Довідка та особливості її оформлення

Анкета

Анкета – форма подання уніфікованого тексту, де характеризують один об’єкт за певними ознаками. Постійну інформацію подають у вигляді назви показників, ознак, а змінну, як правило, у формі однозначних відповідей. Типовим прикладом анкетного методу уніфікації тексту є анкета з обліку кадрів.

Додатки до документу

Розрізнюють три види додатків до документів:

 – до розпорядчих, які затверджені або введені ними в дію;

 – ті, що роз’яснюють або доповнюють основний документ;

 – ті, які направляють з супровідним листом, і є самостійними. На додатках до розпорядчого документа у верхньому правому кутку першого аркуша додатку роблять позначення із зазначенням назви основного документу, його дати і номера, наприклад:

Додаток до наказу від 25.03.2003 № 52.

Якщо додатків кілька, їх нумерують (Додаток 1, Додаток 2 та ін.).

У разі великої кількості додатків на них складають окремий опис, а у самому документі після тексту зазначають:

Додаток: згідно з описом на 10 арк. Позначення про наявність додатку може містити додаткові облікові дані.

Внутрішнє та зовнішнє погодження документів

Гриф погодження. Метою погодження документів є підвищення їхньої якості компетентною оцінкою своєчасності, несуперечливості, обґрунтованості змісту, оформлення та ін. відповідними посадовими особами і врахування в разі потреби їхніх рекомендацій.

Проект управлінського документа має бути погоджений з виконавцями (авторами тексту), керівниками зацікавлених структурних підрозділів або організацій.

Розрізнюють дві форми погодження документів:

 – внутрішнє (з підрозділами і посадовими особами установи);

 – зовнішнє (з іншими організаціями).

Внутрішнє погодження проекту документа здійснюється у такій послідовності: з функціональними, галузевими, територіальними підрозділами, дорадчими органами і, в разі потреби, з громадськими організаціями, з працівниками, відповідальними за розв’язання функціональних питань (головні, старші спеціалісти та ін.); з фінансовими підрозділами або головним бухгалтером (бухгалтером); з юридичною службою; службою документаційного забезпечення; із заступником голови колегіального органу або із заступником керівника організації.

Зовнішнє погодження залежно від змісту документа здійснюється з:

 – підпорядкованими і непідпорядкованими організаціями, коли останні виступають зобов’язаною стороною у правовідносинах, що виникають внаслідок видання правового акту, або коли зміст документу торкається їх безпосередніх інтересів;

 – організаціями, що проводять дослідження у галузі, якої стосується зміст документу;

 – органами, що здійснюють державний надвідомчий контроль (нагляд) з певної галузі (санітарний, протипожежний та ін.);

 – вищими органами загальної або галузевої компетенції - у випадках, коли законодавством передбачається можливість здійснення управлінських дій тільки з дозволу цих органів. Зовнішнє погодження оформлюють грифом, довідкою, протоколом погодження або обговорення проекту документа, який затверджується керівництвом установи або рішенням колегіального органу. Гриф погодження складається із слова “ПОГОДЖЕНО”, назви посадової особи (включаючи назву організації), з якою документ погоджують, особистого підпису, розшифрування його і дати.

Внутрішнє погодження проекту документа - це його візування. Віза складається з особистого підпису особи, що візує документ, розшифрування його і дати. У разі потреби зазначають також посаду особи, що візує документ.

Зауваження і доповнення до проекту документа викладають на окремому аркуші.

Якщо зауваження незначні за обсягом (один-два рядки), їх рекомендується викладати перед візою, наприклад: Пункт 3 вважаю за необхідне опустити, оскільки його зміст суперечить рішенню районної Ради народних депутатів від 05.04.2003. № 61. Начальник юридичного відділу Підпис О.Б. Федоров 06.06.2003.

Візи в разі погодження внутрішніх документів проставляють на останній сторінці першого примірника документа нижче від реквізиту “підпис”. Листи та інші вихідні документи візують на примірнику, який залишається в установі.

В установі доцільно розробити перелік найважливіших документів із зазначенням осіб, що візують кожний з них. Такий перелік складає начальник канцелярії (секретар) за участю юриста. Потім його погоджують з керівниками структурних підрозділів (відповідальними виконавцями) і затверджує керівник установи. У нього входять документи, візування яких передбачене нормативними та іншими актами, вказівками керівництва та ін.

Особливу увагу слід звертати на візування документів юридичною службою. Як правило, вона візує усі документи, що мають характер відомчих нормативних актів: накази, інструкції, вказівки, постанови, рішення, розпорядження та ін.

Деякі рекомендації щодо підготовки нормативних актів визначають порядок, згідно з яким юридична служба розпочинає роботу над проектом нормативного акту після того, як він погоджений з усіма структурними підрозділами, тобто завізований відповідними працівниками. В разі невідповідності цього проекту діючим нормативним актам начальник юридичного відділу, не візуючи проект, робить висновок з пропозицією про законний порядок вирішення питань, що розглядалися.

Юридична служба візує не тільки нормативні акти, а в ряді випадків і інші документи, що визначають відносини, в яких перебувають підприємства, установи, організації і громадяни (трудові угоди, договори, положення, деякі листи та ін.).

Види печаток та їх особливості

Печатку ставлять на документах, що потребують особливого посвідчення їх істинності (юридичної сили). Печатки бувають гербові і прості (без зображення Державного гербу України). Застосування печаток для посвідчення документів діючими нормативними актами повною мірою не регламентовано. Гербову печатку ставлять на документах, що фіксують факти витрати коштів і матеріальних цінностей; що посвідчують права посадових осіб; на статутах, положеннях, дорученнях, договорах, свідоцтвах та інших документах, наявність відбитку печатки на яких передбачається відповідними правовими актами. Прості печатки можуть мати різну форму: круглу, квадратну, трикутну, їх ставлять на копіях документів, які виходять за межі організації, розмножених примірниках розпорядчих документів при розсиланні їх, довідках з місця роботи та ін.

Перелік інших документів, на яких ставлять печатку, визначає установа на основі діючих нормативних актів. Якщо документ або його копію засвідчують печаткою, то її ставлять перед підписом так, щоб її відбиток захоплював частину назви посади особи, що підписала документ.

Довідка та особливості її оформлення

Довідки бувають службового і особистого характеру. Довідку службового характеру складають за запитом або вказівкою вищестоящої організації або посадової особи. Довідку, яку направляють посадовій особі у межах установи, підписує особа, що підготувала її, вищій організації - керівник установи.

Дату або період часу, до яких належать відомості, висвітлені у довідці, включають у заголовок тексту або розміщують перед текстом довідки: “За станом на 16.03.2003” або “За період з 26.01.2003 по 06.04.2003”.

Довідка може мати кілька розділів, бути у вигляді таблиці, пояснення і посилання. У разі потреби її засвідчують печаткою.

Довідку, яку направляють за межі установи, оформлюють на бланку. При цьому вона має такі реквізити: назву виду документа, коди, адресат, дату, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис. Внутрішню довідку оформлюють на бланках або чистих аркушах паперу.

Довідки особистого характеру оформлюють на бланках з такими реквізитами: назва виду документа, індекс, дата, текст, підпис, печатка. У тексті або реквізиті “Адресат” вказують назву установи, куди подають довідку. Текст довідки доцільно починати із зазначення у називному відмінку прізвища, ім’я та по батькові особи, про яку подають відомості. Не рекомендується використовувати архаїчні звороти, такі як: “Видано справжню”, “Дійсно мешкає”, “Дійсно працює”.

Оскільки текст довідки особистого характеру, як правило, типовий, використовують трафаретні бланки, виготовлені друкарським способом, де від руки заповнюють тільки окремі частини реквізитів.