Ознаки, властивості, параметри та функції документних потоків та  масивів. Структурування документних потоків та масивів.

Документні потоки і масиви виокремлюються в самостійні явища системи документних комунікацій завдяки наявності власних ознак та властивостей. Ознаки відображають зовнішні сторони явища, а властивості – внутрішні особливості та якості. Оскільки документні потоки та масиви – це складові однієї системи, розглянемо більш детально їх спільні ознаки. Отже,

Спільні ознаки документних потоків та масивів:

- множинність документів, з яких складається ДокПотоки та М;

- доцільність функціонування ДП та М (спрямованість їх формування, забезпечення функціонування документної комунікації, управління, обмін документованою інформацією тощо);

- постійне відтворення ДП та М у процесі соціально-комунікативної діяльності.

Відмінними ознаками потоку, що відрізняють його від масиву, є:

- динамічність оскільки він постійно переміщує документи від створювачів інформації до її споживачів;

- невпорядкованість документів у потоці, який лише переміщує їх по комунікаційних каналам.

Так, зовнішній потік на вході термінальних ДокСистем, містить документи, що потенційно призначені для використання, але поки вони не оброблені та не відображені в інформаційно-пошукових системах, вони фактично не доступні споживачам.

ДМ, навпаки, відносно статичні, більш упорядковані, створюються шляхом відбору, оскільки формуються відповідно до конкретного призначення, мають профіль та сукупність специфічних ознак документів, що обмежують формування масиву. Наприклад, ДМ книготорговельної організації, ДМ місцевого відділення Укрдруку, масив документів відділу комплектування наукової бібліотеки, який без попереднього його освоєння методами аналітико-синтетичної обробки не може стати частиною фонду та ін.

Розрізняють атрибутивні та прагматичні властивості ДП та М.  Атрибутивні – це суттєві властивості, без яких явище не існує. Прагматичні – це властивості, які виявляються у процесі використання ДП та М.

До атрибутивних властивостей, спільних документним потокам і масивам належать: цілісність, цілеспрямованість, дискретність, континуальність, інформативність.

Цілісність забезпечується наявністю внутрішніх зв'язків між документами потоку або масиву. Всі документи взаємопов'язані між собою за будь-якою однією або кількома ознаками (тематикою, мовою видання, місцем походження, цільовим призначенням, формою носія або засобом документування інформації та ін.) Внутрішня єдність елементів системи ДК, коли один документ доповнює інший, забезпечує тривалість функціонування та постійне зростання важливості ДП та М у суспільстві. Цілісність ДП та М як системи забезпечується також наявністю тісних взаємозв'язків між створювачами та користувачами документів.

Цілеспрямованість системи забезпечується наявністю мети – доки у суспільства є потреба у комунікації на основі документної інформації, будуть функціонувати ДП та М.

Дискретність виявляється в тому, що ДП та М складаються з окремих самостійних документів, які можуть бути відмежовані один від одного у просторі та часі. Це зумовлено тим, що кожен документ потоку або масиву залишається незмінним за змістом і зберігає та розповсюджує лише певну кількість відомостей про об'єкт. Для передачі користувачам нової інформації створюються інші документи, що постійно поповнюють документі потоки, а через них – масиви.

Континуальність виявляється у постійному створенні суспільством нових документів та накопиченні інформації (існує скільки існує само суспільство).

Інформативність виявляється в тому, що ДП та М можуть містити відомості з усіх сфер людської діяльності планети за всі часи.

Крім загальних атрибутивних властивостей, притаманних і ДП та М, є специфічні атрибутивні властивості, що зумовлюють відмінності між ними. Документним потокам притаманні такі специфічні атрибутивні властивості:

- транзитивність - проходження через проміжні документні системи;

- нескінченність – постійна поява нових документів та їх рух у часі і просторі;

- нестабільність - постійна зміна кількісного обсягу, темпів зростання, типо-видової, жанрової, мовної структури та інших характеристик ДП.

Масивам документів притаманні протилежні специфічні властивості:

- термінальність – накопичення профільних видів документів у каналах документної комунікації;

- скінченність - обмеженість функціональним призначенням;

- стабільність - упорядкування та організації розповсюджування.

Прагматичні властивості ДП та М - це стохастичність, керованість, відкритість, організованість, синергетичність.

Стохастичність (імовірність) формування ДП та М виявляється в тому, що неможливо з абсолютною точністю розрахувати їх поповнення, ступінь цінності та використання окремих документів.

Керованість як властивість ДП та М розкривається у здатності потоків і масивів бути керованими.

Відкритість ДП та М проявляється в їх поступовому розвитку та універсальності (доступність різних видів документів: рукописних, електронних, паперових, плівкових тощо).

Синергетичність ДП та М виявляється у злагодженому функціонуванні окремих її елементів (елементи і системи наявність звязків та нових якостей). Так, сформувати якісний ДМ книжкової крамниці неможливо без систематичного поповнення його новими документами з ДП.

Основні параметри ДП та М:

- зміст та функціональна приналежність - це цільове призначення документів;

- певна структура, у якій можна проводити класифікацію, індексацію та пошук за допомогою довідково - пошукового апарату;

- режим функціонування - зміни, що відбуваються з плином часу в інформаційному навантаженні ДП та М.

Функції ДП та М - це реалізація їх властивостей у процесі функціонування документної комунікації суспільства. Зовнішні і внутрішні

Основною функцією є інформативна - забезпечення розповсюджування соціальної інформації у суспільстві.

Основна функція ДП – комунікативна (забезпечення руху та обміну інформацією у соціальному середовищі).

Основна функція ДМ – кумулятивна (накопичення та упорядкування документів з метою їх розповсюдження та використання у суспільстві).

Ці функції зумовлені потребами суспільства і тому належать до зовнішніх.

Внутрішні функції відображають завдання ДП та М відносно виробників, розповсюджувачів та користувачів документів. До цих функцій належать:

- соціалізуюча - забезпечення історичної памяті суспільства;

- управлінська - забезпечення суспільних процесів документної інформації;

- утилітарна - використання ДП та М у комунікативній діяльності.

Наприклад, 12 - 14 % всіх створюваних у суспільстві ділових документів надходять на постійне зберігання до державних архівів - цей ДП містить історичні відомості про розвиток суспільства, тому виконує функцію історичного джерела.

Для оптимального використання ресурсів ДП і М потрібно проводити їх структурування. Структування можна проводити за різними ознаками: змістовними (що відбивають семантичні та тематико-типологічні особливості ДП та М) і формальними (відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування).

Отже, змістові ознаки:

- Семантична структура ДП та М відбиває смислові зв'язки та кількісну розповсюдженість документів однієї тематики; вивчається через посилання (списки використаної літератури) на попередні роботи у текстах статтях, книжках тощо. Вивчення семантичної структури ДП та М дозволяє виявити міждисциплінарні зв'язки, тенденції розвитку наукових галузей, появу нових дослідних напрямів тощо.

- Тематична структура – це відносна поширеність документів певної тематики у ДП та М. Моделлю тематичної структури ДП та М можуть слугувати класифікаційні схеми (УДК, стара ББК, Міжнародна класифікація винаходів та ін.).

Семантичну та тематичну структури ДП та М не можна ототожнювати: семантична структура ДП та М означає зв'язок за тематикою, методами дослідження, термінологією, фактичним матеріалом, а також постійно змінюється, оскільки кожний новий документ змінює змістовні зв'язки між попередніми документами, а тематична структура ДП та М є відносно стабільною.

-Типологічна структура ДП та М (поширеність та кількісне співвідношення документів певних типів / жанрів); дозволяє виявити актуальні проблеми або тенденції розвитку конкретних сфер та галузей. Наприклад, різке зменшення у потоці кількості наукових видань за певною темою свідчить про нестабільність та кризовий стан розвитку цієї науки. Сучасну типологічну структуру видавничого документного потоку відображують показники державної статистики друку (до загального ДП % офіційних, наукових, науково-популярних, навчальних, довідкових, літературно-художніх видань тощо).

Формальні ознаки структурування ДП та М відбивають видові, мовні, географічні, видавничі характеристики документів, технологічні особливості носіїв інформації та її документування:

- Видова структура (співвідношення документів різних видів). Наприклад, у ДП  некнижкових; образотворчих; нотних; продовжуваних видань; журналів та газет.

- Мовна структура ДП та М (співвідношення кількості документів, опублікованих певними мовами).

- Географічна структура ДП та М (розподіл документів за місцем видання). Такий аналіз дозволяє зробити висновки про найрозвиненішу книговидавничу діяльність, наприклад, за областями країни.

- Видавнича структура ДП та М (кількісне співвідношення документів за ознакою належності до видавничих установ, а саме: державних, приватних, органів державної влади та управління, ВНЗ, науково-дослідних установ). Уміння орієнтуватися у сукупності видавничих установ та їх продукції дозволяє правильно, повно і оперативно комплектувати документні фонди та розшукувати потрібні користувачам нові видання.

- Авторська структура ДП та М (співвідношення документів за ознакою наукових колективів чи індивідуальних авторів). Вивчення організаційно-фірменної та авторської структури потрібно для виділення наукових шкіл та їх лідерів, перелік науковців, дослідників, авторів, яких найчастіше цитують та ін.

- Хронологічна структура ДП та М (співвідношення документів за роком видання), дозволяє втановити швидкість оновлення / старіння інформації у документних системах.

Виділяють також ще інші ознаки структурування ДП, наприклад:

- за рівнями та спрямованістю функціонування відокремлюють вхідні, вихідні та внутрішні потоки;

- за складністю напрямів ДП поділяють на два види: симплексний (спрямований від одного створювача до одного користувача) та мультиплексний (від кількох створювачів до одного або кількох користувачів).

Усі ці ознаки потрібні при відстеженні (моніторингу) змін структур ДП та М, наприклад, з метою прогнозування розвитку документних комунікацій суспільства або здійснення науково-обґрунтованого управління документними системами тощо.