Вказівка як форма управлінського документу

Вказівка - правовий акт, виданий органом державного управління, адміністрацією підприємства або об’єднання здебільшого з питань методичного характеру, а також пов’язаних з організацією виконання наказів, інструкцій та інших актів цього органу і вищестоящих органів управління.

При оформленні вказівки слід використовувати ті самі рекомендації, що і при оформленні наказу, замінивши слово “НАКАЗУЮ” на “ПРОПОНУЮ”.

Вказівка замінює такі документи, як циркуляри і циркулярні листи, директивні і методичні листи, у деяких випадках - розпорядження.

Вимоги до оформлення копій документів

Документ відтворюють на бланку установи або підприємства, засвідчують підписом посадової особи, що підтверджує відповідність її змісту оригіналу. Позначення “Копія” розміщують у правому верхньому кутку першого аркуша копії документа.

Копію документа завіряють, проставляючи нижче від реквізиту “підпис”, що засвідчує напис “Згідно”, назву посади співробітника, що засвідчив копію, його особистий підпис, його розшифрування, дату засвідчення і в разі потреби печатку.

Копії документів засвідчує керівник або уповноважена на це особа.

При оформленні копій документів, що стосуються прав і інтересів громадян, на документі, з якого зроблено копію, роблять позначення, кому і коли її видано, а на копії - позначення про дати видавання і про те, що оригінал зберігається у цій організації. Форму і місце розташування зазначеного позначення не регламентують.

Копію вихідного документа візують особи, що склали його, і особи, з якими документ було погоджено. У копію заносять усі виправлення, які було зроблено при підписанні оригіналу. Текст бланку не відтворюють, на його місці ставлять дату підписання і реєстраційний індекс оригіналу.

Виконавець підтверджує наявність підпису керівника на оригіналі оформленням на копії такого напису:

о/п (оригінал підписаний) Згідно: підпис виконавця

Розмножені примірники документів, що не відтворюють факсимільний підпис оригіналу, засвідчують печаткою. На розмноженому примірнику вказують номер замовлення і тираж.

Копію документу виготовляють і видають з дозволу керівника установи або відповідного структурного підрозділу.

Державні, громадські організації і підприємства видають іншим підприємствам, організаціям і громадянам копії документів, якщо вони необхідні для вирішення питань, що стосуються прав і законних інтересів громадян.

Організації і підприємства можуть також видавати копії документів, що виходять з інших організацій і підприємств, якщо одержати їх безпосередньо від останніх важко або неможливо. Якщо документи оформлено на бланках, при виготовленні копії відтворюються реквізити бланків.

У разі вирішення справ, що стосуються прийняття громадян на роботу, навчання, задоволення їхніх трудових, житлових та інших прав, при формуванні особистих справ установа може виготовляти коші документів, виданих іншими установами і необхідних для вирішення відповідних питань (копії дипломів, свідоцтв про здобуття освіти та ін.).

Особливості адміністративного етикету

Психологами встановлено, що більшість конфліктних ситуацій у виробничому колективі виникає через незнання адміністративного етикету. Якщо робітнику спокійно і доказово пояснити, що він не заслужив підвищеної річної премії, то не піде по інстанціях доповідна з протестом, не буде роздратування, образи, тобто не виникне “інформаційний шум”.

Найчастіше про адміністративний етикет забувають і при складанні ділових листів. Хіба не викликає роздратування таке звертання: “Переконливо прошу Вашого розпорядження про відправлення мені в письмовому вигляді роз’яснення на нижчерозглянуте питання...”?

Іноді очікуваний результат як би нав’язує адресату: “Направляємо Вам відкоригований варіант проекту нового положення... просимо розглянути і затвердити”. Порушення адміністративного етикету в даному випадку проявилося в тому, що відправник не враховує варіанту, при якому положення може бути і не затверджено.

Явно недоречний елемент сумніву має місце в наступному реченні з листа: “Інститут просить надіслати методичні вказівки, що, очевидно, будуть корисні в роботі...”.

Окремі помилки обумовлені тим, що укладачі документів прагнуть досягти наукового стилю викладення у простих документах, наприклад: “Через отриману робочу травму Фоміним залишкову працездатність використовувати для вивчення правил техніки безпеки...”

Важливий документ - характеристика. Вона представляється в різні установи. Проте, немає державного стандарту виробничої характеристики. А такий стандарт потрібний. І цілком очевидно, що характеристика, видана науковцеві, повинна відрізнятися за складом від характеристики, виданої технічному працівнику, а характеристика, що направляється у ВНЗ, - від характеристики, що адресується до суду.

“Не викладайте у листі того, що ви не сказали б усно”, - радять Е. Крижан і Ю. Орлик, автори книги “Як поводитися”, виданої в Братиславі російською мовою.

Часом окремі фрази нагадують ребус, розшифрувати який може тільки працівник, що знає професійний жаргон свого відомства: “... Чи може заочник після закінчення інституту поїхати на роботу з розподілу, як це роблять денники?”.

Слід відзначити, що змістовна і коректна усна ділова мова може служити зразком для офіційної письмової мови. На жаль, усне мовлення рідко записують і ще рідше аналізують як зразок простої, завжди зрозумілої співрозмовнику ділової інформації, що, як правило, приводить до взаєморозуміння і позбавлення надмірної науковості і канцеляризмів.

У мові офіційного переписування існують закономірності, знання яких полегшує процес складання ділового листа. Це, наприклад, стандартизація виразів і цілих фраз, моделі пропозицій і т.д.

Помилок як у змісті, так і в технічному оформленні документації можна уникнути, якщо у своїй роботі керуватися державними стандартами на управлінську документацію, посібниками по службовій кореспонденції і довідниками по літературному редагуванню. При цьому головне у діловому листуванні - писати просто і зрозуміло.