Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ

ИНСТРУКЦИЯ

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ УЧЕТА, ОТЧЕТНОСТИ

И РАСХОДОВАНИЯ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ

В ГРАЖДАНСКОЙ АВИАЦИИ     

Москва 1994

"Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в ГА" разработана Государственным проектно-изыскательским и научно-исследовательским институтом гражданской авиации "Аэропроект" и предназначена для работников авиапредприятий, занимающихся учетом приема, хранения, отпуска и проведением учетно-расчетных операции с ГСМ. Инструкция определяет основные положения и общие правила организации достоверного учета ГСМ и его документального оформления во всех подразделениях авиапредприятий использующих ГСМ.

Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации согласована с УКИФ МГА, УРАП МГА, ГУТЭРАТ МГА, ГУЛС МГА, МКУ МГА и УГСМ МГА.

С вводом в действие настоящей Инструкции утрачивают силу следующие документы:

1. Инструкция о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации от 01.08.84г. № 26/И.

2. Указание МГА от 12.08.86 № 526/У-1 Об изменениях и дополнениях к Инструкции о порядке ведения учета, отчетности и расходования ГСМ в гражданской авиации от 01.08.84 г. № 26/и.

3. Приложение к указанию МГА от 12.08.86 № 526/У-1.

4. Указание МГА от 12.09.89 № 579/У О доведении постановления Госснаба СССР от 23.07.88 № 63 Об утверждении норм естественной убыли нефтепродуктов при приеме, отпуске и длительном хранении (свыше одного года).

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Требования настоящей инструкции обязательны для работников службы ГСМ и других подразделений аэропортов предприятий воздушного транспорта (ВТ), занимающихся вопросами получения, расходования ГСМ и их учетом.

1.2. Для обеспечения достоверного учета ГСМ, контроля за их сохранностью необходимо:

пользоваться исправными современными средствами измерения;

выполнять требования нормативных и методических (государственных и отраслевых) документов по вопросам организации и ведения учетно-расчетных операций;

установить четкую систему документооборота и строгий порядок оформления операций по движению ГСМ;

установить круг лиц, ответственных за прием, хранение, транспортировку и отпуск ГСМ, за правильное и своевременное оформление этих операций; заключить с этими лицами в установленном порядке письменные договора о материальной ответственности; увольнять и перемещать материально-ответственных лиц только по согласованию с начальником ОБУФ (главного бухгалтера) предприятия;

содержать в исправном состоянии трубопроводы, технологическое оборудование, своевременно проводить профилактические и ремонтные работы;

внедрять современные средства механизации и автоматизации учетно-вычислительных работ.

1.3. Учет ГСМ на складах, в подразделениях (службах), ОБУФ ведется под общим руководством начальника ОБУФ (главного бухгалтера) предприятия ВТ. Организация учета в отделах (службах) предприятия осуществляется руководителями отделов (служб).

1.4. Учет ГСМ должен вестись в единицах массы на основании первичных документов. Масса определяется объемно-массовым, массовым и пьезометрическим методами измерений.

1.5. Отбор проб, определение уровня взлива, температуры и плотности ГСМ, необходимо выполнять в соответствии с ГОСТ и требованиями #M12293 0 37901764 1940889366 1729100952 2555264038 2138111772 2307404256 1729100952 3259534931 2594676031"Руководства по приему, хранению, подготовки к выдаче на заправку и контролю качества авиаГСМ и спецжидкостей в предприятиях воздушного транспорта РФ"#S.

1.6. Учет спирта в предприятиях ВТ производится в соответствии с "Инструкцией о порядке получения, учета, отчетности, хранения и расходования этилового спирта на предприятиях ГА".

1.7. Учет авиаГСМ при работах, выполняемых авиацией необходимо производить в соответствии с #M12293 1 37901891 1940889366 1729100952 2851215321 2005302996 2138111772 2307404256 1729100952 3855663234"Инструкцией по организации обеспечения хранения, подготовки, контроля качества, и заправки ВС авиаГСМ на аэродромах РФ при выполнении авиационных работ"#S.

1.8. Учет ГСМ ведется в соответствии с нормативами, действующими в ДВТ, в т.ч.:

нормативы расхода спирта этилового на предприятиях ВТ;

#M12293 2 37901955 1940889366 2589648985 2043273716 2032946103 2268269037 4 2410411501 1204583756нормы расхода ГСМ средствами механизации в аэропортах ВТ#S и изменения к ним;

норма расхода ГСМ для спецмашин по номенклатуре масел и смазок;

отраслевые нормы расхода авиаГСМ, технических моющих средств, смывок и растворителей на техническое обслуживание и ремонт авиационной техники;

нормы потерь ГСМ при зачистке, вводе в эксплуатацию трубопроводов, резервуаров, цистерн, ТЗ, АТЦ, МЗ и заправщиков спецжидкостями;

нормы естественной убыли нефтепродуктов при приеме, хранении, отпуске и транспортировании;

нормы естественной убыли этилового спирта.

ПЕРЕЧЕНЬ УЧЕТНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ,

ПОРЯДОК ЕЕ ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ

2.1. Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ приведен в табл.1.

2.2. Документы, составляемые в двух или более экземплярах, заполняются через копировальную бумагу печатающим устройством или химическим карандашом (шариковой ручкой, копировальным пером).

2.3. Все первичные документы (кроме требований по форме № 1-ГСМ), составляемые в службе ГСМ при ручной обработке документов, регистрируются в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях. Порядковый номер регистрации является номером документа. Если документ состоит из нескольких листов, то его номер указывается на каждом листе. При наличии приложений к основному документу на всех листах приложений ставится номер основного документа.

По документам, в которых отсутствуют печати или подписи указанных в нем должностных лиц, где они предусмотрены, производить операции, связанные с движением ГСМ, категорически запрещается.

2.4. Исполненные и зарегистрированные в книге регистрации учетных документов первичные документы, сдаются в финансовый отдел предприятия под расписку бухгалтера в книге регистрации учетных документов или отчетных ведомостях.

2.5. При оформлении и ведении книг, журналов и карточек складского учета ГСМ соблюдаются следующие правила:

- в каждой книге (журнале) листы нумеруются, прошнуровываются и опечатываются: количество листов удостоверяется подписями исполнителей и руководителей службы;

- карточка складского учета ГСМ составляется на одно наименование ГСМ; правильность оформления карточки складского учета ГСМ удостоверяется подписями лица, ведущего учет ГСМ в службе, и бухгалтера;

- журнал складского учета составляется, как правило, на несколько наименований ГСМ;

- записи в книгах (журналах) и карточках складского учета ГСМ производятся только на основании подлинных и правильно оформленных первичных документов.

Таблица 1

Перечень документации складского и бухгалтерского учета ГСМ

* В карточках (журналах) складского учета при выведении остатков указывать отдельно: недостачи, проливы, продажу сторонним организациям.

При необходимости проводки в течение дня большого количества приходных (расходных) документов разрешается производить записи в карточках (журналах) складского учета по дневным листам прихода (расхода) ГСМ, накопителям информации, которые подписываются лицом, ведущим учет, раздельно по каждому поставщику (получателю).

Первоначальные записи в новых книгах и карточках (журналах) складского учета производятся на основании первичных документов или данных учетных книг и карточек (журналов) складского учета ГСМ:

- не реже одного раза в декаду в карточках (журналах) складского учета ГСМ выводятся остатки за исключением ПВК - жидкости и тарных ГСМ;

- карточки (журналы) складского учета ГСМ, законченные в течение операционного периода, прилагаются к вновь заведенным и хранятся вместе с ними до конца операционного года, по окончании которого сдаются в ОБУФ предприятия;

- в случае утери книги или карточки (журнала) складского учета ГСМ данные восстанавливаются в новой книге или в карточке по первичным документам.

2.6. В сроки, установленные предприятием, но не режа одного раза в декаду, старший бухгалтер (бухгалтер, ведущий учет ГСМ) в присутствии начальника склада (техника по учету ГСМ) обязан проверить своевременность и правильность оформления записей в карточках складского учета. Выявленные недостатки устраняются немедленно.

2.7. Для обеспечения достоверности складского учета ГСМ в финансовом отделе предприятия открывается книга остатков ГСМ, в которую записываются все наименования ГСМ, хранящихся на складе ГСМ.

2.8. Учетные документы должны составляться и вестись разборчиво, без помарок и подчисток. Для исправления ошибок, допущенных при записях, неправильные цифры или слова зачеркиваются тонкой чертой, чтобы зачеркнутое можно было прочитать, а над ним записываются правильные цифры и слова. Сделанное исправление оговаривается на свободном месте этой же страницы документа: "Исправленному верить" (указывается правильная запись) и заверяется в книге (карточке, журнале) учета подписью исполнителя, а в первичном документе - подписью руководителя, подписавшего документ.

2.9. В подразделениях авиапредприятия все исполненные документы вместе с приложениями к ним подшиваются в дела строго в хронологическом порядке их поступления или исполнения, при этом каждое дело формируется, как правило, по однотипным (приходным или расходным) документам.

По мере подшивки документов в деле листы номеруются. Количество листов в каждом законченном деле подтверждается подписью руководителя соответствующей службы и заверяется печатью.

2.10. Все учетные документы хранятся в запирающихся шкафах (ящиках), обеспечивающих сохранность документов. Ежедневно по окончании работы эти шкафы (ящики) должны запираться и опечатываться.

Ответственность за организацию хранения учетных документов несут руководители служб.

Хранение учетных документов осуществляется в соответствии с действующим в ДВТ "Перечнем документов со сроками хранения, образующихся в деятельности МГА и подведомственных ему предприятий, учреждений и организаций".

При необходимости, по решению руководства авиапредприятия, по истечении года карточки (журналы) складского учета могут храниться не в бухгалтерии, а в службе ГСМ.