати термінову і коротку інформацію; перевіряти правильність запису повторним читанням; не передавати логічно складні тексти, не використовувати слова, що рідко вживаються і важко вимовляти; записувати телефонограми, які приймають і передають, у спеціальний журнал з наступною реєстрацією.

Працівник, який приймає телефонограму, повинен записати такі її реквізити: адресат, назву виду документа (телефонограма), індекс, дату, заголовок (у разі потреби), текст, підпис (назву посади, ініціали і прізвище особи, що підписала документ). Крім того, вказують посади і прізвища осіб, які передали і прийняли телефонограму, години і хвилини передачі і приймання. Якщо телефонограм, які приймає установа, багато, то для запису їх використовують бланки із заздалегідь надрукованими частинами реквізитів.

Вказівка - правовий акт, виданий органом державного управління, адміністрацією підприємства або об’єднання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов’язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.

При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, замінивши слово “НАКАЗУЮ” на “ПРОПОНУЮ”.

Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у деяких випадках - розпорядження.

Копією документа є відображення усіх його реквізитів.

Документ відтворюють на бланку установи або підприємства, засвідчують підписом посадової особи, що підтверджує відповідність її змісту оригіналу. Позначення “Копія” розміщують у правому верхньому кутку першого аркуша копії документа.

Копію документа завіряють, проставляючи нижче від реквізиту “підпис”, що засвідчує напис “Згідно”, назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особистий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку.

Копії документів засвідчує керівник або уповноважена на це особа.

При оформленні копій документів, що стосуються прав і інтересів громадян, на документі, з якого зроблено копію, роблять позначення, кому і коли її видано, а на копії - позначення про дати видавання і про те, що оригінал зберігається у цій організації. Форму і місце розташування зазначеного позначення не регламентують.

Копію вихідного документа візують особи, що склали його, і особи, з якими документ було погоджено. У копію заносять усі виправлення, які було зроблено при підписанні оригіналу. Текст бланку не відтворюють, на його місці ставлять дату підписання і реєстраційний індекс оригіналу.

Виконавець підтверджує наявність підпису керівника на оригіналі оформленням на копії такого напису:

о/п (оригінал підписаний) Згідно: підпис виконавця

Розмножені примірники документів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчують печаткою. На розмноженому примірнику вказують номер замовлення і тираж.

Копію документу виготовляють і видають з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу.

Державні, громадські організації і підприємства видають іншим підприємствам, організаціям і громадянам копії документів, якщо вони необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів громадян.

Організації і підприємства можуть також видавати копії документів, що виходять з інших організацій і підприємств, якщо одержати їх безпосередньо від останніх важко або неможливо. Якщо документи оформлено на бланках, при виготовленні копії відтворюються реквізити бланків.

У разі вирішення справ, що стосуються прийняття громадян на роботу, навчання, задоволення їхніх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особистих справ установа може виготовляти коші документів, виданих іншими установами і необхідних для вирішення відповідних питань (копії дипломів, свідоцтв про здобуття освіти та ін.).