Національний стандарт України.

Національний стандарт України "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів" ДСТУ 4163 -2003 поширюється на організаційно-розпорядчі документи - постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності:

органів державної влади України, органів місцевого самоврядування;

o підприємств, установ, організації та їх об'єднань усіх форм власності.⁵⁹

Цей стандарт установлює: склад реквізитів документів; вимоги до змісту і розташування їх; вимоги до банків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомоги друкувальних засобів. Вимоги його щодо оформлювання реквізитів можуть бути поширені на всі класі уніфікованих систем документації. Цей стандарт не поширюється на процеси створення та обігу електронних організаційно-розпорядчих документів.

Вимоги до змісту та розташування реквізитів.

Під час оформлювання документів треба дотримуватися головних правил їх складання, що передбачають правильне написання реквізитів, їх розміщення на бланку документа або чистому аркуші паперу. Додержання цих вимог надає документові юридичної чинності.

Вимоги до бланків документів

Для документів з високим рівнем стандартизації друкарським або іншим способом виготовляють бланки, які містять трафаретний текст.

Бланк документа - це зуніфікована форма (службового) документа з надрукованою послідовною інформацією реквізитів і місцем, відведеним для змінної інформації. Бланк виготовляють згідно з вимогами Національного стандарту України (ДСТУ 4163-2003), чинного від 01 вересня 2003 року.

Він установлює такі види бланків:

- загальний бланк для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви документа), крім листів (Додаток 1);

- бланк конкретного виду документа (зі зазначенням у бланку назви виду документа), крім листа (Додаток 2);

- бланк листа (Додаток 3).

Послуговуючись загальним бланком організації, установи, розробляють бланки структурних підрозділів або бланки посадових осіб, якщо ця особа має право підпису документів.

Залежно від установчих документів організації загальний бланк містить такі реквізити:

o зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим - 01;

o емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)-02;

o зображення нагород - 03;

o код організації за ЄДРПОУ - 04;

o назва організації вищого рівня - 06;

o назва організації - 07;

o назва структурного підрозділу - 08;

o місця складання або видання документа - 14.

Оформлювання сторінки.

Організаційно-розпорядчі документи оформлюють на папері формату A4 (210 х 297 мм) та А5 (210 х 148 мм) (згідно з ГОСТ 9327). Можна використовувати папір формату A3 (297 х 420 мм) - для оформлювання документів у вигляді таблиць та А6 (105 х 148 мм)-для резолюцій.

Документи повинні мати такі береги:

30-лівий;

10- правий;

20 - верхній та нижній.

Текст документів, оформлених на папері формату A4, треба друкувати через 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 - через 1-1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів "Адресат", "Гриф затвердження", "Гриф погодження" відокремлюють одну від одної 1,5-2 міжрядковими інтервалами.

За наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують вертикально на одному рівні: перший - від межі лівого берега, другий - через 104 мм.

Інші реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5-3 міжрядковими інтервалами.

Назву виду документа друкують великими літерами.

Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) - 73 мм (28 друкованих знаків).

Оформлюючи документи, треба дотримуватися таких відступів від межі лівого берега документа:

o 12,5 мм - для початку абзаців у тексті; 92 мм - для реквізиту "Адресат" (16);

o 104 мм - для реквізитів "Гриф затвердження" (17), "Гриф обмеження доступу до документа" (15);

o 125 мм - для розшифрування підпису в реквізиті "Підпис" (23);

На бланку друкується тільки перша сторінка документа, а наступні - на чистих аркушах паперу. Якщо текст документа займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити один підпис, на ній має бути не менше двох рядків тексту.

Тексти документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша, документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому й зворотному боці аркуша.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, нумерація сторінок починається з другої. Номери сторінок ставлять посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова "сторінка" та розділових знаків.

Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки проставляють у правому верхньому (нижньому) кутку, а парні - у лівому верхньому (нижньому) кутку аркуша.

Якщо текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, які друкують з абзацу.

Вимоги дотексту документа.

Основою службового документа є текст - головний реквізит службового документа, що відображає його зміст. Він має чітко й переконливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи.

Текст - це сукупність речень, об'єднаних у тематичну і структурну цілісність за правилами певної мовної системи.

Текст документа повинен містити певну аргументовану інформацію, викладену стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно, без повторень та вживання слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Він оформлюється у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм. Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти, або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба переділити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

Суцільний складний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії та використовується під час складання правил, положень, листів, розпорядчих документів.

Форма анкети використовується під час викладення цифрової або словесної інформації про один об'єкт за певним обсягом ознак. Анкетними текстами послуговуються в організаційно-розпорядчих документах, документах з матеріально-технічного постачання і збуту.

Тексти у вигляді таблиці використовуються у звітно-статистичних, бухгалтерських, планових та інших документах.

Текст переділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення.

У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

o Текст викладати від третьої особи: Комісія ухвачила...; Інститут просить...; Ректорат клопочеться...

o Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази.

o Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.

o Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, з огляду на, на підставі, згідно з, з метою, необхідний для, в порядку, залежно від. Повторювані в текстах мовні штампи треба видозмінювати, наприклад: відповідно до угоди - згідно з угодою - на виконання угоди, щодо органів виконавської влади -стосовно представників бізнесу.

o Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що...; Нагадуємо Вам, що...; Підтверджуємо з вдячністю...; У порядку надання матеріальної допомоги...; У порядку обміну досвідом...; На підставі вказівки ...; Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого прохання...

o Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Враховуючи...; Беручи до уваги...; Розглянувши. ..; Вважаючи...; Користуючись нагодою...

o Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів.

o Послуговуватися в текстах питомою українською лексикою, уникаючи слів іншомовного походження (синоніми-дублети): бігборд -стенд, екзитпол - опитування на виході, пресинг-тиск, провайдер-постачальник, тренінг-вишкіл, фан- уболівальник тощо.

o Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові, означення стоїть перед означуваними словами, додатки - після опорного слова, вставні слова - на початку речення).

o Називаючи виконавця дії, потрібно вживати двоскладне речення: Верховна Рада ухвалила законопроект; Ви не висловили пропозицій. Форми на -но, - то виражають результативну дію без зазначення її виконавця.

o Уживати інфінітивні конструкції: створити комісію; відкликати працівників, підготувати обґрунтування, координувати роботу. Інфінітив у текстах ділових паперів уживають із суфіксом -ти, а не -ть.

o У розпорядчих документах слід вживати дієслівні конструкції у формі наказового способу: Наказую...; Пропоную...

o Використовувати скорочення слів, складноскорочені слова й абревіатури, які пишуться у діловодстві за загальними правилами: р-н, обл., км, напр., канд. філол. наук.

o Віддавати перевагу простим реченням. Використовувати форми ввічливості за допомоги слів: шановний; високошановний; вельмишановний; високоповажний...

o Нову інформацію в тексті розпочинати з абзацу.

Резюме.

Нині для участі в конкурсі на заміщення вакантної посади особи, які претендують на ту чи іншу посаду, надсилають резюме - документ, у якому претендент повідомляє стислі відомості про освіту, трудову діяльність, професійний досвід і досягнення тощо.

Вимоги до резюме - вичерпність та об'єктивність, достовірність відомостей про претендента, чіткість, структурованість, стислість (обсяг не більше однієї сторінки), грамотність і охайність викладу.

Зазвичай потрібно подавати таки відомості: мета, освіта, досвід роботи, професійні навички, досягнення, особисті відомості, рекомендації. На конкретну вакансію бажано складати окреме резюме.

Складаючи резюме, ви маєте виокремити не те, що ви хочете отримати і що вас цікавить особисто, а те, що ви можете запропонувати роботодавцеві, яку користь від вас матиме фірма.

Розрізняють такі типи резюме:

^ хронологічне - зазначають перелік місць роботи у хронологічній послідовності, вказуючи посадові обов'язки, таке резюме демонструє кар'єрне зростання і професійний досвід;

^ функціональне - зауважують напрямок діяльності, обов'язки, навички і досягнення, цей тип резюме акцентує увагу на успіхах претендента.

^ комбіноване - не тільки демонструє кваліфікацію та досягнення, а й дозволяє отримати точне уявлення про хронологію трудової біографії.

Структура резюме

1. Назва виду документа (посередині).

2. Текст документ, який містить таку інформацію:

а) контакти (домашня, електронна адреси, телефон (робочий, домашній, стільниковий);

б) прізвище, ім'я (у називному відмінку) виділяють жирним шрифтом; краще писати спочатку ім'я, а потім прізвище; по батькові вказують, якщо претендент професор або академік.

в) мета написання документа (заміщення вакантної посади, участь у конкурсі, проекті);

г) досвід роботи подають у зворотньому порядку: від останнього місця роботи до попереднього, зазначаючи період роботи, назву установи, сферу її діяльності, посаду, посадові обов'язки, досягнення; відомості про тимчасову роботу, роботу за сумісництвом, якщо вони відповідають посаді, на яку претендує особа.

Якщо досвід роботи відсутній, акцентують увагу на освіті й навичках.

г) освіта: повна назва навчального закладу, спеціальність, рік вступу і рік закінчення; факультативні тренінги, курси, семінари, які стосуються очікуваної посади;

д) професійні уміння і навички (опис кожної навички має бути підкріплений відповідним фактом: зазначають швидкість друкування, категорію посвідчення водія, комп'ютерні навички (конкретні пакети програм), володіння іноземною мовою (кількість балів TOEFL, GM AT, IELTS, TSE або інших офіційних тестів) тощо;

е) особисті відомості (рік народження, сімейний стан);

є) додаткова інформація (відомості про громадську діяльність, про членство у професійних об'єднаннях, зазначення можливості відрядження, ненормованого робочого дня);

ж) вказівка на можливість надання рекомендацій (вислови Рекомендації будуть надані на вимогу або За потреби подам рекомендації можна вмішувати лише тоді, коли такі рекомендації насправді є).

У цілому варто дотримуватись міри, подаючи додаткову інформацію в резюме.

Автобіографія.

Автобіографія - це документ з незначним рівнем стандартизації, у якому особа повідомляє основні факти своєї біографії, є обов'язковою складовою особової справи працівника.

Реквізити:

1. Назва виду документа (Автобіографія пишеться посередині рядка, трохи нижче за верхній берег).

2. Текст, у якому зазначають:

^ прізвище, Ім'я, по батькові (Я, Мерзлий Дмитро Миколайович, народився...);

^ дата і місце народження (11 листопада 1994року в м. Києві);

^ відомості про освіту (повне найменування усіх навчальних закладів, у яких довелося навчатися, назви отриманих спеціальностей, як зазначено в дипломі);

^ відомості про трудову діяльність (стисло, у хронологічній послідовності назви місць роботи і посади);

^ відомості про громадську роботу;

/ стислі відомості про склад сім'ї (прізвище, ім'я, по батькові, рік народження, посада, місце роботи (навчання); неодружені вказують відомості про батьків, сестер, братів, які не мають своєї сім'ї; одружені повідомляють про членів власної родини -чоловік / дружина, діти).

3. Дата (оформлюють ліворуч, без абзацного відступу під текстом: 17 серпня 2010року або 07.09.2010).

4. Підпис (без розшифрування - праворуч під текстом).

Кожне нове повідомлення варто писати з абзацу, дотримуючись таких вимог: вичерпність відомостей, лаконізм викладу.

Автобіографія - це один з небагатьох документів, текст якої викладають від першої особи, проте у тексті на особу автора вказують особові закінчення дієслів-присудків: вступив, закінчила, здобула, звільнився, а займенник я не вживають. Автобіографія має дві форми:

o автобіографія-розповідь - з елементами опису й характеристикою згадуваних у ній людей.

o автобіографія-документ-з точним поданням фактів.