ВОЗМОЖНОСТИ ЭЛЕКТРОННЫОЙ ТАБЛИЦЫ MS EXCEL

АНАЛИЗ И ОБРАБОТКА ДАННЫХ

Программа позволяет проводить эффективный анализ и обработку данных, обеспечивая:

- быстрый и удобный анализ данных,

- проведение сложных вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул,

- программа имеет механизм автокорреции формул, позволяющий автоматически распознавать и исправлять ошибки при введении формул (может распознавать 15 наиболее распространенных ошибок, которые допускаются пользователями при вводе формулы в ячейку),

- решение задач оптимизации,

- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям,

- возможность построения диаграмм и графиков,

- статистический анализ данных (имеет мощный аппарат математической статистики, позволяющий заниматься статистическим моделированием).

ФОРМАТИРОВАНИЕ И ОТОБРАЖЕНИЕ ДАННЫХ

Программа располагает средствами форматирования и отображения данных:

- средства форматирования делают более ярким и понятным оформление таблиц, обеспечивают слияние ячеек в таблице, поворот текста в ячейке на любой угол, начертание текста в ячейке с отступом и другие возможности,

- специальный инструмент – Мастер диаграмм позволяет сделать представление данных в таблице более наглядным. Обеспечивает построение, кроме стандартных, более сложных диаграмм – например, в виде цилиндров, тетраэдов и других.

Программа обеспечивает нагляднуюпечать:

- часто трудности печати связаны с недостаточно точным определением области печати, то есть того, какая часть электронной таблицы будет напечатана,

- программа предусматривает предварительный просмотр страниц таблицы. После включения Режима отображения границ печатаемых областей поверх таблицы появляется сетка, которая показывает, какая часть таблицы и на какой странице будет отпечатана.

СОВМЕСТНОЕ ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДАННЫХ

Программа обеспечивает совместное использование данных и совместную работу над документами:

- несколько разных пользователей могут одновременно работать с одной и той же таблицей и даже документировать внесенные в таблицу изменения. Аналогично режиму исправления в Micrоsoft Word можно оставлять комментарии о том, кто и когда внес изменения в данную ячейку.

ОБМЕН ДАННЫМИ В ИНТЕРНЕТ

Программа обеспечивает обмен данными и работу в Интернете:

- с помощью сети Интернет можно получать нужные данные и соответственно – помещать в Интернет нужные данные,

- программа имеет встроенные функции, позволяющие легко помещать на веб-сервер документы, созданные в среде Excel. К их числу относятся - мастер сохранения документов в формате HTML, средства просмотра документов Excel для пользователей, не работающих с этим приложением,

- программа позволяет преобразовать разработанные таблицы в формат HTML и публиковать их на веб-сервере. Можно осуществлять и обратный процесс - импортировать данные из HTML – документов, найденных на веб-сервере, восстанавливая при этом формат и оформление электронной таблицы,

- программа позволяет осуществлять запросы к данным, хранящимся на веб-сервере. Можно создать постоянную ссылку на страницу в Интернете и данные в таблице будут обновляться автоматически.

CПОСОБЫ ОБЛЕГЧЕНИЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННОЙ ТАБЛИЦЕЙ MS EXCEL

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ  МАСТЕРА

Мастер диаграмм – позволяет упростить построение диаграмм,

Мастер функций – позволяет упростить написание функций,

Мастер подсказок – предназначен для быстрого поиска информации,

Мастер веб-страниц – предназначен для создания HTML-страницы при помощи MS-Excel,

Мастер шаблонов – позволяет создать новый шаблон или базу данных,

Мастер сводных таблиц – позволяет не только анализировать любой срез информации, но и упорядочить столбцы, строки и заголовки страниц методом «перетащить и отпустить»,

Мастер преобразований – позволяет конвертировать документы в Excel из других форматов.

ВВЕДЕНИЕ РЕЖИМОВ АВТОЗАВЕРШЕНИЯ, АВТОЗАПОЛНЕНИЯ

Режим автозавершения является средством автоматизации ввода. Применяется при вводе в ячейки одного столбца рабочего листа текстовых строк, среди которых есть повторяющиеся. В ходе ввода текста в очередную ячейку программа проверяет соответствие введенных символов строкам, имеющимся в этом столбце выше. Если обнаружено однозначное совпадение введенный текст автоматически дополняется. Нажатие клавиши Ввод подтверждает операцию автозавершения.

Режим автозаполнения таблицами числами и формулами так же является средством автоматизации ввода. Если ячейка содержит число, то при перетаскивании маркера происходит либо копирование ячеек, либо их заполнение данными по закону арифметической прогрессии. Автозаполнение формулами выполняется так же, как и автозаполнение числами.

Для создания собственной последовательности автозаполнения необходимо:

-выполнить команду Сервис, Параметры, Списки,

-в элементе управления Списки сделать активным пункт Новый список,

-в поле Элементы списка ввести последовательность строк нового списка,

-щелкнуть кнопку Добавить.

Режим автосуммирования используется для быстрого подсчета сумм по строкам или столбцам. Для этих целей используется кнопка «Автосумма» на панели инсирументов Стандартная. Данный режим позволяет складывать числовые значения одним щелчком мыши, дает возможность сделать это одновременно и по строкам, и по столбцами. По этой команде можно подводить общие итоги даже в таблицах, содержащих промежуточные итоги.

ВОЗМОЖНОСТЬ КОНТРОЛЯ ИЗМЕНЕНИЙ

В случае одновременной работы нескольких пользователей упрощается контроль изменений в рабочей книге (изменения, внесенные другими пользователями, выделяются цветом). Для каждой выделенной ячейки имеются сведения о том, что было изменено, когда и кем.

ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ГИПЕРССЫЛОК

Во все документы Excel можно вставлять гиперссылки для доступа к нужным документам независимо от их местонахождения.

ПРОСМОТР ДОКУМЕНТОВ

Пользователи могут публиковать документы Excel так, чтобы их могли просматривать и те, у кого нет программы Excel. Программа Excel Viewer позволяет просматривать, копировать, увеличивать, фильтровать, печатать и следовать гиперссылкам в документах Excel.

ЗАПРОСЫ К БАЗЕ ДАННЫХ

Запросы – это специальные структуры, предназначенные для выборки данных из таблиц, автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц.

Запрос – это требование к базе данных предоставить необходимую информацию, накопленную в ее таблицах. Для этого используются соответствующие инструменты запроса.

С помощью запроса данные упорядочивают, фильтруют, изменяют. Для одной и той же таблицы можно создать много разных запросов, каждый из которых будет извлекать из таблицы незначительную часть информации, необходимую в данный момент.

Данные, положенные в основу запроса, могут быть сохранены в одной или нескольких таблицах. Результат запроса представляет собой динамический набор записей – результирующую таблицу. Базовая таблица при этом не изменяется.

При создании более сложных запросов, (например, запрос на изменения) автоматически создаются новые таблицы или изменяются уже существующие.

ВИДЫ ЗАПРОСОВ

Запрос на выборку –это самый простой и потому наиболее часто используемый вид запроса. Запросы этого типа возвращают данные из одной или нескольких таблиц и отображают их в виде таблицы, записи в которой можно обновить ( с некоторыми ограничениями). Эти запросы можно использовать для группировки записей и вычисления сумм, средних значений и других типов итоговых значений.

Запрос с параметрами –это запрос, отображающий при выполнении в собственном диалоговом окне приглашение ввести данные (например, значение, которое требуется вставить в поле). Можно разработать запрос, выводящий приглашение на ввод нескольких единиц данных, например, двух дат. Эти запросы удобно использовать в качестве основы для форм,  отчетов и страниц доступа к данным.

Перекрестный запрос подсчитывает сумму, среднее число значений и выполняет другие статистические расчеты , после чего результаты группируются в таблицы по двум наборам данных. Один из них определяет заголовки столбцов, другой – заголовки строк.

Запрос SQL –это запрос, создаваемый при помощи инструкций SQL. Некоторые запросы, называемые запросами SQL, невозможно создать в бланке запроса, Для запросов к серверу, управляющих запросов и запросов на объединение необходимо создавать инструкции SQL непосредственно в окне запроса в режиме SQL.

Запрос на изменения -это запрос, который за одну операцию изменяет или перемещает несколько записей. Существует несколько типов таких запросов – запросы на удаление,  обновление, добавление записей, запросы на создание таблиц.

Запрос к базе данных рассматривается как некоторая команда на выбор, просмотр, изменение, создание или удаление данных.

ВОЗМОЖНОСТИ ЗАПРОСОВ

Собирать воедино информацию из нескольких таблиц с учетом существующих между ними связей,

- выбирать какие поля и в какой последовательности будут включены в результатную таблицу,

- учитывать какая часть результатной информации будет отображена,

- манипулировать данными (например, запросы на изменения),

- формировать различные отчеты.