Какими способами утверждается документы?

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу. Необходимость утверждения этих документов обычно предусмотрена в нормативных актах.

Утверждение санкционирует содержание документа или распростра­няет его действие на определенный круг лиц и организаций.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным: постановлением, решением, приказом, иногда про­токолом) или должностным лицом. На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления:

УТВЕРЖДАЮ                                                        УТВЕРЖДЕНО

Президент Акционерного общества                    Приказ Министра

"Гималаи" подпись Е.А. Султанов                       здравоохранения России

15.05.98                                                                    15.05.98 № 36

Слова УТВЕРЖДАЮ и УТВЕРЖДЕНО пишутся прописными буквами без кавычек. Далее в зависимости от вида утверждения указывается должность лица, утверждающего документ, его подпись, расшифровка подписи (инициалы и фамилия) и дата. Документ может быть утвержден руководителем своей организации или вышестоящей.

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.

Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа (на месте адресата в бланке письма).

Что отражается в резолюции? Каков порядок ее оформления?

Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату, например:

                                   Морозовой Н.В.

                                   Федосеевой Н.А.

                                   Прошу подготовить проект

                                   договора с Консалтинговой группой

                                   "ТЕРМИКА" к 05.10.2018 г.

                                   Личная подпись

                                   Дата

Cтруктура резолюции наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей): указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция; характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»); указание сроков ожидаемого исполнения; подпись руководителя; дата резолюции. Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа). Правила написания резолюции изложены в ГОСТе Р 6.30 — 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».Место расположение резолюции Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).

Правила оформления приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например: