Часть III. Обработка данных. Создание запросов и отчетов.

Часть I. Создание базы данных.

Ход работы

1) Запустите пользовательскую СУБД MS Access 2007, выполнив команду: ПускÞПрограммыÞMicrosoft OfficeÞMicrosoft Office Access 2007.

2) Выберите пункт «Новая база данных».

3) Задайте новой БД имя «Накладные» и создайте ее.

4) Откройте появившуюся таблицу в режиме Конструктора, для этого на вкладке «Главная» выберите нужный режим.

5) Заполните открывшийся бланк, введя имена полей, выбрав из открывающегося списка типы полей, и указать размеры полей.

ИНН - ключевое поле в таблице

6)Определите ключи таблиц, для чего выделите ключевое поле (поля) и щелкните мышью по кнопке «Ключевое поле» на вкладке «Конструктор». Закройте бланк и присвойте таблице имя «Получатели».

7) Выполните команду: СозданиеÞКонструктор таблиц.

8)Создайте еще три таблицы базы данных: «Товар», «Накладные», «Отпущено».

Таблица «Товар»

ПолеТоварключевое.

Таблица «Накладные»

По умолчанию, поле Номер будет ключевым.

Таблица «Отпущено»

Обратите внимание:

9)Для редактирования нужной таблицы необходимо выделить ее в списке таблиц и выбрать режим «Конструктора».

10)Выполните команду: Работа с базами данныхÞСхема данных.

11) Добавьте все таблицы базы данных «Накладные».

12) Для установления связи между двумя таблицами: установить курсор на поля связи в главной таблице и, удерживая левую кнопку мыши, перетащить его на соответствующего поля связи в подчиненной таблице.

13) В открывшемся окне диалога проверить тип связи и установить флажок.

14) Создайте все необходимые связи БД как показано на схеме.

Связи четырех таблиц

15)Закройте и сохраните схему данных.

16)Для автоматизации ввода данных организуйте раскрывающиеся списки для некоторых полей. Создайте для поля «ИНН» таблицы «Накладные» подстановку из поля «ИНН» таблицы «Получатели». Для этого откройте таблицу «Накладные» в режиме Конструктора, выделите поле «ИНН» и выберите вкладку «Подстановка». Заполните все необходимые параметры как показано на рисунке:

17)Аналогично выполните еще две подстановки: в поле «Номер» таблицы «Отпущено» из поля «Номер» таблицы «Накладные»; в поле «Товар» таблицы «Отпущено» из поля «Товар» таблицы «Товар».

Часть II. Создание форм и заполнение базы данных.

Ход работы

1) Выделите таблицу «Получатели» и выполните команду: СозданиеÞНесколько элементов.

2) Новая форма для ввода и редактирования данных появится в режиме Конструктора. Закройте и сохраните ее под именем «Получатели».

3) Откройте новую форму в режиме формы.

4) Введите сведения о получателях.

5)Также создайте форму для таблицы «Товары».

6)Теперь создадим форму «Накладная», которая будет иметь более сложную структуру. Пользователь привык иметь дело с бумажными документами, а не с таблицами. Поэтому разработчик обязан приблизить вид экрана при вводе информации к бумажному документу. Для этого служат формы, которые удобнее создавать Мастером, а редактировать Конструктором.

7) Выполните команду: СозданиеÞДругие формыÞМастер форм. 

8)Выберите таблицы и поля в том порядке, в котором они встречаются в бумажной накладной:

9) Укажите необходимую таблицу (или запрос) и перечень требуемых полей, ответьте на вопросы Мастера.

Номер, дата, ИНН из таблицы Накладная

Получатель, адрес из таблицы Получатель

Товар, количество из таблицы Отпущено

Ед. измерения, цена из таблицы Товар

10)После нажатия кнопки «Далее» выберите вид представления «Накладная» и подчиненные формы.

11)Задайте внешний вид подчиненной формы – табличный.

12) Стиль – Стандартная.

13) С помощью конструктора приведите форму к нужному виду.

Часть III. Обработка данных. Создание запросов и отчетов.

Ход работы

1)Выполните команду: СозданиеÞКонструктор запросов.

2) В схему данных запроса добавьте все необходимые таблицы и запросы. Установите при необходимости между ними связи. В бланк запроса (нижняя часть окна) перетащите мышью необходимые поля из таблиц. Сформируйте дополнительные условия. Сохраните запрос. Для просмотра результата запроса откройте его. В результате открытия запроса на экран выводятся только те записи, которые отвечают поставленному условию.

3) Выполните запросы на выборку.

Запрос 1. Выбрать товары, измеряемые в штуках.

Запрос 2. Список накладных, выписанных в 2009 году.

Запрос 3. Список московских фирм, купивших сметану. Запрос составляется на основе трех таблиц: Получатели, Отпущено, Накладные.

Запрос 4. Список товаров, вошедших в накладную с номером, вводимым с клавиатуры.

4)Выполните запрос с вычисляемыми полями. Для создания нового поля, значение которого вычисляется по формуле, необходимо в пустом столбце бланка запроса построить выражение, используя контекстное меню или вводя формулу с клавиатуры.

Запрос5. Рассчитать для накладной номер 1 сумму за каждый товар.

5) Создайте итоговые запросы, которые служат для вычисления максимального и минимального значения поля по всем отобранным записям, суммы поля по всем записям, количества отобранных записей и т.д. Для создания итоговых запросов используется кнопка Групповые операции на панели инструментов.

Запрос 6. Количество московских фирм

Запрос7. Список всех накладных с итоговыми суммами по накладной. Запрос составляется на основе трех таблиц: Товар, Отпущено, Накладные.