Отчет по подготовке и проведению мероприятия

Наименование мероприятия:Универсальная выставка-ярмарка ДОМ. ДАЧА. САД

Даты проведения:20 – 23 апреля 2017 г.

Место проведения: УСК «ОЛИМП», г.Тольятти, Приморский б-р, 49.

Общая концепция: На выставке представлены товары и услуги для обустройства дач, загородных домов и приусадебных участков; садово-огородный инвентарь и посадочный материал.

Основная цель ярмарки – представить жителям Тольятти и соседних населенных пунктов высококачественные товары для обустройства дачных, садово-огородных участков,загородных домов и личных подсобных хозяйств.

Выставка-ярмарка демонстрирует все многообразие посадочного материала и сопутствующих товаров. Семена и саженцы, садовый инвентарь и техника, удобрения и средства защиты растений, малые архитектурные формы, строительные услуги, дачная мебель и многое другое – все этонайдет своего покупателя на универсальной выставке-ярмарке «Дом. Дача. Сад».

Планируемые разделы выставки-ярмарки:

Описание работы над проектом:

1. Первым этапом проведен предварительный обзвон постоянных участников тематической выставки по базе компании в 1С. Приглашали в основном компании строительной тематики, Обзвон привел к неутешительным результатам, большая часть компаний от участия в выставке отказалась. Самая распространенная причина – отсутствие свободных финансов на рекламную кампанию на выставке, большая часть свернула выставочное направление вовсе, некоторые оставили выставки только в областном центре и в столице. Параллельно ведется «холодныйпрозвон» рубрикатора 2гис, подходящих под концепцию выставки направлений.

2. Холодныйпрозвон начинает давать отклики, по большей части это так же отказы по различным причинам. Нашим постоянным участникам, отказавшимся от участия, предлагаем встретиться, чтобы все же обсудить какие-либо спец.условия участия. От встреч отказываются под предлогом нехватки времени, в основном. Возможным вариантом решения этой проблемы могло бы быть привлечение менеджера по продажам, способного на агрессивные продажи, с которыми у нас, менеджеров выставок, существуют сложности. На этом этапе мы понимаем, что выставка, планируемая на 2,5 поля в УСК «Олимп» не будет собрана в полном объеме. Принимается решение перенести выставку на открытую площадку, с целью сократить расходы на аренду и застройку. Прогнозы погоды не предвещают никаких проблем. Начинаем активно привлекать «уличных» экспонентов: саженцы и т.п., набираем определенное количество заинтересованных, но до планируемого уровня дохода не дотягиваем. Привлекаем дополнительно участников с продуктами питания для расширения ассортимента и поступлений в бюджет выставки.

3. Дополнительно совершена поездка на выставку схожей тематики в г.Самара, «Дачный сезон». Поработали с экспонентами, пригласили на мероприятие. Много новых контактов – однако в этом году практически все отказались участвовать, в силу того что до проекта оставалось меньше недели.

4. Основной проблемой стали погодные условия. В связи с погодой вынуждены были перенести выставку в помещение, это повлекло и дополнительные расходы, и недовольство некоторых участников. Более того, в последний день выставки пришлось выносить выставку на улицу, т.к. помещение было занято другим мероприятием.

5. Мы столкнулись с большим количеством негатива от участников из-за переноса выставки с улицы в помещение, а затем снова на улицу. Однако, оставить участников под снегом тоже было не лучшим решением. Фактор погоды не в первый раз работает против нас на выставках в конце апреля, может быть нужно двигать сроки или предусматривать альтернативы сразу. Как минимум, я бы ставила пагоды для уличных проектов

6. Из положительных моментов отметим хорошую посещаемость выставки, участники не жаловались на отсутствие посетителей. В этом плюс внутренней экспозиции, все посетители «доходят» до павильона, в то время как при частичной уличной экспозиции доходят не все.

7. Из обратной связи от участников: Большой проблемой стали саженцы низкого качества и по низким ценам, питомники, которые скрывают происхождение своих саженцев вызвали большое недовольство наших постоянных и честных участников. К сожалению, мы были вынуждены продать стенд не самым добросовестным поставщикам, поскольку существовала проблема дефицита бюджета. Но общее мнение рабочей группы таково, что если организовывать данное мероприятие, то не стоит рисковать репутацией ради пополнения бюджета, таких участников лучше больше не принимать. Еще были комментарии относительно поздней рекламной кампании, поздних приглашений. Также были комментарии, что тематики выставки значительно сузились по сравнению с предыдущими периодами. Также были комментарии от участников с саженцами, что они готовы были бы приехать попозже, поскольку сдвинулся климат и теперь лучше делать выставку позже, чтобы люди могли сразу высаживать растения.

Посовещавшись с рабочей группой по проекту, мы пришли к следующим выводам: Проект, связанный со строительной сферой, скорее всего, стоит отложить на неопределенный срок, оставив на этот период выставку именно в ярмарочном формате. При этом не будет затрачено лишнее время и силы на обработку строительных компаний, но это время можно будет направить на поиск новых участников из смежных «дачной» сфере. В плане сроков, возможно, стоит прислушаться к мнению экспонентов, сдвинув их на май, поскольку погода в нашем регионе на самом деле немного сместилась по времени. Формат, при котором есть и павильон, и улица не самый удачный, т.к. при наличии уличной экспозиции в павильон многие посетители не доходят, поэтому мы бы остановились на формате уличной ярмарки с учетом сдвинутых сроков. Но при этом нужно сразу предусмотреть в бюджете оформление и оборудование выставочного пространства по максимуму: возможно, открытый павильон для участников со смежными товарами, пагоды и ограждения для саженцев, чтобы мероприятие выглядело достойно, а участники могли оценить наше заботливое к ним отношение. И, конечно же, постараться не приглашать сомнительных участников, во избежание конфликтов на площадке. Что касается продуктов питания, на наш взгляд они не были лишними на экспозиции, только их расположение для самих участников с продуктами было не самым выгодным. Если мы приглашаем их, то нам нужно как-то уравновесить их расположение с остальными участниками.

А. Каталина