Задание 1. Составьте тексты необходимых в каждой управленческой ситуации распорядительных документов.

Практическая работа № 3

Моделирование текстов распорядительных документов

Цель работы: ознакомить студентов с принципами построения текстов распорядительных документов, научить моделировать тексты конкретных видов документов (приказ, распоряжение, указание, распоряжение, решение), научить унифицировать предложенные тексты в соответствии с требованиями официально-делового стиля.

Теоретическая часть

К распорядительным документам относят приказы, распоряжения, решения, указания, постановления. С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

· документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений (приказ, распоряжение, указание);

· документы, издаваемые в условиях коллегиальности (решение, постановление).

При единоличном принятии решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Это означает, что документ подписывается одним должностным лицом.

Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения.

На основе единоличного принятия решений действуют:

· федеральные министерства,

· администрации субъектов Российской Федерации и муниципальных образований,

· исполнительные руководители организаций, учреждений, предприятий, фирм:

· генеральный директор,

· директор,

· исполнительный директор,

· председатель правления.

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по определенному кругу вопросов, как правило, касающемуся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

Во втором случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать наиболее важные вопросы деятельности организации.

На основе коллегиальности действуют:

· федеральное правительство,

· представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления,

· комитеты и комиссии,

· коллегии министерств,

· высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особое место занимают совещательные по своему статусу органы, например, коллегии министерств, дирекции при руководителях и др.

Решения совещательных органов носят не обязательный, арекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение вопреки решению совещательного органа.

Общим для всех распорядительных документов является то, что текст обычно делится на две части: констатирующую и распорядительную. Рассмотрим тексты этих же документов с точки зрения их отнесенности к определенной синтаксической структуре.

Структура текста приказа

В констатирующей части объясняются причины составления документа. Обычно констатирующая часть начинается с отыменного предлога (в целях…, в связи с…, на основании…,в соответствии с…), далее в творительном или родительном падеже указывается наименование документа или факта, на основании которого совершается распорядительное действие.

Если приказ издается в инициативном порядке, т.е. во исполнение возложенных на организацию функций и задач, в констатирующей части формулируются цели и задачи предписываемых действий, факты или события, послужившие причиной издания приказа:

В связи с завершением строительства нового учебного корпуса по ул.Чкалова, д. 57…

Если распорядительный документ составлен на основании другого документа, ссылка на исходный документ производится в следующем порядке: наименование вида документа, наименование организации-автора документа, дата и регистрационный номер документа, его заголовок.

Например:

Во исполнение приказа Рособоронэкспорта от 14.04.2010 № 12-05 «О реструктуризации производства»…

Распорядительная часть отделяется от констатирующей ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое пишется одно на строке. После ключевого слова ставится двоеточие. Далее в распорядительной части следуют непосредственно распорядительные действия, перечисляемые в пунктах приказа. Пункты приказа нумеруются арабскими цифрами с точкой.

С точки зрения синтаксической структуры весь текст приказа представляет собой одно распространенное предложение директивного характера (односоставное, определенно-личное) с рядом однородных членов. Это означает, что в конце констатирующей части точка не ставится. Однородными членами будут являться пункты приказа. Их однородность достигается за счет глаголов, называющих распорядительные действия. Глаголы в приказе обычно ставятся в двух формах, представляя собой части составного глагольного сказуемого: в форме 1л. ед.ч. (ключевое слово) и в инфинитиве.

В связи с…..                                                   констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ: (1л. ед.ч.)                                ключевое слово

1. Составить… (инфинитив)

                                                                             распорядительная часть

2. Ввести… (инфинитив)

С глагола в форме инфинитива обычно начинаются все пункты распорядительной части, кроме последнего. Последним пунктом приказа всегда является возложение ответственности за исполнение документа на конкретное должностное лицо.

Последний пункт представляет собой конструкцию с глагольным предложным управлением, которая начинается с существительного:

Контроль за исполнением приказа возложить на….

или

Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

или

Контроль за исполнением пп.1,2 возложить на заместителя директора по производству И.И.Иванова, п.З оставляю за собой.

В качестве контролирующих лиц должны указываться люди, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Каждый пункт распорядительной части должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), инициалы и фамилию исполнителя (в дательном падеже). Например:

Коммерческому директору И.И.Иванову...

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются инициалы и фамилии исполнителей (в дательном падеже). Например:

Начальникам отделов (И.И.Иванову, П.П.Петрову, С.С.Сидорову)...

Если исполнителей несколько, их можно указывать обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если:

· одному исполнителю дается несколько поручений;

· нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения;

· поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролирующие лица. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.

2. Ввести в действие инструкцию с 10.10.2010.

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1.... обеспечить предоставление еженедельной сводки ....

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если..., то...», «тогда, когда ...».

Структура текста распоряжений

Констатирующая и распорядительная части в распоряжениях строится аналогично приказу. Ключевым словом является слово «ПРЕДЛАГАЮ».

Особым образом строятся тексты распоряжений о поощрении. Указание на мотив поощрения является одной из особенностей текстов этих распоряжений.

Если работники поощряются по одному мотиву, его формулировка выносится в констатирующую часть. Распорядительным словом в распоряжении выступает вид поощрения (ПРЕМИРОВАТЬ, НАГРАДИТЬ и др.). Это слово печатается с новой строки прописными буквами.

Для отдельных категорий распоряжений о поощрении вид поощрения конкретизируется и указывается вместе с распорядительным словом, например: НАГРАДИТЬ ЦЕННЫМ ПОДАРКОМ, НАГРАДИТЬ ПОЧЕТНОЙ ГРАМОТОЙ, ОБЪЯВИТЬ БЛАГОДАРНОСТЬ.

Текст распорядительной части распоряжения при поощрении работников по одному мотиву согласно Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) имеет следующую структуру:

· фамилия, имя, отчество;

· наименование должности, профессии;

· наименование структурного подразделения.

Эти элементы пишутся в винительном падеже при премировании и награждении, в дательном — при объявлении благодарности.

Структура текста указаний

В тексте указания также выделяется констатирующая и распорядительная части. Но в отличие от текста приказа в указании ключевое слово не пишется на отдельной строке прописными буквами. Для указания ключевыми словами являются слова «обязываю» или «предлагаю» (если исполнителя нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности по занимаемой должности).

Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не требуют разъяснения.

В случае необходимости текст указания делится на пункты и подпункты, которые излагаются в повелительной форме и строятся по схеме: исполнитель (полное наименование должности, инициалы и фамилия исполнителя или наименование структурного подразделения в дательном падеже после слова ПРЕДЛАГАЮ, в винительном - после слова ОБЯЗЫВАЮ) - действие (используется глагол в инфинитиве) - срок исполнения.

В последнем пункте указывается наименование должности, инициалы и фамилия лица или наименование структурного подразделения, на которое возлагается контроль за исполнением указания:

Контроль за исполнением указания возложить на…

Наименование структурного подразделения или должности лица, на которых возлагается контроль, пишется в винительном падеже. Если указание о возложении ответственности за контроль отсутствует, это означает, что контроль за исполнением указания будет осуществляться руководителем, его издавшим.

По своей синтаксической структуре текст указания схож с текстом приказа. Это единое распространенное предложение директивного характера (односоставное, определенно-личное) с рядом однородных членов.

Структура текста решений

Данные документы являются результатом деятельности коллегиальных органов. Структура текстов решений отлична от структуры текстов приказов. Хотя в документах также выделяется констатирующая и распорядительная часть, сам текст представляет собой двусоставное предложение. Подлежащим в предложении является наименование коллегиального органа, принимающего решение, а сказуемым (составным глагольным) – управленческие действия. Глаголы в тексте употребляются в двух формах: в форме 3 л.ед.ч. и в форме инфинитива, например:

В связи с…Совет директоров                             констатирующая часть

РЕШИЛ: (3 л.ед.ч.)                                                         ключевое слово

1. Организовать…(инфинитив)

распорядительная часть

2. Провести…(инфинитив)

Последний пункт решений – возложение ответственности за общее исполнение документа на конкретное должностное лицо.

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ").

Структура текста постановлений

Постановление - правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), главами администрации субъектов РФ, мэрами городов и т. д., общественными организациями в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.

Постановления принимаются также руководящими коллегиальными органами общественных организаций по наиболее важным и принципиальным вопросам их деятельности.

Порядок составления и оформления постановлений в целом аналогичен порядку оформления решений. Различия заключаются в следующем: распорядительная часть отделяется от констатирующей словом "ПОСТАНОВЛЯЕТ" или "ПОСТАНОВИЛИ" (в совместных постановлениях двух или более организаций), которое печатается отдельной строкой прописными буквами. В постановлениях перед ключевым словом указывается название коллегиального органа. Например:

Правительство Российской Федерации постановляет:

Форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.

Контрольные вопросы:

1. На какие группы делятся все распорядительные документы с точки зрения принятия решений? Расскажите об их общих особенностях.

2. Расскажите о специфике построения констатирующей части распорядительных документов.

3. Каковы общие особенности построения распорядительной части у распорядительных документов?

4. Расскажите о структуре текста приказа.

5. Расскажите о структуре текста распоряжения.

6. Расскажите о структуре текста указания.

7. Расскажите о структуре текста решения.

8. Расскажите о структуре текста постановления.

Практическая часть

Задание 1. Составьте тексты необходимых в каждой управленческой ситуации распорядительных документов.

Ситуация 1.1.

Управлением по работе с личным составом УВД по Пензенской области в конце календарного года была составлена номенклатура дел на следующий календарный год. 27 декабря текущего года начальником Управления генералом-майором милиции А.Ю.Касимкиным был издан и подписан приказ об утверждении и введении в действие номенклатуры дел с 1 января следующего года. Руководителям структурных подразделений приказом предписывалось формирование, использование и хранение дел в соответствии с разработанной номенклатурой дел. Контроль за исполнением приказа был возложен на начальника Управления по работе с личным составом полковника внутренней службы О.К.Блохина.

Ситуация 1.2.

Заместитель директора ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Пензе) П.И.Абрамов 1 декабря текущего года издал указание о графике отпусков на следующий календарный год, согласно которому руководители структурных подразделений должны представить в отдел кадров списки сотрудников с указанием предполагаемого срока очередного отпуска в следующем календарном году. Срок представления списков – 10 декабря текущего года. Отделу кадров указанием предписывается составить сводный график отпусков работников ООО на следующий календарный год и передать его в дирекцию на утверждение. Ответственным за составление графика назначен начальник отдела кадров Панкратова О.Ю. Срок представления графика – 20 декабря текущего года. Указание было завизировано начальником отдела кадров, главным бухгалтером, юрисконсультом.

Ситуация 1.3.

Директор ООО «Эталон» (зарегистрировано в г.Пензе) Л.Б.Попов 12 февраля текущего года издал распоряжение о проведении ремонтных работ в цехе № 3 в связи с аварийным состоянием отопительной системы цеха. Распоряжением предписывалось проведение ремонтных работ в указанном цехе, за что ответственным был назначен начальник ремонтно-технической службы Макаров Д.И. Срок выполнения всех работ – 15 февраля текущего года. Осуществление контроля за проведением ремонтных работ возлагалось на начальника цеха № 3 Антонова Ю.В. Распоряжение было завизировано начальником ремонтно-технической службы Макаровым Д.И. и начальником цеха № 3 Антоновым Ю.В., заместителем директора П.И.Абрамовым.

Ситуация 1.4.

Глава администрации Наровчатского района А.В.Водопьянов 19 апреля текущего года принял постановление о продлении срока аренды земельного участка ООО «Лотос» для размещения платной автостоянки. Постановление было принято после рассмотрения ходатайства директора ООО «Лотос» Васильева В.С. о продлении срока аренды земельного участка для размещения платной автостоянки, в соответствии с Федеральным законом от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» (с изменениями), Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг».

Постановлением ООО «Лотос» был продлен до 1 июля текущего года срок аренды земельного участка, расположенного в г.Наровчате по ул.Ленина, общей площадью 1614 кв.м. из земель поселений для размещения автостоянки. В постановлении ООО «Лотос» предписывалось заключить дополнительное соглашение к договору аренды на земельный участок с Администрацией Наровчатского района в течение месяца.

Ситуация 1.5.

Совет директоров ООО "Северная пушнина" 20 октября текущего года принял решение. В документе говорится о том, что на основании координационного плана 15 ноября текущего года проводится очередной аукцион пушных изделий и пушно-мехового сырья. В связи с этим в решении было предписано назначить ответственным за подготовку аукциона начальника отдела продаж Яблочкину О.В. Ей предложено подготовить уточненный ассортимент готовых пушных изделий, высококачественного пушно-мехового сырья и полуфабрикатов, пользующихся наибольшим спросом, и представить их на рассмотрение Совету до 25 октября текущего года. Также ей предложено совместно с сотрудниками отдела продаж обеспечить конкурентоспособные цены в каждом сегменте продукции. Решение подписано председателем Совета директоров А.И.Ревзиным, членами Совета директоров И.В.Паркаловым, А.Н.Евтеевым.