Скляровой М.Е., секретаря (0,5 ставки, совмещение)

1. За месяц велась обработка входящей корреспонденции.

Обработано около 70единиц входящей корреспонденции (контроль получения, вывод на печать, регистрация в журнале, получение резолюции, снятие копии для исполнителя, вручение исполнителю).

2. За месяц велась обработка исходящей корреспонденции.

Обработано около 85 единиц исходящей корреспонденции (регистрация в журнале, снятие копии или скана для исполнителя, в отдельных случаях – отправка адресату).

3. Обработана 6 служебная записка (регистрация, получение резолюции, снятие копии для исполнителя, вручение исполнителю).

4. Законспектированы рабочие совещания 29.09 и 23.10 Подготовлен протокол, который был отсканирован и разослан всем участникам совещания. Проведена организационная работа по подготовке совещания.

5. Получено 2 входящих на исполнение (заявка на спектакль Родина - электричества, рассылка БЭД).

6. Подготовлено 2 письма (на запросы департамента общего характера и пр.):

- заявки от учреждения на спектакль Родина –электричества;

- заявка на форум СПБ Варванцева Г.А.

Осуществлена рассылка по БЭД.

Осуществлялась редактура документов других сотрудников.

7. Отсканировано около 90 документов.

8. Подготовлен отчет по выполнению плана-антикоррупция за октябрь. Направлен в департамент.

9. Организована работа по предоставлению еженедельного плана работы учреждения в департамент.

10. Обработано 5 заявок на заправку картриджей.

11. Заполнены билеты для фестиваля «Воронеж многонациональный» (168 шт.).

12. Разобран архив учреждения. Дела отсортированы по годам, по номенклатуре. Собраны в коробки, которые были подписаны. Упорядочено хранение на полках архива.

Велась подготовка акта аварии на пр. Ясном 2.

В течение месяца велась также другая организационно-техническая работа, выполнялись поручения директора. Принимались звонки, отправлялись факсовые сообщения. Велась работа по доведению решений администрации до сотрудников, сотрудники знакомились с приказами (около 70единиц), велась рассылка приказов по электронной почте. Осуществлялся поиск и выдача сотрудникам документов, копий писем. Осуществлялось копирование служебных документов. Велся прием посетителей. Велось напоминание о мероприятиях дня директору.

Осуществлялся прием и регистрация почтовой корреспонденции, журналов, корреспонденция была разнесена по адресатам, в учреждения культуры.

Осуществлялась работа по поддержанию санитарного состояния приемной и кабинета директора: уборка пыли на рабочем месте, оргтехнике, разморозка и уборка холодильника, помывка трех окон, также уборка подоконника на лестнице.

Выполнялся контроль исполнения документов. Велся журнал контроля исполнения. Велось формирование дел номенклатуры. Осуществлялось упорядочивание дел на местах хранения. Проводилось ежедневное планирование деятельности секретаря. Подготовлен отчет за месяц.

Секретарь                                                   М.Е. Склярова              23.10.2017 г.

Индивидуальный отчет за октябрь месяц 2017 г.

Скляровой М.Е., специалист по кадрам

1. Проведена работа по введению профтсандартов. Подготовлен приказ и план для департамента культуры.. Проводится мониторинг профстандартов.

2. Проведена работа по увольнению 1 сотрудника (расчет количества дней неиспользованного отпуска, заполнение личного дела, Т2, подготовка трудовой книжки, заполнение книги движения трудовых книжек).

3. Проведена работа по приему 1 сотрудника (формирование личного дела, подписание заполнение Т2, заполнение трудовой книжки, книги движения трудовых книжек, составление трудового договора, должностной инструкции,  подписание документов, предоставление копий в бухгалтерию).

4. Подготовлены и обработаны (согласование с бухгалтерией, подготовка проекта, подписание у директора, снятие копии для бухгалтерии, ознакомление сотрудника, подшивка в дело, заполнение Т2) следующие приказы: по личному составу – 33 ед.; по приему/увольнению – 2 ед.; по командировкам – 14 ед.; по отпускам – 15 ед.; осн. Деят-ти – 1 ед. Всего около 65 ед.

5. Осуществлялось оформление 7 дополнительных соглашений в связи с расширением зоны обслуживания, исполнением обязанностей временно отсутствующих сотрудников.

6. Получено 4 входящих на исполнение (запрос департамента по бывшим в/служащим, запрос ПФР Курьянова, о работе с сайтом Работа в России, профстандарты).

7. Организовывалась подача заявления на отпуск 23 сотрудников. Подготовлено 7уведомлений об отпуске. Осуществлялся контроль прохождения флюорограммы.

8. Подготовлено и обработано 31 командировочные удостоверение.

9. Осуществлялась проверка и актуализация картотеки личных карточек воинского учета.

10. Подготовлены следующие отчеты в департамент: о регистрации в ЕСИА, о судебных актах, о вакансиях, о работе с сайтом «Работа». Подготовлены отчеты в СЗН о потребности в кадрах, инвалидах, вновь принятых сотрудниках.

11. Организовано дежурство в выходные дни.

12. Проверен табель за сентябрь (итоговый), октябрь (за 1 половину месяца, за 2 половину месяца).

13. Осуществлен контроль за подачей сотрудниками индивидуальных отчетов за месяц. Проведена работа по сбору подписей в протоколе.

14. Осуществлялся контроль подачи заявлений на матпомощь.

15. Осуществлялся контроль выделения денежных средств на обучение сотрудников учреждения (44ФЗ и пожар.мин. +охрана труда).

16. Проведена работа по согласованию системы доплат в октябре.

17. Осуществлен контроль объявления на сайте о вакансии. Велся прием звонков и писем, консультация с соискателями на вакансию. Организованы собеседования.

18. Подготовлен 1 ответ на запрос ПФР.

19. Подготовлена 1 копия трудовой книжки сотрудника.

20. Обработано 3 больничных листа.

21. Проведена работа по внесению благодарностей в трудовые книжки и личные дела сотрудников по итогам проведения фестиваля.

22. Проведен свод отпусков за 2017 год. Подготовлены остатки по неиспользованным отпускам.

23. Подготовлен свод для бухгалтерии по отпускам на 31.12.2017 год. Для кредиторской задолженности.

24. Ведется верстка графика отпусков на 2018 год.

25. Проведены вводные мероприятия для адаптации нового сотрудника: ознакомление с локальными нормативными актами, структурой, порядком ухода в отпуск, на больничный и т.д. О новых сотрудниках сообщено зам. нач. ОХО для прохождения вводных инструктажей.

Осуществлялась другая организационно-техническая работа, выполнялись поручения директора. Осуществлялось консультирование сотрудников по написанию заявлений, контроля отгульных дней и т.д. Осуществлялось формирование личных дел сотрудников, заполнение карточек Т2. Актуализировались списки на прохождение аттестации, выхода на пенсию. Велась работа с архивом личных дел.

Проводилось ежедневное планирование деятельности специалиста по кадрам. Осуществлялось повышение квалификации путем чтения профессиональной литературы.  Подготовлен отчет за месяц.

Специалист по кадрам                                                                  М.Е. Склярова  23.10.2017 г.

Индивидуальный отчет за сентябрь месяц 2017 г.

Скляровой М.Е., секретаря (0,5 ставки, совмещение)

Отпуск с 11 по 24 сентября

1. За месяц велась обработка входящей корреспонденции.

Обработано около 50единиц входящей корреспонденции (контроль получения, вывод на печать, регистрация в журнале, получение резолюции, снятие копии для исполнителя, вручение исполнителю).

2. За месяц велась обработка исходящей корреспонденции.

Обработано около 80 единиц исходящей корреспонденции (регистрация в журнале, снятие копии или скана для исполнителя, в отдельных случаях – отправка адресату).

3. Обработана 1 служебная записка (регистрация, получение резолюции, снятие копии для исполнителя, вручение исполнителю). Подготовлена служебная записка на выделение денежных средств на архивацию документов 2012-2014 гг.

4. Получено 2 входящих на исполнение (заявка на семинар в Тулу, по паспортам безопасности).

5. Подготовлено 12 писем (на запросы департамента общего характера и пр.):

- заявка на семинар в Тулу;

- по готовности паспортов безопасности;

- Вычеровой о посещении корабля-музея;

- Сербиной куда привезти зефир;

- по вопросу участия директора в совещании по премии «Душа России» 3 письма (ГРДНТ, МК РФ);

- по вопросу кандидатуры в комиссию Тула;

- согласование на заявку Лучший дом народного творчества;

- письмо на охрану по работе ансамбля в актовом зале;

- Харитонову на оформление пропуска;

- ответ в Белгородскую обл. о невозможности участвовать ансамблю в мероприятии.

Осуществлялась редактура документов других сотрудников.

6. Отсканировано около 90 документов.

7. Подготовлен отчет по выполнению плана-антикоррупция за сентябрь. Подготовлен отчет по выполнению плана антикоррупция за 3 кв. Направлены в департамент.

8. Организована работа по предоставлению оперативных сведений по подготовке к зиме еженедельно по четвергам в департамент культуры.

9. Организована работа по предоставлению еженедельного плана работы учреждения в департамент.

10. Обработано 4 заявки на заправку картриджей.

11. Осуществлялся контроль согласования проезда автобуса в ГИБДД.

12. Осуществлялась подготовка документов на конкурс Лучший дом народного творчества (внесение коррективов, печать документов, снятие сканов).

13. Осуществлялся контроль доставки зефира на Игрушку-говорушку (звонки, письма).

14. Осуществлен контроль направления письма Ковригиной о мусоре;

В течение месяца велась также другая организационно-техническая работа, выполнялись поручения директора. Принимались звонки, отправлялись факсовые сообщения. Велась работа по доведению решений администрации до сотрудников, сотрудники знакомились с приказами (около 40единиц), велась рассылка приказов по электронной почте. Осуществлялся поиск и выдача сотрудникам документов, копий писем. Осуществлялось копирование служебных документов. Велся прием посетителей. Велось напоминание о мероприятиях дня директору.

Осуществлялся прием и регистрация почтовой корреспонденции, журналов, корреспонденция была разнесена по адресатам, в учреждения культуры. Проводилась подготовительная работа к осуществлению подписки на 1 полугодие 2018 года. Осуществлялось взаимодействие с почтой по подготовке счета, договора. Проводилась работа с контрактным управляющим.

Осуществлялась работа по поддержанию санитарного состояния приемной и кабинета директора: уборка пыли на рабочем месте, оргтехнике, разморозка и уборка холодильника, помывка трех окон.

Выполнялся контроль исполнения документов. Велся журнал контроля исполнения. Велось формирование дел номенклатуры. Осуществлялось упорядочивание дел на местах хранения. Проводилось ежедневное планирование деятельности секретаря. Подготовлен отчет за месяц.

Секретарь                                                   М.Е. Склярова