Студопедия

КАТЕГОРИИ:

АвтоАвтоматизацияАрхитектураАстрономияАудитБиологияБухгалтерияВоенное делоГенетикаГеографияГеологияГосударствоДомЖурналистика и СМИИзобретательствоИностранные языкиИнформатикаИскусствоИсторияКомпьютерыКулинарияКультураЛексикологияЛитератураЛогикаМаркетингМатематикаМашиностроениеМедицинаМенеджментМеталлы и СваркаМеханикаМузыкаНаселениеОбразованиеОхрана безопасности жизниОхрана ТрудаПедагогикаПолитикаПравоПриборостроениеПрограммированиеПроизводствоПромышленностьПсихологияРадиоРегилияСвязьСоциологияСпортСтандартизацияСтроительствоТехнологииТорговляТуризмФизикаФизиологияФилософияФинансыХимияХозяйствоЦеннообразованиеЧерчениеЭкологияЭконометрикаЭкономикаЭлектроникаЮриспунденкция

Понятие архивного указателя

⇐ ПредыдущаяСтр 29 из 45Следующая ⇒

Архивный указатель — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень наименований предметов или объек­тов, о которых содержатся сведения в архивных документах, с указанием их поисковых данных.

Указатели могут быть:

ü межархивными;

ü межфондовыми;

ü внутрифондовыми;

ü на документы одной описи;

ü нескольких описей фонда;

ü целого фонда;

ü нескольких фондов одного архива;

ü нескольких архивов.

Указатели могут составляться:

ü к заголовкам единиц хранения без их просмотра;

ü к отдельным документам с их просмотром.

По структуре своих рубрик указатели являются:

ü глухими (без аннотаций);

ü раскрытыми (с аннотациями).

По рубрикации указатели делятся:

ü на алфавитные;

ü систематические;

ü хронологические.

Указатели к единицам хранения внутри фонда составляются, ес­ли фонд имеет сложную структуру, большое количество опи­сей, часто используется.

Межфондовые указатели составляются при однородности их дел, их взаимодополняемости.

Такие же указатели могут быть межархивными. Описательные статьи указателей состоят из предметного понятия и по­исковых данных по фондам, описям, делам, листам. Термины указателя могут быть взаимосвязаны между собой системой от­сылок.

 

Основные виды указателей

Основные виды указателей:

ü тематический;

ü именной;

ü географический;

ü хронологический;

ü алфавитный;

ü систематический.

 

Вопрос 28. Архивная историческая справка

 



Понятие исторической справки

Историческая справка архивного фонда составляется при открытии этого фонда и содержит:

ü историю фондообразователя;

ü историю фонда;

ü характеристику документов фонда.

 

Содержание истории фонда

История фондообразователя включает:

ü историю создания фондообразователя (даты, номера, заголовки распорядительных документов о создании его и преобразова­нии);

ü задачи и функции фондообразователя и их изменения;

ü масштаб деятельности фондообразователя, состав системы подведомственных организаций;

ü место фондообразователя в системе госаппарата, экономиче­ской, общественно-политической, культурной жизни;

ü изменения в названии и подчиненности фондообразователя;

ü структуру фондообразователя и ее изменения;

ü крайние даты деятельности фондообразователя.

 

Содержание истории фондообразования

История фонда включает:

ü дату первого поступления фонда в архив, его объем, крайние даты;

ü изменения в составе и объеме фонда и их причины;

ü степень сохранности документов;

ü особенности формирования, описания, систематизации документов;

ü сведения о наличии документов фондообразователя в других фондах и архивах;

ü сведения о наличии в документах фонда документов других фондообразователей;

ü состав научно-справочного аппарата.

 Характеристика документов фонда включает:

ü состав документов фонда, их виды, их крайние даты;

ü особенности документирования, присущие данному фондообразователю;

ü порядок использования документов;

ü характеристику научно-справочного аппарата.

 

Вопрос 29. Архивное описание

Документов и дел

Понятие архивного описания

1. Под описанием документов и дел понимается:

ü процесс создания вторичной документной информации путем переработки первичной, содержащейся в документах, информации;

ü раскрытие состава и содержания документов каждого дела для обеспечения поиска и использования документов.

ü Описание производится на уровне фонда, единицы хранения, документа.

Основными принципами описания являются:

ü соответствие описания первичному архивному документу;

ü взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уров­ней описания;

ü недублированность информации всех уровней описания. Информационными характеристиками при описании являются:

ü название учреждения с указанием вышестоящего ведомства;

ü название структурной части;

ü индекс дела по номенклатуре дел;

ü заголовок дела;

ü аннотация;

ü крайние даты документов;

ü количество листов в единице хранения;

ü архивный шифр.

К элементам описания относятся:

ü информация по идентификации — название фонда, заголовок единицы хранения, документа, поисковые данные, объем еди­ницы описания (фонд, единица хранения, документ), крайние даты, вид носителя информации;

ü информация по истории образования и хранения — история фондообразователя и история фонда;

ü информация о составе и содержании — сведения о составе и содержании документов фонда, сведения о содержании единицы хранения и документа;

ü информация об условиях доступа и использования — условия дос­тупа, авторские права, условия репродуцирования и использо­вания, язык документа, физические характеристики, наличие научно-справочного аппарата, подлинность/копийность доку­мента, внешние особенности;

ü дополнительная информация — местонахождение оригиналов и копий, библиография.

 

Описание на уровне фонда, единицы измерения документа

Описание на уровне фонда включает:

ü название фонда;

ü справочные данные;

ü поисковые данные, характеристика фонда;

ü информацию по истории фондообразователя и фонда;

ü аннотацию;

ü библиографию;

ü условия доступа и использования.

Описание на уровне единицы хранения предполагает:

ü название фонда;

ü название структурной части фондообразователя;

ü справочные данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования;

ü заголовок, в необходимых случаях с аннотацией.

Описание на уровне документа включает:

ü заголовок — вид документа, автор, адресат, вопрос или предмет, событие, факт, имя, определяющее содержание документа, мест­ность, дата;

ü справочные данные — поисковые данные;

ü вид носителя информации;

ü условия доступа и использования.

Заголовок, название фонда, единицы хранения, документа должны быть краткими, точными, грамотными.

В простом заголовке должны быть отражены:

ü вид дела, вид, разновидность документа;

ü автор;

ü корреспондент;

ü предмет, вопрос;

ü местность;

ü дата;

ü подлинность, копийность.

Возможны обобщенные и сложные заголовки, составленные из элементов простых заголовков.

При описании дел и документов личного происхождения учитываются следующие информационные характеристики:

ü фамилия, имя, отчество фондообразователя;

ü заголовок дела;

ü крайние даты документов;

ü количество листов;

ü архивный шифр.

При описании можно составлять первичные описательные кар­точки, на основании которых в дальнейшем может вестись вся работа по созданию научно-справочного аппарата архива.

 

Вопрос 30. Информатизация архивного дела

 

Понятие информатизации

Информатизацией называется организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптималь­ных условий для удовлетворения информационных потребностей граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресур­сов, под которыми понимаются как отдельные документы, так и массивы документов.

 




⇐ Предыдущая24252627282930313233Следующая ⇒






Последнее изменение этой страницы: 2018-04-12; просмотров: 302.

stydopedya.ru не претендует на авторское право материалов, которые вылажены, но предоставляет бесплатный доступ к ним. В случае нарушения авторского права или персональных данных напишите сюда...