Письменная деловая коммуникация. Понятие делового документа и его композиционно-языковые особенности.

В деловом общении существуют следующие типы деловых писем:

1) Письмо-приглашение;

2) Письмо-просьба;

3) Письмо-запрос;

4) Письмо-требование;

5) Письмо-согласие;

6) Письмо-отказ;

7) Письмо-жалоба;

8) Письмо-оферта;

9) Сопроводительное письмо;

10) Письмо-благодарность;

11) Письмо-извещение;

12) Письмо-извинение;

13) Письмо-напоминание;

14) Письмо-претензия;

15) Гарантийное письмо;

16) Рекламное письмо.

Требования к тексту письма.

Во многих случаях содержание деловых писем может быть стандартизировано (унифицировано), особую роль в этом играет использование штампов, или клише – устоявшихся сочетаний слов в их общепринятом толковании. Используйте такие синтаксические конструкции, как

- В целях обмена опытом направляем Вам…

- Ввиду особых обстоятельств…

- В соответствии с достигнутой договоренностью…

- Согласно Вашей заявке…

- Довожу до Вашего сведения…

При составлении делового письма обращайте внимание не только на его содержание, но и на форму. Имейте в виду, что даже самое правильное по содержанию письмо может произвести совершенно обратное желаемому воздействие на адресата в силу неправильного тона или шероховатости изложения.

- Расставьте смысловые акценты. Изложение начинайте с главной мысли, составляющей тему документа.

- Используйте формулу: «Одна мысль – один абзац».

- Используйте длинные предложения, чтобы сообщить сведения, необходимые для понимания главной цели, а короткие – чтобы сформулировать эту мысль.

Правильно применяйте средства оформления:

- выделяйте тему абзаца полужирным шрифтом.

- первый абзац, формулирующий цель документа, делайте небольшим.

- выделяйте пункты плана.

- вместо смены гарнитуры шрифта, используйте подчеркивание или курсив.

Не следует писать деловые письма, когда вы находитесь в состоянии сильного эмоционального возбуждения, - это может негативно отразиться на содержании вашего послания.

Избегайте использовать неоднозначных слов и выражений – двусмысленность ведет к непониманию.

Устная деловая коммуникация. Особенности устной формы официально-делового стиля. Жанры устного делового общения.

Основные принципы речевой коммуникации в социальном общении:

1) высказывание должно содержать столько информации, сколько требуется для выполнения текущих целей общения.

2) высказывание по возможности должно быть правдивым.

3) не отклоняйтесь от темы (принцип релевантности –уместности).

4) высказывание должно быть ясным (не употребляйте непонятных выражений, избегайте неоднозначности, ненужного многословия).

Также в социальном общении важен принцип вежливости.

1) правило такта – не затрагивай тем, потенциально опасных для собеседника (частная жизнь, индивидуальные предпочтения);

2) правило позитивной оценки другого – не осуждай другого;

3) правило скромности – не будь высокомерен в разговоре (реалистичная самооценка);

4) правило согласия – избегай конфликтных ситуаций;

5) правило симпатии – демонстрируй доброжелательное отношение к партнеру.

Нормы речевого общения в процессе общения:

Приветствует младший – старшего, младший по должности - старшего, члены делегации – руководителя, при равных отношениях – мужчина – женщину.

Приглашение: позвольте пригласить Вас, будем рады Вас видеть.

Поздравление. Примите мои сердечные поздравления.

Скорбная ситуация. Позвольте выразить Вам мои глубокие соболезнования.

Благодарность. Позвольте выразить благодарность, фирма выражает благодарность.

Замечание. Фирма вынуждена сделать …предупреждение.

Просьбы. Вам не трудно… Если Вас не затруднит…

Правила ведения речи:

Относитесь доброжелательно к собеседнику.

Будьте вежливы: учитывайте возраст, пол, служебное или общественное положение.

Не ставьте в центр внимания собственное «я». Будьте скромны в самооценках.

Выбирайте тему, уместную в данной ситуации и интересную партнеру.