Государственная система документационного обеспечения

Н.А.КРИВОШЕЕВА

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

ТЕРМИНОЛОГИЧЕСКИЙ СЛОВАРЬ

Рекомендовано к изданию Редакционно-издательским советом

государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Оренбургский государственный университет»

Оренбург 2005

2

ББК 85.15я73

К 82

УДК 744 (075.3)

Рецензент

Зав.кафедрой экономико-правовых дисциплин Н.Г.Суханова

Кривошеева Н.А.

К 82 Документационное обеспечение управления: Терминологический

Словарь. -Оренбург: ГОУ ОГУ, 2005. – 19 с.

Терминологический словарь предназначены для студентов второго

курса специальности 0602 «Менеджмент».

В словаре содержится более 200 терминов и определений слов,

охватывающих все основные темы программы по дисциплине

«Документационное обеспечение управления».

ББК 85.15я73

© Кривошеева Н.А., 2005

© ГОУ ОГУ, 2005

3

Введение

Данный терминологический словарь имеет очень большое практической

значение и может быть использован в различных режимах.

Подготовка к уроку. Конкретной теме урока соответствует, как правило

3-5 определений словаря. Если студент стремится к познанию точного

толкования, то он обязательно воспользуется данным изданием.

Подготовка к зачету. Зная точное определение делопроизводственных

терминов, поможет учащемуся более точно и правильно излагать мысли при

подготовке к зачету и получить более высокую оценку на зачете.

Данный словарь в основном ставит своей целью помочь студентам при

ознакомлении с лекционным материалом и неизвестными терминами. В

словарь включено большое количество слов, употребительных в жизни и в

профессии менеджеру. Все термины расположены в алфавитном порядке,

начиная с А и заканчивая Я.

Другие применения. Поскольку словарик охватывает различные разделы

делопроизводства, он может быть полезен не только студентам, но и всем,

кого интересует оформление документов.

4

А

Автобиография – описание своей жизни, включающее обучение и

трудовую деятельность. /1/

Автоматизированная информационная система – информационная

система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и

связи. /1/

Автор документа – физическое или юридическое лицо, создавшее

документ. /1/

Адресат – лицо или организация – получатель документа. /1/

Адресант – отправитель корреспонденции. /3/

Адресование документа – указание получателя документа путем

проставления реквизита «адресат» в верхнем правом углу. /1/

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

конкретные факты или действия. /1/

Анкета - документ, представляющий собой трафаретный текст,

содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы)

на них. /5/

Аннотация – краткая характеристика содержания книги, отчета, статьи,

документа. /1/

Архив – 1) организация или ее структурное подразделение,

осуществляющие прием и хранение архивных документов с целью

использования. /1/

Аттестат - 1) документ, подтверждающий окончание среднего

общеобразовательного учебного заведения; 2) документ, подтверждающий

получение квалификации специалиста, ученого звания. /6/

Аттестация - характеристика квалификации специалиста, его

организаторских способностей, моральных качеств, достоинств, недостатков.

/6/

Б

Биография - описание жизни и деятельности какого-либо лица. /6/

Бланк документа –стандартный лист бумаги с реквизитами,

идентифицирующими автора официального документа. /2/

Бланк письма – бланк документа, используемый для ведения

переписки. /2/

Бланк конкретного вида документа – бланк документа,

предназначенный для составления документов определенного вида. /2/

В

Ведомость – перечень (список) каких—либо данных, расположенных в

определенном порядке. /1/

5

Вид документа – принадлежность __—bCbљписьменного документа к системе

документации по признакам содержания и целевого назначения. /2/

Виза официального документа – реквизит документа, выражающий

согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа. /1/

Внешний документ – документ, отправленный другим организациям

(лицам) или полученный от них (исходящий или входящий). /1/

Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за

пределы подготовившей его организации. /1/

Внутренняя опись – учетный документ, содержащий перечень

документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов,

названий, дат, номеров листов. /1/

Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. /1/

Выделение документов к уничтожению – выявление в процессе

экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими

сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное

значение, и отбор их к уничтожению. /4/

Выписка из документа – заверенная копия части документа

(т.е. должна подтверждаться подписями должностных лиц и печатью). /1/

Г

Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство

или подтверждение. /6/

Гербовый бланк – бланк документа с воспроизведением

Государственного герба РФ, герба субъекта РФ или муниципального

образования. /2/

Государственный стандарт – нормативный документ,

разрабатываемый на продукцию, работы и услуги, имеющие межотраслевое

значение, содержащий требования и основные характеристики продукции,

работ и услуг. /2/

Государственная система документационного обеспечения

управления (ГСДОУ) – совокупность правил, устанавливающих единые

требования к документированию управленческой деятельности и организации

работы с документами на предприятиях различных организационно-правовых

форм. /7/

Гриф ограничения доступа к документу – реквизит официального

документа, свидетельствующий об особом характере информации,

ограничивающий круг пользователей документа. /1/

Гриф согласования – реквизит официального документа, выражающий

согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его

содержанием. /1/

Гриф утверждения – реквизит официального документа, придающий

нормативный или правовой характер его содержанию. /1/

6

Д

Дата официального документа – реквизит официального документа,

содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания,

утверждения, принятия, согласования, опубликования. /1/

Дело - совокупность документов, относящихся к одному вопросу

признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным

правилам. /1/

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая

документирование и организацию работы с официальными документами. /1/

Директивный документ – документ, поступающий из вышестоящего

органа и содержащий указания к действию. /3/

Диплом - документ, удостоверяющий; 1) окончание высшего или

среднего образовательного учреждения, 2) присвоение ученой степени,

почетного звания или победу на конкурсе и т.д. /6/

Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон

об установлении, изменении или прекращении отношений и условий их

регулирования. /1/

Договор – документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении

каких-либо отношений и условия их регулирования /1/.

Доверенность – документ о предоставлении права доверенному лицу на

совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или

гражданина). /1/

Докладная записка – документ, адресованный руководителю

предприятия или структурного подразделения, содержащий изложение какого-

либо вопроса с выводами и предложениями составителя. /1/

Документ – 1) это материальный объект с информацией, закрепленной

созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве; 2)

это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее

во времени и пространстве. /8/

Документация – оформленная по единым правилам совокупность

документов. /1/

Документ временного хранения – документ с установленным сроком

хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

Документ постоянного хранения – документ, которому в соответствии

с нормативными документами и иными правовыми актами установлено

бессрочное хранение. /4/

Документирование – запись информации на различных носителях по

установленным правилам. /1/

Документооборот – движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправки. /1/

Документооборот - движение документов в организации с момента их

создания или получения до завершения исполнения или отправления. /1/

7

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором

определены функции, права, обязанности и ответственность сотрудника

предприятия. /1/

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа,

имеющий юридическую силу. /1/

Е

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) –

комплекс основных положений, определяющих и регламентирующих

организацию документальных процессов на предприятиях, в организациях и

учреждениях. /8/

Ж

Журнал учета документов – журнал, составленный по определенной

форме и содержащий сведения о документах и операциях с ними. /1/

З

Заголовок дела – краткое обозначение сведений о составе и содержании

документов в деле /1/

Заголовок официального документа – реквизит документа, кратко

излагающие его содержание. /1/

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации,

комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. /6/

Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации,

комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. /6/

Заявление - документ, содержащий просьбу или предложение лица

(лиц) учреждению или должностному лицу (например, заявление о приеме на

работу, заявление о предоставлении отпуска и т.д.). /5/

И

Индекс дела; номер дела – цифровое и/или буквенно-цифровое

обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку

/1/

Индексация документов – присвоение документам порядковых

номеров и условных обозначений при регистрации. /1/

Индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения

документа, установленный организационно-распорядительным документом

организации или резолюцией. /4/

Инициативный документ – документ, послуживший основанием для

решения какого-либо вопроса и формирования дела. /2/

8

Информация – сведения о лицах, предметах, фактах, событиях,

явлениях и процессах независимо от формы их представления. /1/

Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату

сообщаются сведения официального характера. /6/

Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из

учреждения. /1/

К

Карта-заместитель – документ, помещаемый на место выданного дела

и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано. /1/

Классификация документов – деление документов на классы по

наиболее общим признакам сходства и различия. /2/

Код организации – идентификатор организации, учреждения,

предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения. /2/

Код формы документа – идентификатор документа, являющийся

условным цифровым обозначением.

Кодекс - единый законодательный акт, содержащий в систематическом

изложении нормы права, относящиеся к определенной отрасли права (трудовой

кодекс и др.). /6/

Коммерческая тайна – производственная, научно-техническая,

управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения

коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба), которую

предприниматель относит к конфиденциальной. /1/

Контроль исполнения документов – совокупность действий,

обеспечивающих своевременное исполнение документов. /1/

Конфиденциальная информация – документированная информация,

доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ. /1/

Копия – документ, полностью воспроизводящий информацию

подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий

юридической силы. /1/

Копия (заверенная) – копия документа, на которой в соответствии с

установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей

юридическую силу. /1/

Корректура – исправление ошибок. /3/

Корреспондент – учреждение или лицо, с которым ведется переписка.

/2/

Л

Листок нетрудоспособности (больничный лист) – документ,

выдаваемый лечебным учреждением лицу на время его нетрудоспособности

или на время ухода за больным, являющийся основанием для получения

денежного пособия по социальному страхованию. /6/

9

Личная карточка - документ, составляемый на работника и

содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение,

трудовая деятельность и т.д.). /1/

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о

работнике, его образовании, трудовой деятельности, семейном положении. /1/

Личные (персональные) документы - официальные документы,

удостоверяющие личность их владельца, его права, обязанности и трудовую

деятельность, содержащие биографические и другие сведения о нем. /6/

Личный листок по учету кадров - документ, содержащий основные

сведения о работнике организации. /6/

М

Макет – модель документа, отображенная текстом, излагающим

методику оформления и зоны размещения его реквизитов. /2/

Н

Наименование документа – обозначение вида письменного документа.

/2/

Неологизмы – слова, обозначающие новые понятия и предметы. /7/

Номенклатура – перечень наименований. /5/

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел,

заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в

установленном порядке. /1/

Нормативно-правовой акт – письменный, официальный документ,

принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в

пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или

отмену правовых норм. /7/

Нормативный документ – документ, изданный уполномоченным на то

государственным органом и устанавливающий нормы, правила постоянного

или временного действия, рассчитанные на обязательное применение. /1/

Носитель информации – это материальный объект, используемый для

закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной

информации, в том числе в преобразованном виде. /2/

О

Обеспечение сохранности документов – обеспечение физико-

химической сохранности документов и их учет. /4/

Обходной лист – документ, удостоверяющий отсутствие какой-либо

задолженности перед организацией у лица, увольняющегося с работы. /6/

10

Общий бланк документа – бланк документа, используемый для

подготовки всех организационно-распорядительных документов, за

исключением писем. /2/

Объем документооборота – количество документов, поступивших в

организацию и созданных ею за определенный период. /2/

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-

либо действия, факта, случая, происшествия, составляемый работником

организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. /1/

ОКПО – общероссийский классификатор предприятий и организаций.

/2/

ОКУД – общероссийский классификатор управленческой

документации. /2/

Опись дел – юридически оформленный перечень документов. /5/

Организационно-распорядительный документ – вид письменного

документа в котором фиксируют решение административных и

организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,

обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений,

предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц. /1/

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных

условий для всех видов работ с документами (с момента создания или полу-

чения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

Оригинал документа – первый, подлинный экземпляр документа. /1/

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста

по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение. /7/

Отметка для автоматического поиска документов – реквизит

документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии

документа. /2/

Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий

юридическую силу копии документа. /2/

Отметка о контроле – реквизит документа, свидетельствующий о

постановке документа на контроль. /2/

Отметка о наличии приложения – реквизит документа, содержащий

сведения о документах, дополняющих основной документ. /2/

Отметка о поступлении документа – отметка, проставляемая на

нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты

поступления. /1/

Отметка о поступлении документа в организацию – реквизит

документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение

и его регистрационном номере. /2/

Отметка об исполнителе – реквизит документа, содержащий сведения

о непосредственном составителе документа. /2/

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело –

реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа

и месте его хранения в архиве учреждения. /2/

11

Отпуск – это полная копия документа, подписанная собственноручно

теми же лицами, что и подлинник, и заверенная подлинным оттиском печати.

Официальный документ – документ, созданный юридическим или

физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

/1/

Оформление документа – проставление необходимых реквизитов,

установленных правилами документирования. /1/

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с

установленными правилами. /1/

Официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка,

которая обслуживает сферу официальных деловых отношений

преимущественно в письменной форме.

Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и

итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий,

представляемый вышестоящей или функциональной организации,

структурному подразделению или должностному лицу.

П

Паспорт – удостоверение личности владельца, содержащее основные

сведения о нем (фамилию, ими, отчество, дату рождения, место рождения и

жительства, семейное положение и др.) и имеющее заверенную фотокарточку

владельца. /6/

Переменный реквизит документа – реквизит, фиксируемый на бланке

в процессе его заполнения. /8/

Переписка - обобщенное название различных по содержанию

документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма,

факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный

информационный обмен между организациями. /6/

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный

список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о

сроках их хранения. /4/

Персональные данные – сведения о фактах, событиях и

обстоятельствах жизни гражданина. /1/

Печать – элемент удостоверения подлинности подписи должностного

лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих

права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. /1/

Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов,

пересылаемых по почте, курьером, посредством факсимильной связи,

электронной почтой и т.д. /6/

Письменные доказательства – документы (акты, договоры, письма

делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах

дела. /1/

12

Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое

организации, должностному лицу или гражданину с выражением

благодарности за совершенные действия. /6/

Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных

мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.). /6/

Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения

каких-либо официальных сведений или документов. /6/

Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-

просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или

отрицательным (письмо-отказ). /6/

Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях,

когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или

принятые договоренности. /6/

Письмо-подтверждение – служебное u1087 \u1087 письмо, в котором адресат

подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее

достигнутые договоренности, намерения и т.п. /6/

Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое

потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. /6/

Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-

извещения. /6/

Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение

информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. /6/

Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует

адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

/6/

Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить

адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются

серьезные нарушения ранее принятых договоренностей. /6/

Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в

торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении

должностного лица, организации, учреждения, предприятия. /6/

Подпись – реквизит документа, представляющий собой

собственноручную роспись полномочного должностного лица. /1/

Постоянная часть реквизита документа – неизменяемая часть

реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его

изготовлении. /4/

Переменная часть реквизита документа - изменяемая часть реквизита

документа, вносимая в бланк документа при его заполнении. /4/

Подлинник документа – первый или единичный экземпляр

официального документа. /1/

Постоянный реквизит документа – реквизит, наносимый при

изготовлении бланка. /8/

Положение — нормативный акт, определяющий порядок образования,

структуру, функции, права и обязанности организации, структурного

подразделения, коллегиального органа. /1/

13

Правила документирования – требования и нормы, устанавливающие

порядок документирования. /1/

Правила - свод обязательных для выполнения требований, норм. /6/

Право подписи – полномочие должностного лица на подписание

документов. /1/

Представление – это документ, содержащий предложение о

назначении, перемещении или поощрении работника учреждения. /7/

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем в целях разрешения

производственных задач. /1/

Проект документа – предварительный, неподписанный вариант

документа, предназначенный для рассмотрения. /1/

Протокол – документ, фиксирующих ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях коллективных

органов. /1/

Р

Рабочее поле документа – часть документа, предназначенная для

заполнения реквизитами. /8/

Распоряжение – правовой акт, издаваемый для разрешения оператив-

ных вопросов. /1/

Регламент - свод правил. /6/

Регистрация документа – фиксация факта создания или получения

документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений

о документе в регистрационные формы. /2/

Регистрационная карточка – карточка, предназначенная для

регистрации документов в делопроизводстве учреждения. /5/