Студопедия КАТЕГОРИИ: АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция |
Настройка основного документа ⇐ ПредыдущаяСтр 2 из 2
После подключения основного документа к файлу данных можно вводить текст документа, если это не было сделано заранее, и добавлять текстовые заполнители (поля слияния), указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Поля в приложении Word соответствуют заголовкам столбцов в файле-источнике данных. Для добавления полей используются команды панели Составление документов и вставка полей вкладки Рассылки, либо соответствующие команды Мастера слияния (этап 4). В документ могут быть добавлены: - блок адреса с именем, почтовым адресом и прочими сведениями; - строка приветствия, которая включает обращение, имя и знак пунктуации, следующий за именем, а также текст приветствия для случаев, когда имя получателя недоступно; - поля слияния из файла-источника данных. Кнопка «Выделить поля слияния» позволяет выделить серым цветом поля в основном документе для удобства работы с ними. Вставленные поля могут быть отформатированы как обычный текст. После того, как все необходимые поля вставлены в документ, можно выполнить просмотр полученных документов с заполнением реальными данными, чтобы устранить возможные ошибки. Для этого используются команды панели Просмотр результатов.
Установка опций слияния После подключение и настройки основного документа можно выполнять процедуру слияния. Но, если не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ, можно ограничить список или использовать подмножество элементов файла данных. Для этого можно использовать команду Изменить список получателей панели, либо Мастера слияния (этап 5). Доступно применение следующих возможностей: - исключение ряда получателей (строк данных) из списка (команда Исключить получателя); - выделение отдельных записей (установка флажков для записей, которые должны использоваться при слиянии); - сортировка записей (сортировка записей файла-источника данных в нужном порядке); - фильтрация записей (отбор записей, соответствующих заданным критериям, доступно наложение до 6 условий).
Завершение процедуры слияния После того, как все подготовительные действия для слияния выполнены, можно переходить к завершающему этапу. Для этого можно использовать команду Найти и объединить панели Завершить, либо команды Мастера слияния (этап 6). При слиянии данные первой записи файла даны замещают поля слияния в основном документе, тем самым, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Чтобы сохранить все полученные результирующие документы в один файл, используйте команду Изменить отдельные документы (панели Найти и завершить) – Объединить записи – все или укажите номера отдельных записей, которые следует объединить в один документ. Чтобы сразу вывести на печать полученные документы, используйте команду Печать документов панели Найти и завершить. После выполнения процедуры слияния, основной документ может быть сохранен для дальнейшего использования. Важно помнить, что при сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных. В следующий аз, когда документ будет открыт, приложением будет задан вопрос, нужны ли сведения из этого файла данных для нового слияния в основной документ.
Вывод:студент Шагалеев Г. овладел тонкостями работы в программе MS Word и теперь без проблем форматирует текст, вставляет объекты, создает шаблоны и ссылки и умеет пользоваться функциями слияния и создания списка рассылок.
[1] сноска [2] Сноска 2 |
||
Последнее изменение этой страницы: 2018-06-01; просмотров: 125. stydopedya.ru не претендует на авторское право материалов, которые вылажены, но предоставляет бесплатный доступ к ним. В случае нарушения авторского права или персональных данных напишите сюда... |