Інформаційне забезпечення в системі управління

Тема 7

ІНФОРМАЦІЙНЕ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ І ДІЛОВОДСТВО У ТОРГОВЕЛЬНОМУ ПІДПРИЄМСТВІ

7.1 Управлінська інформація та її роль в управлінні.

7.2 Класифікація управлінської інформації.

7.3 Інформаційне забезпечення в системі управління.

7.4 Інформаційні системи в менеджменті підприємства.

7.5. Організація діловиробництва на підприємстві.

Управлінська інформація та її роль в управлінні

Поняття «інформація» взагалі – це знання про цифри, факти, свідоцтва або інші дані про об'єкт або явище. Однак для того, щоб отримані дані стали інформацією, вони повинні бути оброблені людиною. Інформацією є ті відомості, що зменшують існуючу до їхнього одержання невизначеність.

Під управлінською інформацією прийнято розуміти певні відомості, дані що мають новину для їхнього одержувача і що вимагають з його боку прийняття рішення.

Інформація в процесі управління є формою зв'язку між суб'єктом і об'єктом управління, що відображає об'єктивно їхній стан. Для управлінського персоналу торговельного підприємства управлінська інформація є предметом, засобом і результатом праці.

Ø Предмет праці – нормативно-довідкова інформація, повідомлення про хід торгівлі, надходження товару.

Ø Засоби праці – послідовність переробки інформації.

Ø Результат праці – управлінські рішення про необхідність впливу на об'єкт, що управляється для досягнення поставленої цілі управління.

Інформація є вихідним матеріалом і результатом управлінської діяльності і дозволяє:

· Оцінювати діяльність.

· Одержувати конкурентні переваги.

· Координувати стратегію.

· Підвищувати ефективність діяльності.

· Знижувати фінансовий ризик і небезпеки для іміджу підприємства.

· Визначати відношення споживачів.

· Одержувати підтримку в рішеннях.

· Підтримувати інтуїцію.

· Стежити за зовнішнім середовищем підприємства.

Інформація, що використовується в процесі управління, може бути охарактеризована з точки зору кількості та якості.

Кількість інформації є основною характеристикою навантаження управлінських працівників. Кількість інформації, що використовується менеджерами, залежить від засобів її фіксації, носіїв інформації та технічних засобів, що використовуються для збирання, зберігання та використання інформації.

Якість інформації характеризується її відповідністю ряду вимог:

1. Достовірність інформації – характеризується кількістю помилкових символів на певний обсяг інформаційного повідомлення.

2. Точність інформації – характеризується ступенем відповідності реальним значенням показників, що досліджуються.

3. Повнота інформації – визначається співвідношенням необхідних для процесу управління і одержаних повідомлень до моменту їх використання.

4. Актуальність інформації – пов’язується із часом, на протязі якого її зміст застаріває. Тому період, коли інформація залишається актуальною, має велике значення для обґрунтування рішень, що приймаються. Актуальність інформації багато в чому залежить від своєчасності збирання, реєстрації, обробки, цілеспрямованості і використання за призначенням.

5. Цінність інформації – характеризується ступенем відповідності поставленої мети відповідній проблемі.

6. Інформація, яка міститься на носіях має таку характеристику як щільність інформації. Щільність інформації – це її кількість, яка міститься на одиниці прийнятого носія. При низькій щільності інформації збільшується кількість рутинних робіт, ускладнюються процеси зберігання і пошуку інформації і знижується продуктивність управлінської праці. Тому необхідні заходи для підвищенні щільності інформації.

Класифікація управлінської інформації

Класифікація інформації має дуже важливе значення, тому що інформація повинна бути згрупована у інформаційні потоки. З цією метою весь масив інформації, що використовується в процесі управління, поділяється на окремі види, що класифікуються за наступними ознаками (табл. 7.1).

Таблиця 7.1 – Класифікація інформації

Інформаційне забезпечення в системі управління

Інформаційне забезпечення управлінської діяльності включає: організацію, пошук, збір, збереження, обробку і передачу інформації з метою її використання для рішення задач управління.

Для одержання якісної інформації необхідно: сформулювати мету; визначити потреби; побудувати бази для спостереження.

Для діяльності підприємства достатньо шість баз спостереження: конкуренція; ринок; технологія; законодавство; ресурси; загальні тенденції.

Джерелами інформації для підприємства є: клієнти; постачальники; банківські, фінансові, біржові, кредитні організації; суспільні осередки, рекламні агентства; консультанти і експерти; ярмарки, салони, конференції; державна адміністрація.

Організація інформаційного забезпечення процесу управління розділяється на три частини: організація масивів інформації (власно інформація); організація потоку інформації (внутрішніх і зовнішніх каналів передачі інформації); організація технологічного процесу переробки інформації.

1. Організація масивів інформації. Інформаційний масив – це упорядкована за певними ознаками сукупність всіх видів інформації, що використовується органами управління для розробки управлінського впливу.

Мета створення масиву інформації – підвищити ефективність управління за рахунок раціональної систематизації інформації, правильного її розподілу по рівню управління в залежності від характеру задач, що вирішуються.

Інформаційний масив повинен забезпечувати:

· прямий доступ споживачів до інформації, що зберігається і можливість багаторазового її використання;

· найбільш повне задоволення інформаційних потреб органів управління на всіх рівнях;

· оперативний пошук і надання інформації (за вимогою);

· охорону інформації від фальсифікації.

2. Організація потоку інформації. Під потоком інформації розуміється цілеспрямований рух інформації від джерела інформації до споживача. Раціоналізації потоку інформації має за мету ліквідувати дублювання інформації, скоротити маршрути її проходження і забезпечити раціональний обмін інформацією між органами управління. Інформаційний потік характеризується: адресою (наявністю джерела і споживача інформації); режимом (регламентом) передачі від джерела до споживача; обсягом інформації, що передається.

3. Організація технологічного процесу переробки інформації передбачає: формування складу операцій з переробки інформації, виконання яких буде здійснюватися за допомогою засобів механізації і автоматизації; вибір комплексу технічних засобів по переробці інформації, що використовуються при рішенні управлінських задач.

Для проектування ефективної системи управління пропонується використати графічну інформаційну модель. Рух інформації в цих моделях від джерела до споживача, операції її переробки зафіксовані графічно і дозволяють на етапі аналізу комплексно уявити весь інформаційний процес, виявити дублювання в розподілі робіт між виконавцями.

Організація інформаційного забезпечення вимагає рішення наступних задач:

1. визначення складу (змісту) необхідної інформації (в тому числі по цільовим і функціональним підсистемам);

2. визначення джерел і споживачів інформації, регламентація взаємозв'язків між ними;

3. підготовка інформації про бажаний і фактичний стан всієї системи управління, або окремих її елементів, а також визначення відхилень фактичних даних від планових;

4. вибір і обгрунтування носіїв інформації;

5. розробка засобів пошуку, обробки, збереження і відновлення інформації;

6. вибір обгрунтованих технічних засобів, що необхідні підприємству в цілому і кожному робітнику апарату управління для забезпечення їхньою необхідною інформацією;

7. визначення періодичності руху інформації і форм її надання;

8. розробка класифікаторів, інструкцій і інших засобів і засобів технологічної регламентації інформаційного забезпечення, встановлення переліку інформації, що потребує постійного зберігання.

Система інформаційного забезпечення формується з метою озброїти менеджерів підприємства необхідною інформацією, методами та засобами її збору, обробки та інтерпретації.

Основною метою системи інформаційного забезпечення є підвищення ефективності процесу управління.

Система інформаційного забезпечення включає такі елементи:

1. Інформаційний фонд – масив даних, що необхідні для вивчення та оцінки ситуації на підприємстві, підготовки і прийняття управлінських рішень. Зміст і обсяг інформаційного фонду залежать від джерел та засобів його формування, а також задач, які необхідно вирішувати. На обсяг інформаційного фонду впливає ступінь механізації і автоматизації управлінських операцій та рівень управління, на якому здійснюється управлінська діяльність.

2. Комунікаційні мережі і канали комунікації.

3. Технічні засоби, що використовуються для збирання інформації, обробки, зберігання та використання інформації.

4. Методи обробки та використання інформації, тобто методи економічного аналізу, статистичні методи, економіко-математичні методи, графічні методи аналізу і прогнозування, використання яких дозволяє ефективно працювати з інформаційним фондом.

5. Застосування організаційних та методичних засобів, необхідних для підвищення надійності інформаційного забезпечення та забезпечення інформаційної безпеки підприємства. Для цього в підприємстві повинна бути забезпечена система охорони комерційної таємниці.

Перелік відомостей, що складають комерційну таємницю підприємства:

ü Відомості про фінансову діяльність (прибуток, товарообіг, кредити; комерційні плани, фінансові звіти і програми; фонд заробітної платні; вартість основних та оборотних фондів; кредитні умови платежів; банківські рахунки; планові і звітні калькуляції).

ü Інформація про ринок (ціни, умови договорів, специфікації продукції, розмір знижок з ціни; історія та тенденції виробництва, обсяг виробництва і прогноз розвитку виробництва конкретного продукту; плани підприємства, що стосуються ринку; маркетинг і стратегія цін; чисельність торгових агентів; політика збуту, канали і методи збуту; програми рекламної діяльності).

ü Відомості про виробництво і продукцію (відомості про технічний рівень, техніко-економічні параметри окремих видів продукції; відомості про строки створення нових видів виробів; відомості про модифікації і модернізації раніше застосованих технологій; відомості про виробничі потужності; відомості про організацію виробництва, розмір і розташування виробничих приміщень і складів; перспективні плани розвитку виробництва; відомості про комп’ютерні програми і комп’ютерне забезпечення виробництва; номенклатура/асортимент виробів).

ü Відомості про наукові розробки.

ü Відомості про систему матеріально-технічного забезпечення, тобто відомості про постачальників, посередників, транспортні і енергетичні потреби.

ü Відомості про персонал підприємства: чисельність персоналу підприємства, коло осіб, що приймають рішення та їх психологічні установки.

ü Відомості про принципи управління підприємством: відомості про методи управління, які застосовуються, відомості про переговори, які веде підприємство, про предмет і цілі зборів та нарад, які проходять на підприємстві, відомості про перспективні плани на підприємстві.

ü Інші відомості, в т. ч. принципи захисту комерційної таємниці, які застосовуються на підприємстві.

Для підвищення інформаційної безпеки підприємства можуть бути застосовані наступні заходи:

1. Впровадження пропускної системи для працівників та відвідувачів підприємства.

2. Визначення ступеня секретності інформації та надання їй певного грифу. Наприклад, “тільки для службового користування”, “секретно”, “особливо секретно”.

3. Визначення переліку працівників, що мають доступ до певної інформації.

4. Впровадження системи слідкування за роботою технічними засобами.

5. Засоби проти порушення безпеки інформаційних технологій.